Word – Formulare (6)

Sie haben in der letzten Woche die wichtigsten Inhaltssteuerelemente kennengelernt. Heute und morgen geht es darum, Einträge zu wiederholen.

Ich möchte am Anfang eines Dokumentes einmal den Firmennamen eintragen und ihn dann an verschiedenen Stellen im Dokument automatisch wiederholen.

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Dafür gibt es drei Lösungen:

  1. Mit Inhaltssteuerelementen, Textmarken und einem REF-Feld
  2. Mit Vorversionstools und einem REF-Feld
  3. Mit Inhaltssteuerelementen und einer XML-Zuweisung

Mit Lösung 1 und 2 beschäftigen wir uns heute. Die ersten beiden Lösungen sind einfach, aber nicht soooo komfortabel für den Anwender. Lösung Nummer 3 ist komfortabel – aber leider gar nicht einfach. Das stelle ich dann ab Morgen vor.

Lösung 1: Inhaltssteuerelement, Textmarke und REF

Mit jedem Inhaltssteuerelement lässt sich dieser Weg beschreiten. Markieren Sie den Inhalt des Steuerelementes, wenn das mit der Maus schwierig ist, klicken Sie an den Anfang des Steuerelementes und markieren mit SHIFT+Pfeiltaste nach rechts.

Vergeben Sie mit “Einfügen | Textmarke” einen Textmarkennamen, z. B. TxtFirmenname. Wenn der Befehl nicht wählbar ist, haben Sie entweder zu viel oder zu wenig markiert. Markieren Sie nochmal und probieren Sie es erneut.

An der Stelle, an der der Name wiederholt werden soll, klicken Sie einmal, um den Cursor an die Position zu setzen. Wählen Sie “Einfügen | Schnellbausteine | Feld” und markieren Sie das Feld REF.

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Markieren Sie in der Mitte den Textmarkennamen und bestätigen Sie mit OK. Das können Sie im Text beliebig oft wiederholen. Vorsicht! In der Kopf- und Fußzeile funktioniert das nicht.

Wenn sich der Inhalt des Inhaltssteuerelement ändert, müssen Sie das REF-Feld markieren und aktualisieren. Sie können mit STRG+A das gesamte Dokument markieren und einmal F9 für die Aktualisierung drücken. Das wird allerdings nicht für ein REF-Feld in der Kopf- oder Fußzeile angewandt. Der zweite Weg funktioniert auch für Kopf- und Fußzeilen: Schalten Sie einmal mit “Datei | Drucken” die Seitenvorschau ein.

Fazit: Funktioniert, ist aber nicht so komfortabel. Vor allem, wenn viele verschiedene Mitarbeiter mit diesem Dokument arbeiten, wird es schwierig.

Lösung 2: Vorversionstools und REF

Die zweite Lösung braucht keine Aktualisierung, sie aktualisiert sich automatisch, aber das Dokument muss geschützt werden.

Fügen Sie mit “Entwicklertools | Steuerelemente | Vorversionstools” ein Textfeld ein.

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Klicken Sie das graue Textfeld im Text doppelt an, um die Eigenschaften aufzurufen.

  • Tragen Sie einen Textmarkennamen ein (bei mir “TxtFirma”)
  • Aktivieren Sie “Beim Verlassen berechnen”

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Bestätigen Sie den Eintrag mit OK. Fügen Sie wie in der ersten Lösung ein REF-Feld mit dem Textmarkennamen dort ein, wo der Firmenname wiederholt werden soll.

Damit Sie überhaupt das Textfeld beschriften können, muss das Dokument geschützt werden.

Klicken Sie auf “Entwicklertools | Bearbeitung einschr.” und wählen Sie im Aufgabenbereich am rechten Rand unter “2. Bearbeitungseinschränkungen” den Punkt “Ausfüllen von Formularen”.

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Klicken Sie auf “Ja, Schutz jetzt anwenden”. Sie können ein Passwort vergeben, müssen es aber nicht.

Tragen Sie den Firmennamen ein und bestätigen Sie mit der TAB-Taste. Die TAB-Taste steht für das Verlassen des Textfeldes, bei dem es ja “berechnet” werden soll. Das ist der Auslöser für das Aktualisieren der REF-Felder.

Fazit: Das ist zwar komfortabel, weil alle Stellen automatisch aktualisiert werden, aber leider muss das Dokument geschützt werden. Sie können zwar das Dokument in Abschnitte teilen und nur einzelne Abschnitte schützen – aber trotzdem ist ein Schutz ein gravierender Eingriff in das Dokument. Viele Formatierungen sind danach nicht mehr möglich.

Morgen zeige ich Ihnen die dritte Lösung. Dazu brauchen Sie ein Zusatztool (das ist kostenlos), ein bisschen Zeit und den Mut, sich mit XML auseinanderzusetzen.

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