Word–WENN für Seitenzahlen

Ich habe in den letzten Tagen zu WENN in Excel geschrieben (09. bis 14. November 2016 und 17 bis 21. November 2016). Heute geht es um WENN in Word. Anforderung war, in der Fußzeile der Seite 1 bis 3 keine Seitennummer zu zeigen. Erst ab Seite 4 sollte die Seitennummer beginnen. Normalerweise löst man das mit Abschnitten, das war aber hier unerwünscht.

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Es gibt weder eine erste Fuß- oder Kopfzeile noch zwei Abschnitte. Wie kann man es trotzdem lösen?

In der Fußzeile steht ein Feld: eine WENN-Formel. In Word sind alle Feldnamen Englisch, wir haben also ein IF-Feld.

Prinzipiell muss die Formel heißen: WENN Seitenzahl < 4, DANN schreibe nichts, SONST schreibe die Seitenzahl.

Sowohl WENN als auch Seitenzahl sind Felder und werden mit “Einfügen | Schnellbausteine | Feld” aufgerufen. Bevor wir anfangen:

  • Feldname für “WENN”: IF
  • Feldname für “Seitenzahl”: PAGE
  • Felder aktualisieren: F9 im Feld drücken
  • Felder anzeigen und zurück zum Ergebnis: ALT+F9 drücken
  • Leeres Feld einfügen: STRG+F9 drücken

Variante 1: Feld mit dem Befehl einfügen

Drücken Sie im Dokument einmal ALT+F9, damit ab jetzt die Feldfunktionen angezeigt werden. Stellen Sie sich mit dem Cursor in die Fußzeile (egal, auf welcher Seite). Wählen Sie “Einfügen | Schnellbaustein | Feld: IF”. Bestätigen Sie mit OK.

Sie sehen jetzt in geschweiften Klammern die IF-Funktion. Stellen Sie den Cursor hinter IF und vor *

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Rufen Sie erneut “Einfügen | Schnellbaustein” auf und fügen Sie in die bestehende Feldfunktion “Page” ein. Damit es übersichtlich bleibt, löschen Sie * MERGEFORMAT – sonst können wir bald nichts mehr sehen und das Beibehalten der Formate brauchen wir hier nicht.

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Klicken Sie hinter {PAGE}, tippen Sie einen Leerschritt und dann <4. Gefolgt von einem weiteren Leerschritt. Danach zwei Anführungszeichen für “tue nichts” – das ist genauso wie in Excel. Aber Word trennt Bedingung-Dann-Sonst NICHT durch Semikola oder andere Zeichen. Hier sind nur Leerschritte notwendig.

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Hinter die zwei Anführungszeichen folgt wieder ein Leerschritt. Danach fügen Sie das Feld “Page” noch einmal ein.

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Drücken Sie im Feld einmal F9 zum Aktualisieren, dann ALT+F9, um die Feldfunktion wieder durch das Ergebnis zu ersetzen.

Variante 2: Feld von Hand einfügen

Das Einfügen über den Befehl “Schnellbausteine | Feld” ist ziemlich mühsam. Es geht auch so:

  • Cursor steht in der Fußzeile, drücken Sie STRG+F9. Sie erhalten ein leeres Klammerpaar in grauer Schattierung – ein leeres Feld.
  • Tippen Sie IF plus Leerschritt
  • Drücken Sie erneut STRG+F9.
  • Tippen Sie in diesem zweiten leeren Feld PAGE
  • Klicken Sie hinter die schließende Klammer von {PAGE} und tippen Sie Leerschritt, dann < 4
  • Gefolgt von zwei Anführungszeichen
  • Erneut STRG+F9 drücken und PAGE schreiben

Am 25.11.2016 gibt es den zweiten Teil zu “WENN in Word”: das Druckdatum.

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