Word – Zentral- und Filialdokumente (2 von 2)

Gestern habe ich gezeigt, dass man aus den Überschriften im Zentraldokument die Filialdokumente erzeugt. Sie können auch bereits bestehende Dokumente in das Zentraldokument einfügen. Erstellen Sie auf der Basis der gleichen Vorlage, auf der das Zentraldokument entstanden ist, ein Dokument und speichern Sie es. Schließen Sie das Dokument. Öffnen Sie das Zentraldokument und klicken Sie auf “Ansicht | Gliederung”. Im Menüband “Gliederung” klicken Sie auf “Dokument anzeigen” und dann auf “Einfügen”. Speichern Sie das Zentraldokument.

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Wichtig ist, dass Sie das Filialdokument unbedingt mit der gleichen Dokumentvorlage erstellen, mit der auch das Zentraldokument erstellt ist!

Denken Sie daran, dass Sie Änderungen ausschließlich im Filialdokument machen, lassen Sie sich nie verleiten, Texte im Zentraldokument zu ändern.

 

 

 

Mit der Schaltfläche “Filialdokument reduzieren” schalten Sie um auf die Ansicht mit Hyperlinks zu den Dokumenten; mit “Filialdokumente erweitern” sehen Sie die Texte.

Werden Texte zu lang für ein Filialdokument, können Sie sie aufteilen. Stellen Sie den Cursor an die Stelle, ab der das Dokument aufgeteilt wird und wählen Sie “Teilen”. Nach dem Speichern des Zentraldokumentes wird ein neues Dokument in dem Ordner erstellt, in dem  das Zentraldokument gespeichert ist. Den Dateinamen können Sie auf diesem Wege nicht bestimmen, es wird der Beginn des Textes verwendet. Sie können den Namen auch später nicht ändern.  Empfehlenswert ist es, eine Teilung immer mit einer Überschrift zu beginnen!

Sie können auch mehrere Zentraldokumente wieder zu einem vereinen. Markieren Sie die Passagen im Zentraldokument und wählen Sie “Zusammenführen”. Wichtig ist dabei, dass Sie alles markieren bis zum Abschnittswechsel.

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Die Schaltfläche “Dokument sperren” ist wichtig, wenn Sie verhindern wollen, dass Änderungen aus dem Zentraldokument in die Filialdokumente weitergegeben werden. Sollen zu irgendeinem Zeitpunkt alle Inhalte der Filialdokumente in das Zentraldokument kopiert werden, wählen Sie “Verknüpfung aufheben”. Dieser Vorgang ist irreversibel.

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Ein Gedanke zu „Word – Zentral- und Filialdokumente (2 von 2)

  1. Guten Tag
    Dem Verfasser ein Kompliment: alles klipp und klar.
    Eine Frage bleibt mir: Wir erstellen Betriebsanleitungen für Maschinen industrieller Anwendung. Diese Betriebsanleitungen werden in diverse Sprachen übersetzt. Können diese Zentraldokumente individuel abgespeichert, das heisst für eine bestimmte Maschine „eingefroren“ werden, OHNE dass sich der Inhalt wieder verändert?
    Können diese Dokumente dann auch an ein Übersetzungsbüro, welches ein eigenes Netzwerk eigene Rechner mit eben auch anderen Word-Versionen hat, geschickt werden? Diese Dokumente werden dann übersetzt und maschinen-spezifisch abgelegt (also nur für diese individuelle Maschine)?
    Ich hoffe mein Anliegen ist gut formuliert.
    Grüsse
    Stefan Anderhub

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