Outlook – Aufgaben sortieren

Die Aufgabenliste ist bei vielen Aufgaben schnell unübersichtlich – je länger die Liste wird, desto mühsamer muss man scrollen. Nutzen Sie die Ansichten, um es sich einfacher zu machen.

Zuerst einmal gibt es fertige Ansichten, die Sie über “Start | Ansicht ändern” aufrufen können.
Die wichtigste Unterscheidung ist die zwischen aktiven und erledigten Aufgaben. Es ist nicht sehr sinnvoll, sich ständig die bereits erledigten Aufgaben anzeigen zu lassen. Wählen Sie die Ansicht “Aktiv”. Dann reduzieren Sie die Aufgaben auf die noch zu erledigenden Aufgaben.

Mit “Nächste 7 Tage” oder “Heute” wählen Sie ein Datumskriterium: die Aufgaben für die kommenden sieben Tage oder nur für Heute. “Überfällig” zeigt nur die Aufgaben an, deren Erledigungsdatum bereits verstrichen ist.

Die Ansicht “Vorgangsliste” zeigt nur Aufgaben an, die eine Nachverfolgung haben. Das ist die rote Fahne, die Sie in einer Aufgabe zusätzlich zur Erinnerung einstellen können.

Jede Ansicht kann angepasst werden. Wählen Sie zuerst die Ansicht aus und dann wählen Sie “Ansicht | Ansichtseinstellungen”. Sie können die Spalten anders zusammenstellen, eine Gruppierung einrichten oder Filter erstellen. Eigene Änderungen werden in diesem Dialog mit “Aktuelle Ansicht zurücksetzen” wieder entfernt und das ursprüngliche Aussehen der Ansicht wird wieder hergestellt.

Die Aufgabenliste können Sie nicht nur über die Aufgaben sehen, sondern auch im Posteingang oder im Kalender. Klicken Sie im Posteingang (bzw. im Kalender) auf “Ansicht | Aufgabenleiste” und klicken Sie nacheinander die Elemente an, die Sie in der rechten Randleiste sehen wollen. Sie können die Termine mit “Kalender” bzw. in Outlook 2010 mit “Datumsnavigator” und “Termine” anzeigen, bevorzugte Kontakte mit “Personen” (Outlook 2010: Schnellkontakte) und die Aufgaben mit “Aufgaben” (Outlook 2010: Aufgabenliste). In Outlook 2010 ist die Reihenfolge immer identisch: zuerst der Datumsnavigator mit der Monatsanzeige, darunter die Termine, dann die Aufgaben und die Schnellkontakte. In Outlook 2013 richtet sich die Reihenfolge nach der Aktivierung. Klicken Sie zuerst auf “Aufgaben”, stehen die oben und bleiben auch an erster Stelle, wenn Sie anschließend “Termine” aktivieren.

Wie Sie die Aufgabenleiste einrichten, zeige ich morgen.