Excel–Pivottabelle manuell gruppieren

15.05.2016_0000In einer Excel-Liste werden Teilnehmerzahlen für mehrere Städte verwaltet, jede Stadt kommt mehrfach vor. In der Liste gibt es kein Merkmal für die geographische Zuordnung, trotzdem soll in der Pivot jeweils ein Teilergebnis für Nord, Süd, Ost und West berechnet werden. Die Städte sollen also in der Pivot-Tabelle manuell zu Gruppen zusammengefasst werden.

Bevor es losgeht: wenn die Städteliste flexibel sein soll und neue Einträge jederzeit in der Pivot aktualisiert werden sollen, machen Sie aus der Städteliste zuerst eine formatierte Tabelle.

Schritt für Schritt geht das so:

In der Liste wird zuerst die Pivot-Tabelle erstellt mit “Einfügen | PivotTable”. Achten Sie darauf, dass die aktive Zelle innerhalb der Liste steht. Kontrollieren Sie den Bereich für die Pivot-Tabelle und wählen Sie als Ort ein neues Tabellenblatt. Bestätigen Sie mit OK.

In der Pivot-Tabelle ziehen Sie die Überschrift “Stadt” in die Zeilenfeld und die Überschrift “Teilnehmer” in das Wertefeld. Sie sehen jetzt alle Städte alphabetisch untereinander und daneben die Summe für die Stadt.

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Markieren Sie alle Städte, die zur Region “Ost” gehören. Eine Mehrfachmarkierung mit STRG ist kein Problem. Es ist auch nicht dramatisch, wenn man im ersten Anlauf eine Stadt vergisst. Sie kann später hinzugefügt werden.

Klicken Sie auf “PivotTable-Tools | Analysieren | Gruppenauswahl”. Die Gruppe wird erstellt und als “Gruppe 1” benannt, alle übrigen Städte bilden jeweils eine Gruppe für sich.

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Benennen Sie Gruppe noch nicht um! Wenn Sie später feststellen, dass Sie noch eine Stadt vergessen haben und sie nachträglich der Gruppe hinzufügen, heißt die Gruppe wieder “Gruppe 1”. Also besser abwarten, bis alle Städte zugeordnet sind!

15.05.2016_0003Markieren Sie jetzt alle Städte für “Nord” und wählen Sie wieder “Gruppenauswahl”. Machen Sie das Gleiche für Süd und West.

Eine vergessene Stadt fügen Sie der bestehenden Gruppe so hinzu:

  • Markieren Sie die bestehende Gruppe (im Beispiel: München, Stuttgart …)
  • Markieren Sie die einzelne Stadt (im Beispiel: Ulm)
  • Klicken Sie auf “Gruppenauswahl”

Zum Schluss benennen Sie die Gruppen um. Das geht in der Bearbeitungszeile oder direkt in der Zelle – bloß Doppelklicken dürfen Sie die Beschriftungszelle nicht, dann klappen die Details zu. Also einmal anklicken und losschreiben.

Fügen Sie mit “PivotTable-Tools | Entwurf | Teilergebnisse” die Zwischensummen oben oder unten in der Gruppe hinzu.

2 Gedanken zu „Excel–Pivottabelle manuell gruppieren

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