Word – Seitenzahlen aus Abschnitten

Die Gesamtseitenzahl für ein komplettes Dokument wird mit der Feldfunktion {NUMPAGES} ermittelt. Bei Abschnitten gibt es {SECTIONPAGES} für die Gesamtseitenzahl eines Abschnittes.

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Achtung!

Immer daran denken, dass die geschweiften Klammern für die Felder nur mit STRG+F9 eingefügt werden dürfen! Nicht die Klammern tippen!Um die Feldfunktionen so zu sehen, wie ich sie hier schreibe, drückt man in Word ALT+F9 – und mit ALT+F9 erscheint wieder das Ergebnis.

Zurück zu den Seitenzahlen.

Wann braucht man SECTIONPAGES? Unbedingt bei Serienbriefen – aus dem normalen “Seite x  von y” (Seite {PAGE} von {NUMPAGES}) wird bei einem zweiseitigen Serienbrief an 100 Empfänger “Seite 1 von 200”. Da jeder Serienbrief ein Abschnitt ist, ändert man die Feldfunktion zu “Seite {PAGE} von {SECTIONPAGES}”.

Aber auch bei langen Berichten oder Dokumentationen verwende ich SECTIONPAGES. Ein Bericht kann aus den Abschnitten bestehen: Einleitung, Hauptteil, Schlussteil, Index, Anhang. Ich kann jetzt für jeden einzelnen Abschnitt die Anzahl der Seiten dieses Abschnittes ausgeben – aber was ist, wenn Einleitung, Haupt- und Schlussteil gemeinsam gezählt werden soll, Index und Anhang aber separat?

Meine Abschnitte sind:

Einleitung Abschnitt 1 10 Seiten
Hauptteil Abschnitt 2 90 Seiten
Schlussteil Abschnitt 3 5 Seiten
Index Abschnitt 4 5 Seiten
Anhang Abschnitt 5 15 Seiten

Als Vorarbeit erstelle ich für die Abschnitte 1 bis 3 eine Textmarke, die mit der Gesamtseitenzahl des Abschnittes gefüllt wird. Dann addiere ich die Seitenzahlen und verwende die Summe anstelle von SECTIONPAGES.

Diese Felder brauchen wir:

  • SET zum Erstellen der Textmarke
  • SECTIONPAGES
  • = zum Rechnen
  • REF zum Abrufen der Textmarken

Zuerst wird im Abschnitt 1 an beliebiger Stelle die Funktion SET verwendet. Das kann am Anfang oder Ende des Abschnittes sein oder sonst wo. Da die Funktion keinen sichtbaren Wert zurückliefert, ist es egal, wo das Feld steht. Ich setze es an den Anfang des Absatzes, damit ich es wiederfinde.

{SET Textmarkenname Textmarkeninhalt}

{SET Ab1 {SECTIONPAGES} }

Der Textmarkenname ist beliebig, ich verwende für jeden Abschnitt die Abkürzung Ab1, Ab2 und Ab3. Bei Textmarkennamen ohne Leerschritte müssen keine Anführungszeichen um den Namen gesetzt werden. Hat der Name der Textmarke Leerschritte, müssen zwingend Anführungszeichen gesetzt werden. Das sieht dann so aus: {SET “Ab 1” {SECTIONPAGES} }.

Der Inhalt der Textmarke ist jeweils die Gesamtzahl der Seiten für diesen Abschnitt. Darum ist es wichtig, dass jedes SET in dem dazugehörigen Abschnitt steht – am Anfang von Abschnitt 1 steht {SET Ab1 {SECTIONPAGES} }, am Anfang von Abschnitt steht {SET Ab2 {SECTIONPAGES} }, am Anfang von Abschnitt 3 steht {SET Ab3 {SECTIONPAGES} }.

05.04.2015_ 0000

Jetzt sind drei Textmarken (Ab1, Ab2, Ab3) mit den jeweiligen Seitenzahlen des dazugehörigen Abschnittes gefüllt.

Textmarkeninhalte werden mit dem Feld REF abgerufen. {REF Ab1} zeigt also den Inhalt von Ab1 an – in meinem Fall die Seitenzahl des ersten Abschnittes. Auch hier gilt wieder: hat der Name der Textmarke keine Leerschritte, braucht man keine Anführungszeichen; gibt es im Namen Leerschritte, muss man auch die Anführungszeichen um denNamen setzen!

Addiert man alle drei Textmarkeninhalte ergeben sich die Seitenzahlen aller drei Abschnitte. Für Berechnungen gibt es das Feld = (Formula).

05.04.2015_ 0001

So sieht die Funktion in der Fußzeile aus:
Seite { PAGE } von { = { REF Ab1 } + { REF Ab2 } + {REF Ab3} }

Im Beispiel oben würde das ergeben: 10 + 90 + 5 = 105, also Seite 1 von 105

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3 Gedanken zu „Word – Seitenzahlen aus Abschnitten

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