Excel – Pivot aus mehreren Tabellen

explaination_hazard_sign_pc_400_clr_3310Erst ab Excel 2016 möglich!

 

Die Beschreibung wurde erstellt mit Excel 365 Pro Plus Stand Oktober 2018 Version 1810 (wenn ich öfter auf die genaue Office-Version hinweisen muss, werde ich wahnsinnig). In anderen Excel-Versionen können die Befehlsnamen, das Aussehen der Icons oder der Aufbau der Dialoge unterschiedlich sein.

 

 

Es sollen mehrere Tabellen in einer Pivot ausgewertet werden. In einer Arbeitsmappe gibt es drei Tabellenblätter: die Umsätze aus den Jahren 2015, 2016 und 2017. Man könnte jetzt die Daten von Hand in ein neues Blatt untereinander kopieren, das ist aber 1) zu aufwändig, 2) zu fehleranfällig und 3) wollen wir das einfach nicht.

Die Tabellen auf den Tabellenblättern sind als formatierte Tabellen angelegt, sie heißen tblUmsatz2015,  tblUmsatz2016 und tblUmsatz2017 – das ist nicht unbedingt notwendig, hilft aber, wenn die Tabellen später doch noch ergänzt werden. Dann lässt sich die Pivot einfach aktualisieren.

Idealerweise haben die Tabellen die gleichen Spaltennamen.

Ich habe mich entschieden, die Auswertung in einer eigenen Arbeitsmappe zu speichern. Man kann aber auch die Auswertung in der gleichen  Mappe machen, in der die einzelnen Blätter stehen.  Bei mir also der Start eine neue, leere Arbeitsmappe.

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  • Klicken Sie auf “Daten | Daten abrufen | Aus Datei: Aus Arbeitsmappe”
  • Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf “Importieren”
  • Haken Sie an “Mehrere Elemente auswählen”
  • Wählen Sie alle Tabellen, die Sie benötigen – bei mir sind die Namen der formatierten Tabellen markiert
  • Klappen Sie unten bei “Laden” die Auswahlliste auf und wählen Sie “Laden in”
  • Aktivieren Sie “Nur Verbindung erstellen” und “Dem Datenmodell hinzufügen”
  • Bestätigen Sie mit Ok.

 

 

 

Je nach Umfang der Einzeltabellen kann das jetzt eine Weile dauern.

21.10.2018_0002Am rechten Rand sehen Sie jetzt die drei Abfragen in einem Aufgabenbereich. Sie unter dem Namen, aus wie vielen Zeilen diese Tabellen bestehen.

 

Klicken Sie mit der rechten Maustaste die erste Tabelle an und wählen Sie aus dem Kontextmenü “Anfügen”.

 

 

21.10.2018_0003Im folgenden  Dialog aktivieren Sie “Drei oder mehr Tabellen”. Markieren Sie links die Tabellen, die ausgewertet werden sollen und klicken Sie auf “Hinzufügen”. Zum Schluss müssen alle Tabellen  auf der rechten Seite stehen, die ausgewertet werden sollen.

 

 

 

 

Bestätigen Sie mit OK. Es öffnet sich der PowerQuery-Editor mit der gesamten langen Tabelle. Am rechten Rand sehen Sie den Namen, den diese Tabelle bekommt: Append1.

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Klicken Sie auf den Auswahlbereich unter dem Icon “Schließen und laden”. Wählen Sie “Schließen und laden in …”. Im folgenden Dialog aktivieren Sie “PivotTable-Bericht”. Bei mir wird der Pivot-Bericht in das aktuelle Arbeitsblatt geschrieben, nicht in ein neues Arbeitsblatt.

 

21.10.2018_0005Es ist auch möglich, direkt ein PivotChart zu erstellen. Und natürlich können Sie die Pivot-Tabelle auch auf ein neues Arbeitsblatt setzen lassen.

Bestätigen Sie mit OK.

 

 

 

 

 

 

 

Die Pivot-Tabelle wird angezeigt.

(1) Der Pivot-Tabellenbereich

(2) Die Spaltenüberschriften der Tabellen, die in den Bereich (3) gezogen werden

(4) die Abfragen, den Bereich können Sie schließen.

 

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Die Pivot-Tabelle wird jetzt genauso verarbeitet, wie es für Pivots normalerweise gilt. Die Spalten werden in die Bereiche gezogen, die Werte werden über die Wertfeldeinstellungen formatiert und berechnet. Ein Doppelklick auf einer der Zahlen in der Pivot-Tabelle produziert die zugrunde liegenden Daten – auch wenn die Tabellenblätter nicht in dieser Arbeitsmappe liegen! Denken Sie daran, wenn Sie diese Pivot weitergeben.

Die Arbeitsmappe mit den drei Jahresblättern und die Arbeitsmappe mit der Auswertung können Sie sich hier (Pivot mehrere Jahre Auswertung) und hier (Pivot mehrere Jahre) herunterladen, zum Ausprobieren und Gucken.

2 Gedanken zu „Excel – Pivot aus mehreren Tabellen

  1. Hallo Frau Bork, wieder eine sehr gute Erklärung. Kann es sein, dass Sie vergessen haben, die vorgeschlagenen Dateien zu verlinken?
    Beste Grüße
    Karl Klammer

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