Excel–Zellverknüpfung in AutoForm

Auf einem Deckblatt sollen Umsatzzahlen in AutoFormen angezeigt werden.

Zuerst habe ich auf dem Deckblatt zwei Rechtecke gezeichnet: ein großes in Dunkelblau und ein genauso breites, aber niedrigeres in Hellblau. Beide sind aufeinander platziert. In das Größere habe ich “Gesamtumsatz” als Text geschrieben und zentriert.

Die Zahl für den Gesamtumsatz steht auf einem anderen Tabellenblatt namens “Datenliste” in Zelle K3002.

• Markieren Sie das kleinere helle Rechteck.
• Klicken Sie in die Bearbeitenzeile und tippen Sie ein =
• Klicken Sie auf das Tabellenblatt “Datenliste” und dort auf K3002.
• Bestätigen Sie mit Enter. In der Bearbeitenzeile steht jetzt =Datenliste!K3002

Die Zahl wird übertragen und passt sich auch an, wenn sie sich auf dem Blatt “Datenliste” ändert. Es ist absolut wichtig, dass Sie das Gleich-Zeichen nicht in das Rechteck tippen, sondern in die Bearbeitenzeile! Die Formatierung wird exakt aus der Ursprungszelle übernommen und kann in der AutoForm nicht geändert werden. Nur Schriftart und –größe, Schriftfarbe und –auszeichnung sind änderbar.

Aber …

In einer Datei erhalte ich bei gleichem Vorgehen diesen Fehler: “In dieser Formel fehlt ein Bereichsbezug oder ein definierter Name”.

Äh? Gerade hier gibt es einen definierten Namen! Der Bezug sollte nämlich auf eine formatierte Tabelle gehen, die ich ordentlich benannt habe mit “Basisdaten”. Dann soll aus der Ergebniszeile in der Spalte Umsatz die Summe ausgelesen werden. Wer über diese sonderbaren Namen und Zeichen stolpert, kann hier über formatierte Tabellen und strukturierte Namen nachlesen.

Also diesen Namen mag Excel nicht. Das Gleiche passiert, wenn Sie auf Werte aus einer Pivot-Tabelle zurückgreifen wollen. Excel erzeugt automatisch den Bezug
=PIVOTDATENZUORDNEN(„Umsatz“;’Auswertung Zeitlich‘!$A$3)

Diese Schreibweise toleriert Excel aber nicht innerhalb von AutoFormen. Wie kann man das trotzdem verwenden?

• Sie können entweder manuell Blattname und Zellbezug eintragen. Blattname und Zellbezug werden durch ein Ausrufezeichen getrennt. Der Name des Blattes muss in Hochkomma gefasst werden, wenn er Leerschritte beinhaltet.
  =Datenliste!K3002
• Oder Sie erstellen zuerst auf dem Deckblatt in einer beliebigen Zelle den Bezug auf den strukturierten Namen oder die Pivot-Zelle und verweisen dann auf diese Zelle. Anschließend können Sie die Hilfsspalte ausblenden.

In Spalte N stehen zum einen Werte, die mit PIVOTDATENZUORDNUNG aus einer Pivot-Auswertung stammen, zum anderen Ergebnisse einer formatierten Tabelle. Die Spalte wird später ausgeblendet. In den AutoFormen beziehe ich mich nur auf die Werte in der Spalte N.

Das hat auch den Vorteil, dass ich die Werte in N unabhängig von der Ursprungstabelle formatieren kann. So lasse sich beispielsweise Werte ohne Nachkommastellen oder sogar auf Hunderter gerundet verwenden.