iManage (Worksite)–Versionen aus Word vergleichen

Viele meiner Kunden setzen das Dokument-Managementsystem iManage (vormals Worksite) ein. Ich habe sehr viel damit zu tun und werde von Zeit zu Zeit einen Artikel dazu einstreuen. Keine Sorge, das gewohnte Spektrum der Office-Tipps bleibt erhalten. Ich werde lediglich hin und wieder Artikel zu Adobe Acrobat DC sowie zu iManage einstreuen.

In iManage können Dokumente versioniert werden. Es existiert dann beispielsweise ein Vertrag mit der gleichen Dokumenten-ID in 10 Versionen. Die Versionen haben eine gemeinsame Historie und werden innerhalb des Dokument-Managementsystems strikt beieinander gehalten. Innerhalb einer Akte sehe ich so nur ein einziges Dokument, beim Öffnen wird die standardmäßig die neueste Version verwendet – aber auf ältere Versionen kann ich jederzeit zugreifen und ich kann sie miteinander vergleichen (falls es Worddokumente sind).

Das Vergleichen zweier Versionen aus Word heraus macht den Anwendern aber meistens Probleme, weil ältere Versionen scheinbar gar nicht abzurufen sind. Die meisten Anwender greifen jetzt zu Tricks wie dem lokalen Abspeichern der Versionen, das Zusenden via Mail und andere fantasievollen Aktionen. Es geht aber ganz einfach.

Da die iManage/Worksite-Versionen etwas unterschiedlich aussehen und jeder Kunde ein anderes Customizing hat, verzichte auf Screenshots und beschreibe das Vorgehen möglichst allgemein.

Ziel ist der Vergleich der neuesten Version mit einer älteren.

• Öffnen Sie in Word die neueste Version des Dokumentes.
• Klicken Sie auf “Überprüfen” und dort auf “Compare und Merge” aus der Gruppe “iManage” bzw. “Worksite”.
• Es öffnet sich der “Datei-Öffnen-Dialog” von iManage. Suchen Sie die Akte, den Ordner und die Datei. Die Datei wird mit einem roten Häkchen als “in use” gekennzeichnet – das ist korrekt, da Sie ja die neueste Version geöffnet haben.
• Klicken Sie die Datei mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl “Versions” – es kann sein, dass “Versions” als Unterpunkt z. B. zu “Document-Info” verborgen ist.
• Die Ansicht wechselt und zeigt jetzt nur noch die Versionen des Dokumentes.
• Markieren Sie die Version, mit der Sie vergleichen wollen. Sie werden jetzt möglicherweise den Hinweis erhalten, dass Sie dabei sind, nicht die  neueste Version zu öffnen. Auch das ist korrekt, wir wollen die ältere Version zum Vergleich haben.
• Klicken Sie auf den Auswahlpfeil neben der Schaltfläche “Merge” und wählen Sie “Merge into a new document”. Damit entsteht ein neues Vergleichsdokument. Sie können auch “Merge into current document” wählen, wenn der Vergleich im aktuellen Dokument vorgenommen werden soll.

Jetzt startet der Vergleich wie ein normaler Dokumenten-Vergleich von Word. Es werden die beiden Ursprungsdokumente angezeigt und in der Mitte das Vergleichsdokument. Es entspricht einem Dokument im Änderungsmodus. Sie können das Dokument anschließend speichern.