Word – Ordner-Rückenschilder 1

Zur Beschriftung von Ordnerrücken gibt es Klebeetiketten oder Schilder aus Karton. Sie lassen sich sehr gut mit Word beschriften. Dabei haben Sie zwei Optionen:

• Sie verwenden eine Marke, die in Word als Etikett hinterlegt ist
• Sie richten sich eine eigene Vorlage ein

Hinterlegt sind z. B. die Ordnerrückenschilder von Avery, nicht hinterlegt sind die Schilder von Leitz. Fangen wir mit einer Definition an, die Word bereits kennt – ich verwende hier als Beispiel Avery, aber es gibt auch solche von Herma oder von anderen Herstellern.

Zuerst brauchen Sie vom Karton des Etiketts die Artikel-Nummer. Für Avery sind das

Artikel-Nummer	Anzahl Etiketten pro Bogen	Länge x Breite des Etiketts in mm
L4761	4 (Querformat)	192×61 (breit und niedrig)
L4759	3 (Hochformat)	297×61 (breit und hoch)
L4760	7 (Querformat)	192×38 (schmal und niedrig)
L4758	5 (Hochformat)	297×38 (schmal und hoch)

Gebräuchlich sind die niedrigen Etiketten, die auf einem querformatigen A4-Blatt untergebracht sind.

In Word rufen Sie auf “Sendungen | Etiketten”. Achtung! Da es hier nicht um Seriendruck geht, müssen Sie das Symbol ganz links verwenden!

Auf dem Register “Etiketten” klicken Sie unten auf die Schaltfläche “Optionen…”.

1. Suchen Sie den Etikettenhersteller aus. Bei Avery-Etiketten müssen Sie manchmal etwas suchen, denn es gibt mehrere Definitionen. Die Ordnerrücken finden sich unter “Avery A4/A5”.
2. Wählen Sie die Etikettennummer – ich habe L4761 für breite, niedrige Ordnerrücken verwendet.
3. Hier sehen Sie die Zusammenfassung zur Kontrolle: Ich habe Ordnerbeschriftungen gewählt mit einer Höhe von 19,2 cm und einer Breite von 6,1 cm; das Ganze auf einem A4-Blatt im Querformat.

Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

1. In das Feld unter “Adresse” können Sie einen Text eintragen, der dann automatisch auf alle Ordnerrückenschilder übertragen wird. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn alle Rückenschilder mit der Jahreszahl starten oder wenn Sie mehrere Rückenschilder mit dem gleichen Text brauchen. Sind alle Rückenschilder unterschiedlich, lassen Sie das Feld leer.
2. Kontrolle der gewählten Etiketten-Definition. Hier sehen Sie auch, wie die Beschriftung aussehen wird: die Schrift läuft waagerecht.
3. Erstellen Sie die Etiketten mit Klick auf “Neues Dokument”.

Ob die Schrift unter (2) waagerecht oder senkrecht dargestellt wird, hängt von der Etikettendefinition ab. Ein Herma-Ordnerrücken 8620 wird waagerecht beschriftet:

Sie können aber die Beschriftungsrichtung bei jedem Etikett nachträglich ändern.

Sobald Sie auf “Neues Dokument” klicken, wird eine Tabelle erstellt.

Avery L4761 Querformat, Schrift waagerecht zum Etikett	Herma 8620 Hochformat, Schrift senkrecht zum Etikett

Ab jetzt arbeiten Sie wie in einer normalen Wordtabelle. Ihnen stehen alle Formatierungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten der  Tabelle zur Verfügung. Um die Begrenzungen des Etikettes zu sehen, schalten Sie ein “Tabellentools | Layout | Rasterlinien anzeigen” – diese Linien werden nicht gedruckt, sie sind nur am Bildschirm sichtbar.

• Schriftgröße und -auszeichnung über “Start | Schriftart”
• Anordnung des Textes zum Etikett oben/mitte/unten über (1) “Tabellentools | Layout | Ausrichtung”
• Anordnung der Schrift zum Etikett waagerecht/senkrecht über (2) “Tabellentools | Layout | Ausrichtung | Textrichtung”
• Abstände vom Text zu den inneren Rändern des Etikettes über (3) “Tabellentools | Layout | Ausrichtung | Zellenbegrenzung”

Diese Etiketten sind auf der Basis von Avery L4761 entstanden:

Die Schriftgröße für die gesamte Tabelle ist mit 48 pt eingestellt. Auf “Tabellentools | Layout | Ausrichtung” habe ich eingestellt:

• Ausrichtung “mitte/zentriert”
• Textausrichtung zweimal angeklickt, damit der Text von unten nach oben läuft (beim ersten Klick läuft er von oben nach unten)
• Zellbegrenzung wurde nicht verändert

Sie können die Tabelle abspeichern und später wieder verwenden, dann stehen Ihnen für diese Ordnerrückenschilder schon die Schriftart und die Ausrichtung zur Verfügung.

Bei einigen Etikettenvorlagen wird eine leere zweite Seite erstellt. Diese Etiketten sind sehr lang und füllen die hochformatige A4-Seite vollständig aus. Die notwendige Absatzmarke nach der Tabelle findet keinen Platz mehr auf der Seite, so entsteht die leere zweite Seite. Sie müssen hier “tricksen” – das ist im Lexikon beschrieben. Bei einigen Etiketten wird die Absatzmarke automatisch verborgen formatiert.

 

Morgen geht es weiter mit einer eigenen Vorlage.