Word – Grußformel passend zum Autor

Zum jeweiligen Autor eines Briefes soll Word automatisch die passende Grußzeile einfügen. Der Autor eines Dokumentes ist derjenige, der das Dokument zuerst gespeichert hat; er kann mit dem Feld { AUTHOR } abgerufen werden. Wenn Sie lieber denjenigen verwenden wollen, der Dokument zuletzt gespeichert hat, ist das der bei “Zuletzt geändert von” angezeigte Bearbeiter; er wird abgerufen mit { LASTSAVEDBY }.

Wenn ich in einem Worddokument das Feld { AUTHOR } einfüge, wird mir der Autorenname angezeigt, der unter “Datei | Optionen | Allgemein” als Benutzername angezeigt wird.
Für meine Aufgabe brauche ich einen Schnellbaustein, dessen Namen mit dem Autorennamen identisch ist. Öffnen Sie die Briefvorlage mit der Dateiendung DOTX. Alternativ können Sie auch ein neues Dokument auf Basis der Brief-Vorlage. Sie brauchen in jedem Fall unbedingt ein Schreibrecht auf diese Datei!


Erstellen Sie die erste Grußformel ungefähr so:

07.04.2015_ 0004

Ob Sie – wie ich – eine Tabelle wählen oder mit Absatzabständen arbeiten, ist vollkommen egal.

  • Markieren Sie die gesamte Grußformel.
  • Wählen Sie “Einfügen | Schnellbausteine | Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern”.
  • Vergeben Sie als Name exakt den Namen, der als Benutzername in Word hinterlegt ist. Wenn Sie die Schnellbausteine auch für andere Mitarbeiter verwenden wollen, müssen Sie sich genau an die die Schreibweise in den Optionen halten!

    07.04.2015_ 0007

Katalog, Kategorie und Beschreibung sind nicht von Belang. Beim “Speichern in” geben Sie die Briefvorlage an. Nochmal: Sie brauchen unbedingt ein Schreibrecht auf diese Vorlage!
Legen Sie alle weiteren Bausteine mit den Namen der Autoren genauso an.

In der Briefvorlage fügen Sie anschließend an Stelle der Grußformel ein Feld ein:
{ AUTOTEXT “ { AUTHOR } “ }

Das Feld AUTOTEXT fügt den AutoText (Schnellbaustein) ein, dessen Namen in den Anführungszeichen genannt wird. Die Schreibweise {Autotext “James Bond”} fügt also den Schnellbaustein mit dem Namen “James Bond” ein. Ich will aber dynamisch reagieren – Word soll den Autorennamen als Namen des Schnellbausteins verwenden. Ich kann darum keinen Namen fest vorgeben.

Hier hilft mir jetzt das Feld AUTHOR. Es fügt den Namen des Autoren ein – da die Schnellbausteine genauso benannt sind wie die Autorennamen in Word, erhalte ich also für jeden Autor den passenden Baustein.

Wenn Sie anstelle von AUTHOR lieber mit LASTSAVEDBY arbeiten möchten, um den Bearbeiter in die Grußformel zu setzen, der das Dokument zuletzt gespeichert hat, sieht das Feld so aus:
{ AUTOTEXT “ { LASTSAVEDBY} “ }

Morgen zeigen ich Ihnen, wie Sie verschiedene Grußformeln zur Auswahl anbieten können.

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