Word – Feld Ask für Bausteine

Ask erzeugt einen Abfragedialog, in den Sie Text eintragen können, der dann in eine Textmarke übergeben wird. Im Unterschied zu “Fill-in” wird bei “Ask” der Text nicht direkt an die Stelle geschrieben, an der das Feld steht – Sie brauchen zusätzlich eine REF-Funktion.

Hinweis: Das beschriebene Vorgehen gilt für Word 2010 – der Vorgänger 2007 verhält sich sehr unpraktisch und fragt schon, wenn der Baustein nur im Organizer angezeigt wird. In 2007 rate ich darum von diesem Feld ab.

Anwendungsfall ist ein längerer Schnellbaustein, in dem der gleiche Eintrag mehrfach verwendet wird. Die Variable (z. B. ein Name) wird mit ASK einmal abgefragt, in der Textmarke automatisch zwischengespeichert und dann mit REF an verschiedenen Stellen eingesetzt.

Der Baustein soll lauten: “Der Mandant, xxx, wird vertreten durch unsere Kanzlei. xxx stellt einen Antrag auf Schadensersatz. xxx fordert eine Zahlung bis Monatsende.”

xxx ist jeweils der gleiche Name. Schreiben Sie den Satz ohne die “xxx” ab. Setzen Sie den Cursor an den Beginn des Bausteins und fügen Sie das Feld “ASK” ein.

  • Die Aufforderung kann z. B. sein “Bitte Namen eingeben”.
  • Der Textmarkenname soll sein “Name”

Bestätigen Sie den Eintrag mit OK. Es wird sofort der Dialog angezeigt, den Sie später auch sehen werden. Tragen Sie einen Beispielnamen ein – das ist wichtig, damit die Textmarke das erste Mal gefüllt wird.

Setzen Sie den Cursor an die erste Stelle, an der der Name eingefüllt werden soll. Fügen Sie das Feld “REF” ein, es verweist auf den Textmarkenname “Name”:

Fahren Sie so fort für die übrigen Stellen, an denen der Name eingesetzt werden soll.
Mit eingeschalteten Feldfunktionen (ALT+F9 schaltet Felder ein und aus) sieht der vollständige Absatz  jetzt so aus:

Am Anfang steht “ASK” – am Feldende von ASK sehen Sie (undeutlich) das Zeichen für die Textmarke. Sie sieht aus wie ein großes I in grau. Um die Textmarke zu sehen, müssen Sie unter “Datei / Optionen / Erweitert / Dokumentinhalt anzeigen” die Option aktivieren “Textmarken anzeigen”. Mit REF folgen jeweils die Stellen, an denen die Textmarke eingefüllt werden soll.

Schalten Sie mit ALT+F9 die Felder wieder aus. Markieren Sie den Absatz und speichern ihn als Schnellbaustein mit “Einfügen / Schnellbausteine / Auswahl im Schnellbaustein speichern”.
Sobald Sie den Baustein aufrufen, wird der Name abgefragt:

Nach Bestätigung mit OK wird der Satz komplett ausgefüllt:

Tipp: Die Dialoge lassen sich nicht direkt mit ENTER bestätigen. Sie müssen entweder mit der Maus auf OK klicken oder aus dem Textfeld heraus einmal TAB drücken und dann ENTER. TAB springt aus dem Textfeld auf den nächsten Button – das ist OK.

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