Word–Schnellbausteine (1-3)

Wiederkehrende Texte, Tabellen, Kopfzeilen oder Bilder lassen sich prima als Schnellbausteine anlegen. Dann können Sie sehr schnell diese Elemente in jedem beliebigen Text verwenden. Natürlich kann ein eingefügter Schnellbaustein geändert und angepasst werden, er kann mehrfach auch eingefügt werden.

Heute zeige ich, wie und wo die Bausteine gespeichert werden. Morgen geht es darum, sie aufzurufen und zu verwenden. Übermorgen lernen Sie, die Bausteine zu ändern.

Bevor es losgeht mit dem Anlegen von Bausteinen muss zuerst eine Frage geklärt werden: wo soll der Baustein gespeichert werden? Als Speicherplatz bietet sich jede Dokumentvorlage an (Dateiendung DOTX oder DOTM). In Dokumenten (Endung DOCX/DOCM) können keine Bausteine gespeichert werden.

Variante a: Bausteine sollen in jedem Worddokument zur Verfügung stehen

  • Building Blocks.dotx
    Sie ist immer vorhanden, wird bei der Installation von Word angelegt und liegt im Verzeichnis
    C:\Users\<name>\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1031\16
    1031 ist die Office-Sprache (bei mir Deutsch)
    16 ist die Office-Version (bei mir Word 2016)
  • beliebige DOTX/DOTM im gleichen Verzeichnis wie die Building Blocks.dotx
  • beliebige DOTX/DOTM im Word-Startup-Verzeichnis

Variante b: Bausteine werden nur bei einer bestimmten Vorlage gebraucht

Speichern Sie die Bausteine in dieser Vorlage. Nur wenn die Vorlage verwendet wird, stehen die Bausteine zur Verfügung. Wie das geht, erkläre ich noch.

Wenn Sie in die Building Blocks.dotx speichern wollen, öffnen Sie ein beliebiges Dokument. Wenn Sie in eine bestimmte Vorlage speichern wollen, öffnen Sie entweder die Vorlage oder wählen mit “Datei | Neu” diese Vorlage als Basis für ein neues Dokument.

Schreiben Sie den Text oder erstellen Sie die Tabelle oder die Kopfzeile oder was auch immer. Formatieren Sie den Baustein exakt so, wie Sie ihn später brauchen.

23.09.2018_0000

  • Name
    Unter diesem Namen können Sie den Baustein im Organizer finde. Außerdem kann er mit „Name“ + F3 aufgerufen werden.
  • Katalog
    ”Schnellbaustein” ist der allgemeine Katalog. Wenn Sie den Baustein über „Einfügen | Tabelle | Schnelltabelle“ aufrufen möchten, dann verwenden Sie den Katalog „Schnelltabelle“.
    Andere Spezialkataloge sind Kopfzeilen, Fußzeilen, Inhaltsverzeichnisse etc. Dafür gibt es jeweils eigene Symbole bzw. Befehle, um nur diese Bausteine aufzurufen.
  • Kategorie
    Sortierkriterium im Organizer der Schnellbausteine; ich habe hier die Standardkategorie “Allgemein” belassen.
    Das ist ausreichend, wenn Sie nicht allzu viele Bausteine haben.
  • Beschreibung
    Wird im Organizer angezeigt
  • Speichern in
    Building Blocks.dotx: benutzerdefinierter Speicherort für alle Bausteine; stehen immer zur Verfügung
    Normal.dotm: ebenfalls benutzerdefiniert; stehen immer zur Verfügung. Da die Normal.dotm immer wieder mal zerstört wird, sollten Sie dort lieber nicht speichern. Ich rate von der Normal.dotm ab!
    Andere DOTX/DOTM: werden nur angezeigt, wenn geöffnet.
  • Optionen
    Nur Inhalt einfügen – ohne Absatzschaltung und Seitenwechsel
    Im eigenen Absatz einfügen – es wird automatisch eine Absatzschaltung angehängt
    Auf eigener Seite einfügen – es wird automatisch danach ein Seitenwechsel erzeugt

Bestätigen Sie die Angaben mit OK. Alle Eintragungen können später noch verändert und angepasst werden.

exclaimation_mark_bounce_500_clr_998Achtung!

Die Bausteine sind jetzt noch nicht gespeichert. Sie sind angelegt und können momentan verwendet werden. Erst beim Beenden von Word werden Sie gefragt, ob Sie die Bausteine speichern wollen. Klicken Sie auf “Speichern”, sonst sind die Bausteine fort und wech.

 

23.09.2018_0001“Sie haben Formatvorlagen, Bausteine (z. B. Deckblätter oder Kopfzeilen) oder anderen in ‘Building Blocks.dotx’ gespeicherten Inhalt geändert. Möchten Sie die Änderungen in ‘Building Blocks.dotx’ speichern?”

Ja, Sie möchten. Ohne diese Speicherung werden die Bausteine nicht abgelegt.

Morgen geht es weiter mit dem Aufrufen und Verwenden von Bausteinen.

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