Office – Sicherungen

Kurz vor den Feiertagen und zum Jahresende sollte man über Sicherungen nachdenken. Und das ist eine Sache, die Sie niemals vernachlässigen dürfen! Egal, wohin Sie sichern, sichern Sie Ihre Daten, Ihre Fotos.

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Geeignet sind externe Festplatten, USB-Sticks mit genügend Platz, Clouddienste. Es kann auch eine DVD sein, auf die Sie die Daten brennen. Vertrauen Sie nicht auf einen einzigen USB-Stick oder eine einzige Festplatte. Die können kaputt gehen und dann gucken Sie auch wieder in die Röhre.

Sie sollten sich eine Routine angewöhnen und Ihre Daten regelmäßig sichern. Ich bevorzuge einen Monatsrhythmus und speichere meine Daten auf zwei verschiedene externe Festplatten. Festplatte 1 nehme ich im Januar, März, Mai … also jeden zweiten Monat. Festplatte 2 nehme ich dann im Februar, April und so fort.

Es gibt Backup-Programme, die die Daten nicht im Klartext speichern, sondern in Backup-Dateien. Das ist für den täglichen Gebrauch eher umständlich. Aus einem Backup muss man die Dateien erst wieder herstellen, man kann nicht direkt darauf zugreifen. Ich verwende deswegen für mich keine Backup-Software, sondern sichere die Dateien direkt, so dass ich unmittelbar mit den Dateien wieder arbeiten kann.

Sie können die Dateien jeden Monat überschreiben, wenn Ihnen die älteren Versionen der Dateien nicht wichtig sind. Wenn Sie nicht mit Speicherplatz geizen müssen, können Sie pro Monat einen Ordner anlegen  und alle Daten neu speichern. Dann haben Sie zum Schluss einen Ordner für Januar, einen für Februar und so fort. Sie können dann jederzeit auf die Daten vom Vormonat zurückgreifen. Wenn Sie die Daten immer überschreiben, kann es passieren, dass eine Datei vom Vormonat noch funktioniert hat und Sie sie dummerweise mit einer defekten  von diesem Monat überschreiben. Beim Zwei-Platten-Sichern haben Sie dann immer noch die vom Vor- oder Vor-Vormonat.

Gesichert werden bei mir monatlich:

  • Alle Fotos
  • Mein gesamter Schriftverkehr mit allen Word-/Excel-/PowerPoint-Dateien
  • Meine Citavi-Datenbanken, in die ich alle Bücher eintrage
  • Alle Vorlagen für die Office-Programme
  • Aus Outlook alle Kontakte und Termine

Die Kontakte und Termine aus Outlook können Sie in eine eigene Datei exportieren. Gehen Sie in den Kalender bzw. in die Kontakte, wählen Sie “Datei | Öffnen und exportieren | Importieren/Exportieren | In Datei exportieren: Outlook-Datendatei”.

Jährlich wird dann bei mir eine Monatssicherung als “Ende 2016” aufgehoben. Im folgenden Jahr fange ich wieder von vorne an, dabei überschreibe ich die alten Daten vom letzten Jahr. Da ich darauf angewiesen bin, auf meine Daten auch nach längerer Zeit noch zugreifen zu können, wandert jeweils am Ende des Jahres eine der externen Festplatten 700 km nach Norden zu meinen Eltern. Wenn es bei mir mal brennt, gibt es daheim noch die Festplatte.

Die Cloud ist sinnvoll, wenn Sie nicht gerade Terabytes speichern müssen. Für mich ist die Cloud nach wie vor nur ein Zusatzspeicher. Die Sicherungen sind bei meinen Datenmengen zu langsam, der Zugriff zu umständlich, das Synchronisieren zu unzuverlässig, die Abhängigkeit von Cloudanbietern ist ein Problem. Clouddienste kommen und gehen und der Markt hat sich noch nicht konsolidiert.

Es gibt Programme, die das Sichern etwas komfortabler machen. Ich setze seit vielen Jahren Second-Copy ein, mit dem man zeitgesteuert Sicherungen automatisch durchführen kann. Sie können mehrere Profile anlegen, wichtige Dateien jeden Tag, andere jeden Monat sichern. Es gibt aber viele andere Programme, die das leisten können.

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