Excel – Liste auswerten (2)

Die Rohfassung der Pivot-Tabelle von gestern hat sich als wenig brauchbar herausgestellt, sie muss verfeinert und formatiert werden. Achten Sie darauf, dass die aktive Zelle immer im Pivot-Tabellenbereich steht! Sobald Sie die Pivot-Tabelle verlassen, verschwindet sowohl das Kontext-Register als auch der rechte Aufgabenbereich. Dann einfach wieder zurück in die Pivot-Tabelle klicken.

Zuerst soll die Pivot-Tabelle ähnlich wie die Datenliste formatiert werden: alles nebeneinander, nicht untereinander.

• PivotTable-Tools | Entwurf
• Teilergebnisse: Teilergebnisse nicht anzeigen
• Berichtslayout: In Tabellenformat anzeigen

Das wird schon besser.

Die Betragspalte ist nur als Zahl und nicht als Währung formatiert. Markieren Sie eine beliebige Zelle aus der Spalte E und wählen Sie “PivotTable-Tools | Optionen | Feldeinstellungen”. Klicken Sie auf “Zahlenformat”.

Wählen Sie “Währung” oder “Buchhaltung”, bestimmen Sie die Nachkommastellen (ich bleibe bei 2) und bestätigen Sie alles mit OK.

Störend sind noch die – überflüssigen – Minus-Symbole für das Erweitern und Reduzieren.

• PivotTable-Tools | Optionen | Optionen (ganz links)
  
• Register “Anzeige”
• Deaktivieren Sie den ersten Punkt “Schaltflächen zum Erweitern/Reduzieren anzeigen”

Alles mit OK bestätigen.

Wir haben jetzt eine Pivot-Tabelle für alle Konten – eigentlich genau das gleiche wie unsere  Datenerfassung. Filtern Sie jetzt für das erste Konto. Dazu ist die Schaltfläche oberhalb der Pivot-Tabelle da: der Berichtsfilter.

Klicken Sie auf den Filterpfeil und wählen Sie das erste Konto aus. Bestätigen Sie mit OK.

Jetzt können Sie das Blatt mit der Pivot-Tabelle kopieren und jeweils ein anderes Konto filtern. Sie können aber auch auf einem Blatt bleiben und jeweils das gewünschte Konto filtern.

Pivot-Tabellen aktualisieren sich nicht von alleine. Wenn sich die Datenliste ändert, weil Sie neue Daten hinzufügen oder bestehendes korrigieren, bleibt die Pivot auf dem alten Stand.

Sie müssen sie aktualisieren: PivotTable-Tools | Optionen | Aktualisieren. Der Befehl “Alle aktualisieren” bezieht sich auf alle Pivot-Tabellen, die auf der Datenliste basieren.

Mit Tastatur geht es mit ALT+F5 bzw. mit ALT+SHIFT+F5 für alle Pivot-Tabellen.

 

Morgen geht es um ein paar Feinarbeiten: die Pivot-Tabelle kann sich von alleine aktualisieren, wenn die Datei geöffnet wird; die Auswahl der Konten kann man sich mit einem Datenschnitt erleichtern und die Weitergabe der Daten kann als “Nur Werte” erfolgen.

Die Datei zum Üben gab es gestern zum Download.