Word–Serienbrief mit Filter

Die Adressen werden in einer Excel-Tabelle gepflegt, der Brief mit Word geschrieben – aber nicht an alle, sondern nur an die Kontakte aus Dorsten. Wo setzt man den Filter? In Word oder in Excel?

Der Filter muss in Word gesetzt werden. Filtern Sie in Excel, werden dennoch alle Adressen an Word übergeben. Word “sieht” die Filterung aus Excel nicht.

So gehen Sie vor:

  • Excel-Arbeitsmappe speichern und schließen
  • In Word den vorbereiteten Brief öffnen und den Seriendruck starten mit “Sendungen | Seriendruck starten | Briefe”
  • Die Empfängerliste wählen mit “Sendungen | Empfänger auswählen | Vorhandene Liste verwenden”
  • Arbeitsmappe suchen, öffnen und die richtige Tabelle markieren (wenn Sie mehrere Tabellenblätter in der Arbeitsmappe haben)
  • Den Filter setzen mit “Sendungen | Empfängerliste bearbeiten”
  • Klicken Sie auf den Filterpfeil in der Spalte “Ort” (oder in der Spalte, nach der Sie filtern möchten)
  • Markieren Sie den Eintrag, der gefiltert werden soll – bei mir nur der Ort “Dorsten”

15.07.2018_0000

Bestätigen Sie alles mit OK. Im Serienbrief müssen Sie noch die Seriendruckfelder an die richtigen Stellen setzen, falls das noch nicht geschehen ist. Klicken Sie auf “Sendungen | Fertigstellen und zusammenführen | Einzelne Dokumente bearbeiten”, um alle Dokumente am Bildschirm zu sehen. Sie werden gefragt, ob Sie alle Datensätze verwenden wollen – bestätigen Sie mit “Alle”.

Um später zu sehen, welchen Filter Sie gesetzt haben, klicken Sie auf “Sendungen | Empfängerliste bearbeiten | Filtern …”. Es öffnet sich ein Dialog, der zeigt, in welchem Feld was gefiltert wurde.

15.07.2018_0001

Bei mehr sehen Sie, dass das Feld “Ort” auf den Vergleich “gleich” und den Ortsnamen “Dorsten” gefiltert wurde. Hier können Sie auch einstellen “Enthält” oder “Enthält nicht”.

Werbeanzeigen

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s