Ein Diagramm aus Excel wird nach PowerPoint (beides 2016) kopiert – was passiert da standardmäßig?
In der Excel-Arbeitsmappe befinden sich drei Tabellenblätter: Quartal 1, Geheim, Noch geheimer. Auf dem Tabellenblatt “Quartal 1” gibt es eine Tabelle und ein Diagramm.
Das Diagramm wird markiert, kopiert und auf eine PowerPoint-Folie eingefügt. Verwenden Sie ein Folienlayout mit einem Platzhalter für Text und anderen Inhalt – z. B. “Titel und Inhalt”.
Markieren Sie das Platzhalterfeld für den Inhalt (das ist das große Platzhalterfeld) durch einen Klick auf den Rand um den Platzhalter.
Nicht IN das Platzhalterfeld klicken!
Fügen Sie dann das Diagramm mit STRG+V ein.
So bekommt das Diagramm die gleiche Größe, wie die Textplatzhalter auf allen übrigen Folien.
Nachdem das Diagramm eingefügt ist, klicken Sie unten rechts auf das Symbol für die Einfügeoptionen. Standardmäßig verwendet PowerPoint die Option “Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen” – das ist das mittlere Symbol.
Ändern sich die Daten in Excel, ändert sich das Diagramm in PowerPoint mit. Klicken Sie in PowerPoint auf “Diagrammtools | Entwurf | Daten bearbeiten | Daten bearbeiten” oder “Daten in Excel bearbeiten”. Damit wird die Excel-Datei geöffnet und die Daten werden in der Original-Datei bearbeitet.
Wenn die Präsentation Ihren PC verlässt und die Excel-Datei nicht ebenfalls kopiert wird, stehen die Daten der Excel-Arbeitsmappe natürlich nicht mehr zur Verfügung. Die Folie wird allerdings nach wie vor gezeigt, das Diagramm verschwindet nicht! Aber ein Klick auf “Daten bearbeiten” liefert eine Fehlermeldung: “Die verknüpfte Datei ist nicht verfügbar”.
Sie können die Verknüpfung aufheben, wenn Sie in PowerPoint auf “Datei | Informationen | Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten”.
Im folgenden Dialog markieren Sie die Verknüpfung zur Datei und klicken Sie auf “Verknüpfung aufheben”. Allerdings können Sie dann die Zahlen in PowerPoint nicht mehr nachbearbeiten! Alle Befehle in “Tabellentools | Entwurf | Daten” sind ausgegraut.
Sie können später die Verknüpfung zur Excel-Arbeitsmappe wiederherstellen. Klicken Sie erneut auf “Datei | Informationen | Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten”, markieren Sie die Zeile, die mit “Null” beginnt und klicken Sie dann auf “Quelle ändern”. Suchen Sie die Arbeitsmappe und bestätigen Sie die Verbindung wieder.
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