Sommerakademie: Dokumente vergleichen

Die drei Dokumente müssen miteinander kombiniert werden.

• Erstellen Sie ein Dokument, in dem alle Änderungen aller drei Bearbeiter mit Namen zu sehen sind. Die Kommentare müssen ebenfalls erhalten bleiben.

Antwort:

Erstellen Sie zuerst ein leeres Dokument, das als Start-Basis verwendet wird. Klicken Sie dann auf “Überprüfen | Vergleichen | Kombinieren”. Klicken Sie auf die Ordnersymbole und öffnen Sie das Dokument …-jb.docx und …-pb.docx. Welches links und welches rechts steht, ist in diesem Fall gleichgültig.

Unter den Dokumenten stehen die Klarnamen der Autoren. Änderungen, die von einem Autor bei ausgeschaltetem Änderungsmodus gemacht wurden, werden trotzdem mit seinem Namen gekennzeichnet. Klicken Sie auf OK.

Sie erhalten ein Dokument mit den Änderungen und Kommentaren beider Autoren (rot Pia Bork, blau James Bond):

Speichern Sie dieses Dokument als jb+pb.docx und schließen Sie es. Starten Sie wieder mit einem leeren Dokument und vergleichen Sie jetzt jb+pb.docx mit …-mm.docx. Auf der linken Seite habe ich meinen Namen als “kennzeichnen mit” gelöscht, da hier keine unerfassten Änderungen möglich sind. Auf der rechten Seite können alle Änderungen nur von Max Mustermann stammen, sein Name ist ganz wichtig – denn er hat ja keine Änderungen markiert!

Das Resultat ist jetzt ein Dokument mit allen drei Autoren: jb, pb und mm. Alle Kommentare sind erhalten, alle Änderungen sind zuzuordnen. Speichern Sie das Dokument als jb+pb+mm.docx.

• Drucken Sie das Dokument aus
  • in der ursprünglichen Version, bevor es überhaupt Änderungen gab – aber die Änderungen dürfen nicht abgelehnt werden!
    Antwort: Klicken Sie auf “Überprüfen | Für Markup anzeigen: Original”.

    

    Drucken Sie anschließend aus und stellen dann wieder auf “Markup: Alle”.

  • nur die Liste der Änderungen und der Kommentare – ohne das Dokument
    Antwort: Klicken Sie auf “Datei | Drucken” und klappen Sie bei “Alle Seiten drucken” die Auswahlliste auf. Ungefähr in der Mitte finden Sie “Markupliste”. Klicken Sie anschließend auf “Drucken”.
• Ist es möglich, das Dokument in seiner endgültigen Version auszudrucken – also so, als wenn alle Änderungen angenommen wurden? Welche Probleme ergeben sich beim Annehmen der Änderungen?
  Antwort:

Das ist leider nicht so ganz einfach. Die Einstellung “Überprüfen | Markup: keine” hat ein unschönes Ergebnis

.

Einfache Kombinationen aus gelöscht-hinzugefügt wie in der Überschrift werden lesbar übergeben: “Kopieren vor” wurde gelöscht und fehlt, “kopieren und einfügen” wurde hinzugefügt und steht dort, “Änderungsmodus” wurde durch “Nachverfolgungsmodus” ersetzt. Aber zwei gleiche Hinzufügungen wie in der ersten Zeile des Absatzes resultieren in einem Wortungetüm “ÄnderungsmodusNachverfolgungsmodus”. So geht es also nicht.
Auch das Annehmen aller Änderungen hätte das gleiche Ergebnis. Das Problem sind Ergänzungen an der gleichen Stelle. Irgendjemand muss entscheiden, welche der beiden Änderungen übernommen werden soll: Änderungsmodus oder Nachverfolgungsmodus.

• Nehmen Sie nur die Änderungen von James Bond an – die Änderungen von Max und Pia sollen erhalten bleiben.
  Antwort: Klicken Sie im Dokument jb+pb+mm.docx auf “Überprüfen | Markup anzeigen | Bestimmte Personen” und nehmen Sie das Häkchen bei “Alle Bearbeiter” heraus. Klappen Sie die gleiche Liste nochmal auf und setzen das Häkchen bei “James Bond”. Jetzt sind nur die Änderungen von James Bond sichtbar. Wählen Sie anschließend “Überprüfen | Annehmen: Alle angezeigten Änderungen annehmen”. Löschen Sie mit “Überprüfen | Kommentare | Löschen: Alle angezeigten Kommentare löschen” auch die Kommentare von jb.
  Klappen Sie die Liste der Autoren wieder auf und wählen Sie “Alle Bearbeiter”.