Word – Ordner-Rückenschilder 2

Gestern haben Sie gesehen, wie Sie die vorhandenen Definitionen von Word nutzen können. Heute zeige ich Ihnen, wie Sie am einfachsten eine Vorlage anlegen für Ordnerrückenschilder, die nicht vorhanden sind.

Zum ersten können Sie nachschauen, ob auf Office.com Updates für Etiketten vorliegen. Leider wird das nur sehr, sehr wenig von den Herstellern gepflegt. Klicken Sie auf “Sendungen | Etiketten | Etiketten | Optionen” und dann auf den Link “Updates auf Office.com suchen”. Bei meinem letzten Besuch war es eine magere Option für 3M/Post-It, die sich dann noch nicht mal installieren ließ …

Zweitens können Sie im Internet nach Vorlagen suchen, die sich herunterladen lassen. Avery-Zweckform bietet Downloads für alle möglichen Etiketten an (Blanko Vorlagen Avery-Zweckform), von anderen Herstellern kenne ich nur eigene Programme, die das Bedrucken ermöglichen. Vor diesen Programmen rate ich eher ab – eine Sonderlösung für diesen einen Hersteller ist ein bisschen viel des Guten.

Drittens können Sie sich eine Vorlage selber anlegen. Und das geht so:

  • Auf dem Karton oder auf dem beiliegenden Maßblatt finden Sie Breite und Höhe des Schildes sowie die Ränder rundherum. Wenn nicht: nachmessen!
  • Anhand dieser Maße legen Sie ein A4-Blatt an in Hoch- oder Querformat an und stellen die Ränder der Seite auf “Seitenlayout” ein.
  • Erstellen Sie eine Tabelle mit soviel Spalten wie Etiketten.
    Achtung! Eine Besonderheit gibt es bei Etiketten, die einen Zwischenbereich haben wie bei den Leitzetiketten. Dann erstellen Sie pro Zwischenbereich eine weitere Spalte – Sie können das unten im Bildschirmausdruck sehen, wie ich es gemacht habe.
  • Die Spaltenbreite entspricht der Breite des Schildes und die Zeilenhöhe entspricht der Höhe des Schildes.
  • Speichern und gut ist.

Beispiel Leitz 1680 für vier breite, kurze Schilder. Die vier Schilder sind auf einem querformatigen A4-Blatt mit folgenden Maßen:

  • Rand links 2,15 cm | rechts 2,2 cm | oben 1,1 cm | unten 1,0 cm
  • Etikett (Spalte) breit 5,6 cm | (Zeile) hoch 19,0 cm
  • Abstand zwischen den Etiketten 1 cm

Daraus ergibt sich eine Tabelle mit

  • 7 Spalten und einer Zeile
  • Spalten 2, 4 und 6 sind 1 cm breit
  • Spalten 1, 3, 5 und 7 sind 5,6 cm breit
  • Die Zeile ist 19,0 cm hoch

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Am einfachsten tragen Sie die Höhe und Breite auf dem Register “Tabellentools | Layout” im Bereich “Zellengröße” ein.

Für ein leeres Etikett ist es jetzt in Ordnung. Entfernen Sie die Rahmenlinien mit “Tabellentools | Entwurf | Rahmen: kein Rahmen”. Bestimmen Sie noch die Schriftgröße und die Ausrichtung, wie wir es gestern gesehen haben. Formatieren Sie die schließende Absatzmarke mit “Start | Schriftart | Ausgeblendet”, damit keine überflüssige zweite Seite erstellt wird.

Aber Leitz-Etiketten haben oben den Aufdruck “Leitz” und unten einen breiten schwarzen Strich. Sie müssen dafür einen Abstand im Etikett berücksichtigen. Und dafür müssen Sie nicht nur die Zellenbegrenzung ändern, sondern auch die Höhe des Etiketts.

  • Wählen Sie “Tabellentools | Layout | Zellenbegrenzung”
  • Geben Sie ein oben 5 cm und unten 2 cm

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Addieren Sie die beiden Zahlen für oben und unten, sind das 7 cm. Diese 7 cm plus 2 Millimeter zusäztlich müssen von der Gesamthöhe des Etiketts abgezogen werden. Tragen Sie in “Tabellentools | Layout | Zellengröße” einen Wert von 11,8 cm als Höhe ein.

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