Word–Schnellbausteine (1-3)

Wiederkehrende Texte, Tabellen, Kopfzeilen oder Bilder lassen sich prima als Schnellbausteine anlegen. Dann können Sie sehr schnell diese Elemente in jedem beliebigen Text verwenden. Natürlich kann ein eingefügter Schnellbaustein geändert und angepasst werden, er kann mehrfach auch eingefügt werden.

Heute zeige ich, wie und wo die Bausteine gespeichert werden. Morgen geht es darum, sie aufzurufen und zu verwenden. Übermorgen lernen Sie, die Bausteine zu ändern.

Bevor es losgeht mit dem Anlegen von Bausteinen muss zuerst eine Frage geklärt werden: wo soll der Baustein gespeichert werden? Als Speicherplatz bietet sich jede Dokumentvorlage an (Dateiendung DOTX oder DOTM). In Dokumenten (Endung DOCX/DOCM) können keine Bausteine gespeichert werden.

Variante a: Bausteine sollen in jedem Worddokument zur Verfügung stehen

  • Building Blocks.dotx
    Sie ist immer vorhanden, wird bei der Installation von Word angelegt und liegt im Verzeichnis
    C:\Users\<name>\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1031\16
    1031 ist die Office-Sprache (bei mir Deutsch)
    16 ist die Office-Version (bei mir Word 2016)
  • beliebige DOTX/DOTM im gleichen Verzeichnis wie die Building Blocks.dotx
  • beliebige DOTX/DOTM im Word-Startup-Verzeichnis

Variante b: Bausteine werden nur bei einer bestimmten Vorlage gebraucht

Speichern Sie die Bausteine in dieser Vorlage. Nur wenn die Vorlage verwendet wird, stehen die Bausteine zur Verfügung. Wie das geht, erkläre ich noch.

Wenn Sie in die Building Blocks.dotx speichern wollen, öffnen Sie ein beliebiges Dokument. Wenn Sie in eine bestimmte Vorlage speichern wollen, öffnen Sie entweder die Vorlage oder wählen mit “Datei | Neu” diese Vorlage als Basis für ein neues Dokument.

Schreiben Sie den Text oder erstellen Sie die Tabelle oder die Kopfzeile oder was auch immer. Formatieren Sie den Baustein exakt so, wie Sie ihn später brauchen.

23.09.2018_0000

  • Name
    Unter diesem Namen können Sie den Baustein im Organizer finde. Außerdem kann er mit „Name“ + F3 aufgerufen werden.
  • Katalog
    ”Schnellbaustein” ist der allgemeine Katalog. Wenn Sie den Baustein über „Einfügen | Tabelle | Schnelltabelle“ aufrufen möchten, dann verwenden Sie den Katalog „Schnelltabelle“.
    Andere Spezialkataloge sind Kopfzeilen, Fußzeilen, Inhaltsverzeichnisse etc. Dafür gibt es jeweils eigene Symbole bzw. Befehle, um nur diese Bausteine aufzurufen.
  • Kategorie
    Sortierkriterium im Organizer der Schnellbausteine; ich habe hier die Standardkategorie “Allgemein” belassen.
    Das ist ausreichend, wenn Sie nicht allzu viele Bausteine haben.
  • Beschreibung
    Wird im Organizer angezeigt
  • Speichern in
    Building Blocks.dotx: benutzerdefinierter Speicherort für alle Bausteine; stehen immer zur Verfügung
    Normal.dotm: ebenfalls benutzerdefiniert; stehen immer zur Verfügung. Da die Normal.dotm immer wieder mal zerstört wird, sollten Sie dort lieber nicht speichern. Ich rate von der Normal.dotm ab!
    Andere DOTX/DOTM: werden nur angezeigt, wenn geöffnet.
  • Optionen
    Nur Inhalt einfügen – ohne Absatzschaltung und Seitenwechsel
    Im eigenen Absatz einfügen – es wird automatisch eine Absatzschaltung angehängt
    Auf eigener Seite einfügen – es wird automatisch danach ein Seitenwechsel erzeugt

Bestätigen Sie die Angaben mit OK. Alle Eintragungen können später noch verändert und angepasst werden.

exclaimation_mark_bounce_500_clr_998Achtung!

Die Bausteine sind jetzt noch nicht gespeichert. Sie sind angelegt und können momentan verwendet werden. Erst beim Beenden von Word werden Sie gefragt, ob Sie die Bausteine speichern wollen. Klicken Sie auf “Speichern”, sonst sind die Bausteine fort und wech.

 

23.09.2018_0001“Sie haben Formatvorlagen, Bausteine (z. B. Deckblätter oder Kopfzeilen) oder anderen in ‘Building Blocks.dotx’ gespeicherten Inhalt geändert. Möchten Sie die Änderungen in ‘Building Blocks.dotx’ speichern?”

Ja, Sie möchten. Ohne diese Speicherung werden die Bausteine nicht abgelegt.

Morgen geht es weiter mit dem Aufrufen und Verwenden von Bausteinen.

3 Gedanken zu „Word–Schnellbausteine (1-3)

  1. Liebe Frau Bork,

    ich habe erneut eine Frage, diesmal zu den Schnellbausteinen. Mir ist nicht ganz klar, was bei selbst erstellten Schnellbausteinen von Word (mit)gespeichert wird, insbesondere geht es um die Formatvorlagen. Ich habe aber folgende Vermutung aufgrund verschiedener Versuche:

    Text (auch ein aus mehreren Absätzen bestehender Text) wird mitsamt der Formatvorlagen, mit denen die jeweiligen Absätze verbunden sind, gespeichert. Das führt zu folgenden Ergebnissen:

    Wird in einem Dokument, in dem diese Formatvorlagen ursprünglich nicht vorhanden sind, der Schnellbaustein eingefügt, geschieht folgendes:

    – Mit dem Schnellbaustein verbundene Formatvorlagen werden dem Dokument hinzugefügt.

    – Wird in dem Schnellbaustein eine Liste (mit Listenformatvorlage, deren Ebenen einzelnen Formatvorlagen (z.B. Überschriften) zugeordnet sind) verwendet, werden ALLE Formatvorlagen, die mit der Liste verknüpft sind, dem Dokument hinzugefügt, unabhängig davon, ob alle Formatvorlagen im Schnellbaustein verwendet werden. Beispiel: in dem Schnellbaustein sind u.a. zwei Absätze mit den FV „Überschrift 1“ und „Überschrift 2“ verbunden, die mit den Ebenen 1 & 2 einer Liste verbunden sind. Wird der Schnellbaustein eingefügt, werden auch die mit der Liste verbundenen sonstigen FV „Überschrift 3“, „Überschrift 4“ usw. dem Dokument hinzugefügt, unabhängig davon, ob der Schnellbaustein solche Überschriften enthält.

    – In dem Dokument bereits vorhandene Formatvorlagen werden bei Verwendung des Schnellbausteins überschrieben, aber nur dann, wenn die Formatvorlage im Dokument nicht bereits vorher angepasst worden ist. Habe ich also „Überschrift 1“ bereits zuvor meinen Vorstellungen angepasst, bleibt es dabei. Ist es hingegen noch die „Original-Word-Überschrift-1“ wird sie an die Formatierungen aus dem Schnellbaustein angepasst.

    – Letzteres gilt hingegen nicht für die FV „Standard“. Diese bleibt so, wie sie ist. Anpassungen, die mit dem Schnellbaustein gespeichert wurde, werden nicht in die FV übernommen.

    Deckt sich das mit Ihren Erfahrungen? Oder sind das eher zufällige Ergebnisse?

    Mit besten Grüßen
    Marc

    Liken

    1. Hallo Marc,
      soweit kann ich das bestätigen. Einiges davon ist genauso, als wenn man formatierten Text einfügt – beispielsweise das Überschreiben von Formatvorlagen, soweit sie noch nicht angepasst waren.
      Ergänzend habe ich noch das Umsortieren von Formatvorlagen. Beim Erstellen eines Schnellbausteines wird die Sortierreihenfolge der Formatvorlagen mit gespeichert, beim späteren Einfügen wird das dann leider dem Dokument übergebraten. Wir haben damit viel Ärger, weil oft Schnellbausteine relativ früh im Entstehungsprozess der Vorlagen erstellt werden. Im Laufe der Zeit wird die Reihenfolge der Formatvorlagen den Wünschen der User angepasst und die alten Schnellbausteine machen die Arbeit wieder zunichte.

      Mit vielen Grüßen
      Pia Bork

      Liken

      1. Liebe Frau Bork,

        vielen Dank (urlaubsbedingt etwas verspätet) für die umfangreiche Klarstellung und den Hinweis auf die Reihenfolge Schnellbaustein FV.

        Beste Grüße aus Hamburg, bleiben Sie gesund!
        Marc

        Liken

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