Outlook – Besprechung ohne Antwort

Termine für Informationsveranstaltungen versende ich oft als Besprechungsanfrage, aber Zu- oder Absagen sind nicht unbedingt notwendig. Wer kommt, der kommt. Als Besprechungsorganisator kann ich einstellen, dass Antworten nicht erforderlich sind.

  • Erstellen Sie eine Besprechungsanfrage
  • Tragen Sie Teilnehmer ein
  • Klicken Sie auf “Antwortoptionen”
  • Deaktivieren Sie “Bitte um Antwort”

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Senden Sie anschließend die Besprechungsanfrage.

Bei den Empfängern kommt eine gewohnte Besprechungsanfrage als Mail an. Der Hinweis, dass keine Antwort erforderlich ist, ist sehr winzig und wird meistens übersehen.

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Die Schaltflächen Zu- und Absagen sind genauso wählbar wie “Antworten”. Es gibt aber einen Unterschied zu einer normalen Besprechungsanfrage:

  • Zusagen und Absagen werden nicht versandt, der Besprechungsleiter bekommt keine Informationen über die Zusage bzw. Absage. Der Termin wird lediglich beim Eingeladenen so behandelt – bei “zugesagt” wird er als gebucht in den Kalender eingetragen, bei “abgesagt” wird der Termin aus dem Kalender entfernt.
  • Antworten mit Text werden an den Besprechungsleiter versandt.

Sie finden also Zusagen oder Absagen zu einem Termin, der keine Antwort erfordert, auch nicht in Ihren “Gesendeten Objekten”. Nur im Termin steht als Vermerk, wann Sie zugesagt haben.

Hinweis für ältere Outlook-Versionen: das war nicht immer so. Zumindest bis Outlook 2003 wurden Zu- und Absagen auch dann versandt und zugestellt, wenn keine Antwort erforderlich war.

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