Bei der Weitergabe von Texten ist es oft erforderlich, vertrauliche Informationen unkenntlich zu machen. Gehaltsangaben, Gewinn, Namen, Kunden und anderes sollen nicht lesbar sein, der Rest des Textes aber schon.
Sie dürfen NIEMALS in Word mit einem schwarzen Markerstift Texte “unsichtbar” machen und dann aus dem Dokument ein PDF machen.
Dieses schwarze Band lässt sich bei einem bearbeitbaren PDF einfach verschieben und der darunterliegende Text wird sichtbar.
Auch einfache schwarze Schattierungen, gefüllte Rahmen oder andere Überdeckungen in Adobe Acrobat sind nicht sicher!
Lediglich das echte Schwärzen führt zu einem sicheren Unsichtbarmachen der Texte. Nur dort werden die darunterliegenden Texte wirklich zerstört. Textstellen schwärzen und damit dauerhaft unsichtbar machen kann man mit Adobe Acrobat Professional zumindest seit Adobe X. In den Standard-Versionen ist diese Funktion nicht enthalten.
Bevor Sie sich jetzt munter ans Schwärzen machen: Der Text ist nach dem Schwärzen weg. Fort. Verschwunden. Unwiderbringlich. Es ist also unbedingt notwendig, dass Sie für sich eine Dokumentkopie ohne Schwärzungen behalten!
Öffnen Sie das PDF und holen Sie das Werkzeug “Schwärzen” in die Symbolleiste.
- Klicken Sie auf “Werkzeuge” in der oberen Leiste.
- Rollen Sie nach unten bis zur Rubrik “Schützen und standardisieren”
- Klicken Sie auf “Schwärzen”
- Jetzt wird die Symbolleiste “Schwärzen” eingeblendet.
Hinweis: Bei mir wurde in der Suche nach Werkzeugen der Begriff „Schwärzen“ anfangs nicht gefunden. Nachdem ich ihn einmal verwendet hatte, konnte ich später auch danach suchen.
Die Vorgehensweise ist von links nach rechts durch die Symbolleiste:
- Text zum Schwärzen markieren
- Das Schwärzen anwenden
Klicken Sie auf “Zum Schwärzen markieren” (1) und wählen Sie “Text und Bilder”, wenn Sie einzelne Stellen schwärzen wollen. Es öffnet sich eine Hinweisbox:
Leider ist der Hinweis irreführend. Der dort angegebene notwendige Befehl “Schwärzungen anwenden” heißt nicht so. Ich könnte jedes Mal Wutanfälle kriegen, wenn ich so was lese. Der Befehl heißt einfach nur “Anwenden” und die Information, die die Maus liefert, lautet “Markierte Inhalte dauerhaft entfernen”.
Markieren Sie die Texte, die geschwärzt werden sollen, mit gedrückter linker Maustaste. Alle markierten Texte werden rot umrandet. Die roten Umrandungen können Sie entfernen, wenn Sie irrtümlich einen Begriff markiert haben. Klicken Sie den roten Rahmen an und erschrecken Sie nicht, wenn jetzt das Kästchen ganz schwarz wird – das ist nur eine Vorschau auf die spätere Schwärzung. Drücken Sie dann die ENTF-Taste.
Wählen Sie nach dem Markieren der Schwärzungen den Befehl “Anwenden” (2). Ein Hinweis macht darauf aufmerksam, dass die geschwärzten Stellen endgültig entfernt werden, wenn das PDF gespeichert wird. Achtung! Mit dem Schwärzen wird der Text sofort vernichtet, nicht erst beim Speichern. Man kann vor dem Speichern die schwarzen Markierungen zwar noch entfernen, aber der Text darunter ist fort und wech.
Bestätigen Sie mit OK.
Der nächste Hinweis fordert Sie auf, auch verborgene Informationen wie Dateieigenschaften (sogenannte Metadaten) zu entfernen.
Es ist sinnvoll, hier mit “Ja” zu bestätigen. In meinem Dokument hat Adobe eine Information gefunden, die entfernt werden kann: die aktivierte Vorschau. Die gefundenen verborgenen Informationen werden angeboten und können entfernt werden. Markieren Sie das Element und klicken Sie auf “Entfernen”. Sie sollten Metadaten nicht entfernen, wenn Sie digitale Unterschriften, Formularvorgänge oder Überprüfungen verwenden. Das wird alles gleich mit entfernt. Auch Dateiinformationen von Drittanbietern verschwinden im Nirwana. Dazu gehören beispielsweise Dokumentnummern aus Dokument-Management-Systemen.
Wenn Sie sich endlich durch alle Meldungen und Warnhinweise geklickt haben, wird das Schwärzen durchgeführt.
Mit Klick auf “Eigenschaften” in der Werkzeugleiste “Schwärzen” wählen Sie aus, wie die Schwärzung aussehen soll. Vorsicht, dieser Dialog ist riesig und auf einem Laptop sieht man die Schaltflächen zum Bestätigen und Abbrechen unten nicht mehr. Adobe scheint davon auszugehen, dass wir ständig und immer mit einem 24-Zoll-Monitor arbeiten. Der mit einer Bonsai-Auflösung.
Jetzt noch Speichern und wech iss wech.
Morgen geht es darum, wie ein Begriff an mehreren Stellen gleichzeitig geschwärzt werden kann.
