Word–Index mit Gliederungsnummer

In einem Stichwortverzeichnis soll auf die Überschrifts- oder Gliederungsnummer verwiesen werden statt auf die Seitenzahl: Oberpostdirektion siehe 3.1.2

Das geht mit den Feldern Indexeintragsfeld (XE), StyleRef mit einem Schalter auf die Gliederungsnummer und dem eigentlichen Index. Während des Arbeitens immer die nichtdruckbaren Sonderzeichen eingeschaltet lassen!

Zuerst werden die Worte markiert und als Indexeintrag gekennzeichnet. Dabei muss gleich eingebaut werden, dass ein Hinweis auf die entsprechende Gliederungsnummer erfolgt.

• Markieren Sie das Wort
• Drücken Sie ALT+SHIFT+X
• Der markierte Begriff wird in den Dialog übernommen als Haupteintrag
• Aktivieren Sie “Querverweis”, lassen Sie das Wort “Siehe” einfach stehen
• Bestätigen Sie mit “Markieren”

Wenn Sie “Alle markieren” wählen, werden im gesamten Dokument alle Fundstellen aufgenommen; davon ist in diesem konkreten Anwendungsbeispiel abzuraten.

Im Text erscheint jetzt das als verborgener Text angelegte XE-Feld  mit einem zusätzlichen Schalter “\t “Siehe”. Sie können das Wort “Siehe” stehen lassen oder es durch einen eigenen Text ersetzen. Ich benötige hier den Text “zuerst definiert in”, also überschreibe ich das Wort. Ob Sie es kursiv lassen oder nicht, ist Geschmacksfrage. Aber Sie müssen konsequent sein: entweder alle kursiv oder alle nicht kursiv. Ich habe mich letztendlich gegen das Kursiv entschieden.

Der Cursor bleibt vor den Anführungszeichen stehen. Drücken Sie dort STRG+F9, um die leere Klammer für ein neues Feld zu erzeugen (NICHT die geschweiften Klammern tippen!). Das sieht jetzt so aus:

{ XE “Marienplatz” \t “zuerst definiert in {  }” } <—NICHT kopieren oder abtippen! Das ist NUR zum Vergleichen!

In die leere geschweifte Klammer tippen Sie (ohne die Anführungszeichen) “styleref”, dann kommt (mit Anführungszeichen) der Name der Überschriftsformatvorlage “Überschrift 2”, danach der Schalter für die Anzeige der Gliederungsnummer \n.

{ XE “Marienplatz” \t “zuerst definiert in { styleref “Überschrift 2” \n }” }

Achten Sie darauf:

• Name der Formatvorlage muss exakt stimmen; besser vorher nachgucken
• Formatvorlagen in Anführungszeichen
• vor \n muss ein Leerschritt stehen
• hinter der schließenden geschweiften Klammer von STYLEREF kommt das schließende Anführungszeichen, dann ein Leerschritt, dann geht die geschweifte Klammer von XE zu

Kontrollieren Sie, ob die Absatznummer korrekt ist, indem Sie das gesamte XE-Feld bis zur schließenden geschweiften Klammer markieren, F9 zum Aktualisieren und dann ALT+F9 zum Anzeigen des Ergebnisses drücken.

Wenn Sie nicht wie bei mir mit einer DIN-Nummerierung arbeiten, sondern mit A.I.1 oder ähnlichem, müssen Sie statt des \n ein \w verwenden. Nur dann wird die Absatznummer in vollem Kontext angezeigt. Mit \n erhalten Sie nur bei der DIN-Nummer die komplette Anzeige (2.1); bei A.I würden Sie nur I. erhalten.

Markieren Sie alle Einträge auf die gleiche Weise. Achten Sie immer darauf, auf welche Überschriftsebene Sie verweisen wollen – Formatvorlage Überschrift 1, Überschrift 2 oder etwas anderes.

Ich habe mir das Ganze etwas erleichtert, indem ich zuerst alle XE-Felder mit dem Hinweis \t “Siehe” erstellt habe – ohne irgendeinen Zusatz. Dann suche ich (bei angezeigten XE-Feldern – nichtdruckbare Zeichen anzeigen!) nach “Siehe” und ersetze es durch “zuerst definiert in”. Anschließend kopiere ich das erste STYLEREF und füge es in die übrigen XE-Felder ein. Bei jedem Einfügen kontrolliere ich, ob die Überschriftsebene auch im neuen Feld passt.

Wenn alle Indexeintragsfelder definiert sind, fügen Sie am Ende des Dokumentes mit “Referenzen | Index einfügen” den Index ein. Ich habe mich für eine einspaltige Darstellung entschieden.

Rechts sehen Sie die erste Fassung, Begriff und Absatznummer sind nicht voneinander getrennt. Schöner wäre ein Tabstopp zwischen dem Begriff und dem “zuerst definiert in…”.

 

Lassen Sie mit ALT+F9 das Index-Feld anzeigen. Das sieht anfangs so aus:

\c “1” steht für die Spaltenanzahl (eine)

\z “1031” steht für die Sortiersprache (deutsch)

Ergänzen Sie das Feld um den Schalter \k plus Leerschritt plus Anführungszeichen. Drücken Sie die TAB-Taste, schließen Sie mit Anführungszeichen – das sieht dann so aus:

\k “→”

Klicken Sie in das Feld, drücken Sie F9 zum Aktualisieren und dann ALT+F9 zur Anzeige des Ergebnisses. Jetzt erhalten Sie:

Die Position des Tabulators wird aus der Formatvorlage “Verzeichnis 1” gelesen. Wenn Sie den Tabulator ändern wollen (statt eines rechts- einen linksbündigen), müssen Sie das in dieser Formatvorlage machen.