Outlook–Veranstaltungskalender

Für eine Großveranstaltung lohnt es sich, den Teilnehmern einen Kalender zur Verfügung zu stellen, der in Outlook importiert werden kann. Wir haben das für die Trainertage gemacht. Bei 36 Kursen an vier Tagen lohnt es sich! Sie können das ganz einfach für Ihre eigenen Veranstaltungen machen:

  • In Outlook auf den eigenen Kalender die rechte Maustaste klicken und “Neuen Kalender” wählen.
  • In den Kalender alles eintragen. Achtung! Parallele Termine werden von Outlook alphabetisch angeordnet. Wenn Sie immer an erster Stelle einen bestimmten Kurs haben wollen (eine Reihe oder einen Raum), können Sie Zahlen oder Buchstaben vor den Titel setzen. Ich habe nummeriert.

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  • Die Farben stammen aus den Kategorien. Aber sie lassen sich leider nur persönlich einstellen, man kann sie nicht mit dem Kalender mitgeben. Der Teilnehmer sieht also leider nicht, wenn es bei Ihnen bunt ist. Sie können aber Kategorien vergeben, dann kann jeder Empfänger entscheiden, ob er den Kategorien Farben zuordnet.
  • Wenn alles fertig ist, klicken Sie auf “Datei | Kalender speichern”
  • Wählen Sie als Dateityp “iCalender Format (*.ics)”, vergeben Sie einen Namen – aber noch nicht auf “Speichern” klicken!
  • Rufen Sie “Weitere Optionen …” auf. Im Datumsbereich klicken Sie auf “Datum angeben” und wählen Anfangs- und Enddatum Ihrer Veranstaltung. Bei “Detail” wählen “Alle Details”.

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  • Bestätigen Sie mit OK und speichern Sie jetzt den Kalender.

Sie können den ics-Kalender per Mail senden oder auf der Homepage zum Download anbieten. Der Empfänger kann zwei Dinge damit machen:

  • Ein Doppelklick fügt den Veranstaltungskalender als zweiten Kalender in Outlook hinzu.
  • Über den Import fügt man die Termine dem eigenen Kalender hinzu: “Datei | Öffnen und exportieren | Importieren/Exportieren: iCalender importieren”

Ich habe übrigens, nachdem alle  Termine eingetragen waren, mit Entsetzen gesehen, dass ALLE eine Erinnerung hatten. Das wäre ein Gebimmel geworden! Also eine schnelle Bereinigung über die Listenansicht:

  • Ansicht | Ansicht ändern | Liste
  • Ansicht | Spalten hinzufügen: Erinnerung
  • Ansicht | Ansichtseinstellungen | Gruppieren: Elemente gruppieren nach “Erinnerung” und mit OK bestätigen
  • Bei einem Termin mit Klick auf die Glocke die Erinnerung ausschalten und einmal auf das Glockensymbol im Spaltenkopf klicken, damit in umgekehrter Reihenfolge sortiert wird. Jetzt sehen Sie die erste Gruppe “Erinnerung: Nein” mit einem Element und die zweite Gruppe “Erinnerung: Ja” mit 72 Elementen.

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  • Markieren Sie alle Elemente in der Gruppe “Erinnerung: Ja”.
  • Zeigen Sie in die Gruppe, drücken und halten Sie die linke Maustaste und ziehen Sie alle Elemente auf den Gruppenkopf “Erinnerung: Nein 1 Element”. Sie sehen am Mauszeiger den Hinweis, dass alle Elemente geändert werden zu “Erinnerung: Nein”. Loslassen und abwarten, dass alle Termine keine Erinnerung mehr haben.

Anschließend mit “Ansicht | Ansicht ändern” wieder die Kalenderansicht anklicken.

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