Word–Stichwortverzeichnis mit Hyperlink

Ein alphabetischer Index hat einen Nachteil: man kann die Seitenzahlen nicht anklicken, es hat keine Hyperlinks. Ich hatte die Anforderung, eine alphabetische Liste mit anklickbaren Seitenzahlen zu erstellen. Mit etwas Vorarbeit lässt sich das über die Funktion “Inhaltsverzeichnis” realisieren.

Vorteil: die Stichworte sind pro Buchstabe zusammengefasst und die Seitenzahlen lassen sich anklicken.

Nachteil: die Stichworte sind untereinander nicht alphabetisch sortiert (Berlin kommt vor Bayerische Staatsoper), sondern nach dem Vorkommen im Text und der Aufwand ist hoch

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Wenn Sie mit den Nachteilen leben können, dann geht’s los!

Benötigt werden zwei Felder:

  • Verzeichniseintragsfelder (TC-Felder)
  • ein Inhaltsverzeichnis pro Buchstabe (TOC-Felder)

Markieren Sie den ersten Eintrag im Text und drücken Sie ALT+SHIFT+O. Damit wird der Dialog für das Verzeichniseintragsfeld geöffnet. Das markierte Wort wird übernommen. Wählen Sie den Buchstaben, zu dem der Begriff gehört, als Erkennungszeichen. Die Ebene bleibt immer “1”.

30.09.2018_0001Markiert ist “Alter Peter”, mit ALT+SHIFT+O wird das Wort als Eintrag übernommen. Als Erkennungszeichen wird der Buchstabe “A” gewählt. Ebene “1” bleibt. “Markieren” kennzeichnet das Wort im Text.

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Im Text wird eine verborgene Feldfunktion eingefügt (TC) mit dem Begriff in Anführungszeichen (“Alter Peter”), gefolgt vom Erkennungszeichen (\f A) und der Ebene (\l “1”). Dieses Feld wird nicht gedruckt!

Fahren Sie so fort mit jedem Begriff. Jeder Begriff bekommt als Erkennungszeichen den Anfangsbuchstaben. des Wortes.

Erstellen Sie dann das erste Inhaltsverzeichnis für den Buchstaben “A”.

  • Klicken Sie auf “Einfügen | Schnellbausteine | Feld” und markieren das Inhaltsverzeichnisfeld “TOC”.
  • 30.09.2018_0003Klicken Sie auf “Feldfunktionen” und dann auf “Optionen”
  • Doppelklicken Sie den Schalter \f; er wird jetzt nach unten übertragen in die Zeile “Feldfunktionen”
  • Ergänzen Sie den Schalter um den Buchstaben – hier das A (ohne Anführungszeichen, Groß- oder Kleinschreibung ist gleichgültig)
  • Bestätigen Sie mit OK

 

 

Jetzt haben Sie alle Einträge, die mit dem Erkennungszeichen “A” versehen sind. Anschließend müssen Sie das Inhaltsverzeichnis kopieren und für alle anderen Buchstaben ändern:

  • Drücken Sie ALT+F9, jetzt sehen Sie das Inhaltsverzeichnis der Feldschreibweise mit geschweiften Klammern
  • Kopieren Sie das erste Inhaltsverzeichnis
  • Setzen Sie den Cursor eine Zeile tiefer und fügen Sie das Inhaltsverzeichnis ein
  • 30.09.2018_0004Wiederholen Sie das solange, bis Sie genug Inhaltsverzeichnisse für alle Buchstaben haben
  • Ändern Sie hinter dem Schalter \f die Buchstaben: a, b, c, …

Hinweis: der Schalter \* Mergeformat wird von Word selber gesetzt; ich sehe nie einen Unterschied, ob er vorhanden ist oder nicht. Sinn sollte sein, das Format konstant zu halten.

Markieren Sie alle TOC-Felder und drücken Sie einmal F9. Wählen Sie im folgenden Dialog “Gesamtes Verzeichnis aktualisieren”. Bestätigen Sie solange mit OK, bis der Dialog endlich verschwindet (pro Inhaltsverzeichnis einmal). Anschließend drücken Sie ALT+F9, um die Inhaltsverzeichnisse zu sehen.

Achtung! Das Aktualisieren erfolgt bei jedem Druck (wieder pro Inhaltsverzeichnis einmal OK drücken) und immer dann, wenn Sie das gesamte Dokument aktualisieren.

Nochmal kurz der Unterschied zwischen Inhaltsverzeichnis (TOC) und Index:

  • Inhaltsverzeichnisse listen die Einträge nach dem Vorkommen im Text auf, die Seitenzahlen sind anklickbar
  • Ein Index sortiert die Stichworte alphabetisch, die Seitenzahlen sind nicht anklickbar (Warum nicht? Weil man bei Microsoft immer noch in Papier denkt und nicht in elektronischen Dokumenten! Ich lasse das Argument nicht gelten, dass es viele Vorkommen eines Stichwortes geben kann – dann sind eben alle Seitenzahlen wie 7, 9, 13 anklickbar und bei Seitenbereichen wie 9-12 ist es die erste.)

Morgen gibt es nochmal einen Blog zum Index: Stichwortverzeichnis mit Verweis auf die Kapitelnummer statt auf die Seite (allerdings ohne Hyperlink, also nicht anklickbar).

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