Outlook – Aufgaben sortieren

Die Aufgabenleiste, die Sie im Posteingang oder im Kalender mit “Ansicht | Aufgabenleiste” einstellen können, lässt sich formatieren.

Klicken Sie im Kopfbereich bei “Anordnen nach:..” mit der linken Maustaste. Die oberen Einträge (Kategorien, Beginnt am, Fällig am etc.) sind die Sortierkriterien. Meine Aufgabenleiste wird im Moment nach dem Fälligkeitsdatum sortiert. Wählen Sie das Sortierkriterium aus, das für Sie sinnvoll ist. In Gruppen anzeigen fügt Überschriften wie “Heute” oder “Später” ein.

Die “Ansichtseinstellungen” rufen den Dialog für das Ändern von Ansichten auf: Spalten, Gruppieren, Sortieren, Filtern und so fort. Sie können damit bestimmen, welche Spalten Sie in der kleinen Liste sehen wollen und ob Sie Filter einstellen möchten.

Es ist sinnvoll, nur die absolut notwendigen Spalten anzuzeigen. Für mehr als drei Spalten ist selten Platz. Wenn Sie mehr Spalten aktivieren als Platz haben, werden die Spalten nicht mehr angezeigt – der Aufgabenbetreff wird dabei mit Priorität behandelt und immer gezeigt.

Oben sehen Sie die Aufgabenleiste bei maximaler Breite und allen Spalten – darunter die Sparversion. Die Spalten werden alle ausgeblendet bis auf  Aufgabenbetreff, Erinnerung, Kategoriesymbol und Kennzeichnungsfähnchen.

Spalten müssen nicht vorhanden sein, um danach zu sortieren. Auch ohne Spalte “Fällig am” können Sie nach dem Fälligkeitsdatum sortieren.

Sinnvoll sind der Aufgabenbetreff und die Kategorie, wenn Sie Kategorien zur Orientierung vergeben. Alle anderen Spalten können, müssen aber nicht unbedingt angezeigt werden. So sieht eine Aufgabenliste aus, die lediglich die Spalten “Aufgabenbetreff” und “Kategorien” beinhaltet. Sie ist nach Fälligkeit aufsteigend sortiert:

Einstellung	Anzeige der Liste

Über den Befehl “Filtern” bestimmen Sie den Inhalt. Meine Liste ist beschränkt auf unerledigte Aufgaben und unerledigte Vorgänge.

Klicken Sie in den Ansichtseinstellungen auf “Filtern” und dann auf das Register “Erweitert”. Wählen Sie das Feld “Erledigt am” und daneben die Bedingung “Besteht nicht”. Klicken Sie auf “Zur Liste hinzufügen”.

Anschließend suchen Sie das Feld “Kennzeichnung für Erledigt am” und wählen ebenfalls die Bedingung “besteht nicht”. Wieder “Zur Liste hinzufügen” anklicken.

Jetzt sind sowohl die unerledigten Aufgaben als auch die unerledigten Vorgänge erfasst.

Hinweis: Vorgänge sind alle Elemente aus Outlook, die mit einem Nachverfolgungs-Fähnchen und einer Erinnerung versehen sind. Aufgaben sind die Elemente, die mit “Neue Aufgabe” angelegt wurden.

Morgen zeige ich Ihnen, wie Sie die Aufgabenliste beschränken können auf Aufgaben, die in diesem und im folgenden Monat anstehen sowie auf die überfälligen Aufgaben.