Outlook–Mailinfo

Innerhalb einer Organisation werden vor dem Versenden einer Mail bereits Informationen über die Empfänger angezeigt. Unten sehen Sie für den internen Kontakt „ulrichb“, dass der Kollege eine Abwesenheitsnotiz eingestellt ist.

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Die Informationsleiste oberhalb des Absenderkontos (Von) wird wenige Sekunden nach der Auswahl des Adressaten eingeblendet. Angezeigt wird die Abwesenheitsnachricht, die man auch erhalten würde, wenn man die Mail an diesen Adressaten senden würde.

Mit dem Löschen-Symbol neben dem Namen des Empfängers (das X neben ulrichb) kann der Empfänger aus dieser Mail entfernt werden. Das ist sinnvoll, wenn aus einem Verteiler ein Kollege mit einer Abwesenheitsnotiz signalisiert, dass er längere Zeit in Urlaub ist oder seine Mails aus anderen Gründen nicht lesen kann. Bevor man abwesende Kollegen zuschüttet mit Mails, die nach dem Urlaub gar nicht mehr lesenswert sind, kann man sie bei einzelnen Mails einfach ausschließen.

Andere Informationen, die angezeigt werden könnten, sind beispielsweise, dass das Postfach des Empfängers bald voll sein wird. Welche Informationen eingeblendet werden, sehen Sie im Befehl „Datei | Optionen | E-Mail | Optionen für E-Mail-Infos“.

Sie können hier bestimmen, welche Sie Informationen Sie sehen wollen und welche nicht. Nehmen Sie einfach die Häkchen heraus.

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In den “Anzeigeoptionen” stellen Sie ein, wann die Infoleiste eingeblendet wird: nur wenn Mail-Informationen vorhanden sind, immer oder nie.

Wenn Sie einstellen, dass die E-Mail-Information „Immer angezeigt“ werden soll, wird die Zeile auch eingeblendet, wenn es gar nichts zu berichten gibt.

Ganz unten können Sie einstellen, dass die E-Mail-Infoleiste erweitert werden soll, wenn viele Infos anzuzeigen sind.  Das ist sinnvoll, weil sie sonst wichtige Informationen übersehen könnten.

All diese Einstellungen wirken sich nur aus auf Mailadressen innerhalb der eigenen Organisation! Bei einem fremden Adressaten können Sie keine Informationen sehen. Ob ein Externer eine Abwesenheitsnachricht aktiviert hat oder nicht, sehen Sie erst, wenn die Abwesenheitsnachricht bei Ihnen ankommt. Sie werden auch nicht erfahren, ob das Postfach eines externen Adressaten bald voll sein wird.

 

 

 

 

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