Office – Objekte einfügen (3)

Objekte sind ein gutes Mittel, um Zusatzinformationen in Präsentationen unterzubringen, die auf einer Folie keinen Platz haben. Beispielsweise ein PDF oder eine umfangreiche Excel-Tabelle.

Eingefügt wird das Objekt genauso wie ich es gestern und vorgestern für Word gezeigt habe:

• Einfügen | Objekt einfügen
• Aus Datei erstellen

Warum in Word ein Reiter “Aus Datei erstellen” verwendet wird und in PowerPoint eine Optionenschaltfläche, das wissen nur die Programmierer. Es verwirrt die Anwender, wenn gleiche Befehle in jedem Programm anders präsentiert werden!

 

Das PDF soll nicht als Bild der ersten Seite gezeigt werden, sondern  nur als kleines Symbol. Bei Bedarf klicke ich die PDF an und wechsle damit zum PDF-Reader, der die Datei komplett darstellt.

• Aktivieren Sie “Als Symbol anzeigen”
• Aktivieren Sie “Verknüpfung”, wenn die Datei nicht in die Präsentation eingebettet werden soll.

 

 

Damit während der Bildschirmpräsentation der Klick auf das PDF-Symbol die Datei öffnet, müssen Sie noch eine Aktion  hinzufügen.

• Markieren Sie das PDF-Symbol auf der Folie
• Klicken Sie im Register “Einfügen” auf “Aktion”
• Wählen Sie als “Objektaktion” den  Befehl “Öffnen” – es gibt keinen anderen 😉
• Bestätigen Sie mit OK

 

Starten Sie die Bildschirmpräsentation  und klicken Sie das PDF-Symbol einmal an. Das mit der Endung PDF verbundene Programm öffnet sich – üblicherweise ein PDF-Reader. Sie können durch die Seiten rollen, vor- und zurückspringen, die Seiten vergrößern. Schließen Sie den Reader wieder und Sie landen wieder in der Präsentation an der Stelle, an der Sie die PDF aufgerufen haben.

 

Das Einbinden ohne Verknüpfung hat Vor- und Nachteile. Die Präsentation wird sehr groß, sie wächst um die Größe der eingebetteten Datei. Von Vorteil ist aber, dass Sie unabhängig von der Ursprungsdatei sind. Bei einer Verknüpfung müssen Sie immer sicherstellen, dass die verknüpfte Datei gefunden wird. Das wird ein Problem, wenn Sie die Präsentation auf einem anderen PC erstellen als vorführen. Kontrollieren Sie vor dem Vorführen mit “Datei | Informationen | Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten”, dass der Pfad stimmt und korrigieren Sie ihn eventuell.

In Firmennetzen  kommt es häufig zu einem Warnhinweis, wenn eine Verknüpfung aus PowerPoint geöffnet wird. Das liegt daran, dass nicht alle Speicherorte als “sicher” eingestuft werden. Sie können  mit “Datei | Optionen | Trustcenter | Einstellungen für das Trustcenter” sehen, welche Speicherorte als vertrauenswürdig eingestuft wurden.