Word – Zentral- und Filialdokumente (1 von 2)

Große Dokumente, die zu unhandlich sind, lassen sich mit dem Hilfsmittel der Zentral- und Filialdokumente in mehrere Dateien aufteilen. Prinzipiell geht das so:

• Es gibt ein Masterdokument, in das die Einzeldokumente nur verknüpft sind
• Alle Änderungen werden in den Einzeldokumenten gemacht
• Das Masterdokument ist ausschließlich für den Ausdruck zuständig – mit allem, was dazugehört: Inhaltsverzeichnis, Kopfzeilen etc.

 

Böse Zungen behaupten, dass es nur zwei Sorten von Zentraldokumenten gibt: solche, die defekt sind und solche, die es bald sein werden. Es gibt immer wieder Berichte von zerstörten Dokumenten und von Zentraldokumenten, die die Verbindung zu den Teilen verloren haben. Einen hundertprozentig sicheren Weg gibt es nicht. Aber es gibt auch viele Anwender, die erfolgreich mit Zentraldokumenten arbeiten.

Bevor wir also loslegen, bedenken Sie bitte dieses:

1. Sie benötigen eine Vorlage, auf der das Zentraldokument und die Filialdokumente aufbauen.
2. Nummerierungen und andere wichtige Formate werden nicht mehr geändert, nachdem die Dokumente entstanden sind.
3. Änderungen am Text werden nur in den Filialdokumenten vorgenommen.
4. Das Masterdokument ist tabu. Es ist nur zum Zusammenstellen und Ausdrucken gedacht.
5. Die Filialdokumente und das Zentraldokument dürfen nicht umbenannt werden. Sie dürfen auch den Ordnernamen nicht ändern und weder den Ordner noch die Dokumente verschieben.
6. Je weniger an den Dokumenten rumgefummelt wird, desto besser.
7. Hin- und Hergeturne zwischen verschiedenen Word-Versionen ist komplett verboten, geschweige denn ein Hin und Her zwischen Windows und Mac!
8. Speichern Sie Kopien der Filial- und des Zentraldokumentes so oft wie möglich.

Ich werde in zwei Teilen zeigen, wie man prinzipiell mit den Zentral- und Filialdokumenten arbeitet. Heute erstellen wir ein Zentraldokument mit vier Filialdokumenten. Morgen geht es dann um Änderungen und das Anzeigen im Zentraldokument.

 

Bereiten Sie zuerst einen Ordner im Windows-Explorer vor. Darin werden das Zentral- und die Filialdokumente gespeichert. Erstellen Sie eine Dokumentvorlage mit allen Einstellungen für Überschriften, Nummerierungen, Kopf- und Fußzeilen und allen Formaten, die Sie benötigen. Fertig? Dann geht es los!

Klicken Sie auf “Datei | Neu” und suchen Sie nach der Dokumentvorlage, die Sie gerade angelegt haben. Erstellen Sie auf dieser Basis das Zentraldokument. Speichern Sie es in den Ordner, den Sie gerade angelegt haben. Machen Sie beim Namen unbedingt kenntlich, dass dieses Dokument das Zentraldokument ist.

Erstellen Sie ein paar Überschriften der ersten Ebene (Formatvorlage Überschrift 1) und eventuell auch einige mit Überschrift 2.

 

• Klicken Sie auf “Ansicht” und wählen Sie die Ansicht “Gliederung”
• Im Menüband “Gliederung” klicken Sie auf “Dokument anzeigen”, um die Befehle für die Filialdokumente anzuzeigen

Erst jetzt haben Sie die Befehle, die notwendig sind.

Markieren Sie alle Überschriften in Ihrem  Zentraldokument; Sie können einfach STRG+A drücken. Klicken Sie dann auf “Erstellen”. Jetzt wird das Zentraldokument in Abschnitte aufgeteilt.

 

Speichern  und schließen Sie das Zentraldokument. Wechseln Sie zum Windows-Explorer und öffnen Sie Ihren Ordner. Darin befinden sich jetzt Dateien mit den Namen der Überschriften. Das sind die Filialdokumente. Öffnen  Sie eines Filialdokumente und schreiben Sie Text dazu. Speichern  und schließen Sie das Filialdokument. Öffnen Sie das Zentraldokument – Sie sehen sofort die Änderungen, die Sie am Filialdokument gemacht haben.

Klicken Sie im Zentraldokument auf “Ansicht | Gliederung” und dann auf “Filialdokumente reduzieren”. Jetzt werden statt der Texte die Links auf die Dokumente angezeigt. Mit “Filialdokumente erweitern” sehen Sie wieder den Text. Geöffnet werden Zentraldokumente immer in der Ansicht “Seitenlayout” mit erweiterten Filialdokumenten. Speichern und schließen Sie das Zentraldokument wieder.

Morgen geht es weiter mit einigen Optionen.