Gestern habe ich gezeigt, wie ein Index Wort für Wort aufgebaut wird. Bei langen Dokumenten mit vielen Stichworten ist das unpraktisch und langwierig. Einfacher ist es, im Laufe der Dokumenterstellung separat eine Stichwortdatei zu erstellen, anhand derer Word automatisch die Worte im Text markieren kann. So eine Datei heißt “Konkordanzdatei”.
Erstellen Sie eine zweispaltige Tabelle in Word.- In die linke Spalte schreiben Sie den Begriff so, wie er im Text vorkommt.
- In die rechte Spalte kommt der Ausdruck so, wie er im Index erscheinen soll. Wenn der Begriff genauso verwendet wird, wie er im Text vorkommt, lassen Sie die rechte Spalte leer.
- Speichern Sie die Datei und schließen Sie sie.
Öffnen Sie die Datei, in der die Stichworte markiert werden sollen. Klicken Sie auf „Referenzen (bzw. Verweise) | Index | Index einfügen“ und dort auf die Schaltfläche „AutoMarkierung“.
Suchen Sie die Konkordanzdatei und bestätigen Sie mit „Öffnen“. Bei eingeschalteten Formatierungszeichen sehen Sie die XE-Felder sofort im Dokument.
Jetzt muss noch der eigentliche Index am Ende des Dokuments erstellt werden. Stellen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Index eingefügt werden soll, und wählen Sie „Referenzen (bzw. Verweise) | Index | Index einfügen“ und bestätigen Sie mit OK.
Es werden alle Vorkommen n der angegebenen Worte im Dokument als Stichwort gekennzeichnet. Die Möglichkeit, nur eine Stelle zu markieren, gibt es nicht. Sie können aber von Hand das Dokument durchgehen und überflüssige XE-Felder löschen.
Untereinträge werden in der rechten Spalte mit Doppelpunkt eingetragen.
Die beiden Einträge erzeugen einen Index für „Palme“ mit den Untereinträgen „Pandan-Palme“ und „Schraubenpalme“.
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