In einer Präsentation werden mehrere Diagramme und Tabellen aus Excel verknüpft. Das geht solange gut, bis sich der Speicherpfad oder der Dateiname der Excel-Arbeitsmappe ändert. Dann hagelt es Fehlermeldungen.
Sie können die Verknüpfungen in “Datei | Informationen” bearbeiten. Unten rechts sehen Sie unter den Dateieigenschaften einen unscheinbaren Befehl “Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten”.
Hinter diesem Befehl verbergen sich sämtliche Verknüpfungen zu dieser Präsentation: Tabellen, Diagramme, Texte, andere Präsentationen. Sie können Verknüpfungen mit diesem Dialog aktualisieren und auch die Quelle ändern. Wenn sich Dateipfade oder –namen geändert haben, klicken Sie unter (3) auf “Quelle ändern” und geben den neuen Speicherort bzw. den neuen Dateinamen an.
- Im Hauptfenster werden alle vorhandenen Verknüpfungen aufgelistet mit
- Pfad, Dateiname und eventuell Zellbereich,
- Typ: Diagramm ohne weitere Angaben zu Tabellenblatt oder Zellbereich; achten Sie auf die Angabe “Manuell” beim Aktualisieren!
- Typ “Worksheet”: Tabelle bzw. Tabellenbereich mit Angabe des Bezugs, der in der Form Z(eile)S(palte) angegeben wird. Z1S1 steht dabei für einen Beginn in A1 (erste Zeile, erste Spalte), Z3S4 ist ein Ende in D3 (dritte Zeile, vierte Spalte)
- Zusammenfassung der Angaben für die markierte Verknüpfung
- Befehle für Verknüpfungen
- Schließen: Dialog beenden
- Jetzt aktualisieren: die markierte Verknüpfung aktualisieren – muss unbedingt bei Diagrammen erfolgen!
- Quelle öffnen: auf die Originaldatei zurückgreifen
- Quelle ändern: eine andere Datei verknüpfen (weil sich z. B. der Name oder der Speicherort geändert hat)
- Verknüpfung aufheben: den jetzigen Stand des Diagramms oder der Tabelle einfrieren; es gibt später nie wieder die Möglichkeit, eine Aktualisierung der Daten zu erreichen
Wichtig ist, dass Diagramme standardmäßig nicht automatische aktualisiert werden.
Sie müssen Diagramme über diesen Dialog aktualisieren.
Es ist sinnvoll, nach dem Verknüpfen von Diagrammen, das Häkchen bei “Automatische Aktualisierung” zu setzen, damit es keine unliebsamen Überraschungen gibt.
