Word – Formatierung einschränken

In einem sehr wichtigen Dokument soll verhindert werden, dass unkontrolliertes Formatieren das Dokument zerstört. Sie können einstellen, dass nur bestimmte Formatvorlagen verwendet werden dürfen und weder manuelle Formate noch andere Formatvorlagen wählbar sind.

Aber bedenken Sie, dass dieser Eingriff gravierend ist und den Anwender extrem einschränkt.

Ich verwende dieses Instrument nur im Notfall, wenn z. B. sehr viele Leute am Dokument mitarbeiten. Sie müssen das auch ankündigen und erklären. Sonst ist Ärger vorprogrammiert.

Weisen Sie unbedingt darauf hin, dass es hier nicht darum geht, die Mitarbeiter zu bevormunden, sondern zeitaufwändige Reparaturen zu vermeiden.

Als Vorarbeit müssen Sie für jede Formatierung, die Sie benötigen, eine Formatvorlage haben: Standardtext, Überschriften oder Titel oder ähnliches sind bereits vorhanden. Aber für eingerückten Text oder Schriftformate wie Kursiv oder Unterstrichen müssen Sie eigene Formatvorlagen anlegen.

Achten Sie darauf, dass Formatvorlagen für Zeichenformate wie Kursiv als Zeichenformatvorlage angelegt werden!

 

Und so schränken Sie die Formatierung ein:

• Lassen Sie sich die Formatvorlagen  am  rechten Rand anzeigen
• Klicken Sie am unteren Rand auf das Symbol “Formatvorlagen verwalten”
• Klicken Sie auf das Register “Einschränken”

Sie sehen jetzt alle vorhandenen Formatvorlagen. Da man in der Regel nur wenige Formatvorlagen erlaubt, alle anderen verbietet, ist es sinnvoll, zuerst alles zu verbieten. Klicken Sie auf “Alle auswählen” und dann auf “Einschränken”.

Jetzt haben fast alle Formatvorlagen ein Schlosssymbol vor dem Namen. Ausgenommen sind nur System-Formate wie Absatzstandardschrift oder Standard.

• Markieren Sie jetzt eine Formatvorlage, die verwendet werden darf. Sie können mit gedrückter STRG-Taste auch mehrere  Formatvorlagen markieren.
• Klicken  Sie auf “Zulassen”.
• Sie sehen rechts den Zustand, den Sie jetzt haben: einige Formatvorlagen mit Schloss, andere ohne.
• Zum Schluss müssen Sie noch anhaken “Nur zulässige Formatvorlagen”

Mit OK bestätigen. Eventuell noch ein Passwort vergeben und nochmal OK anklicken.

 

 

Das Dokument ist jetzt extrem eingeschränkt: keine manuellen Formate sind möglich, nur die erlaubten Formatvorlagen sind wählbar.

Sie sehen an diesem  Dokument im rot umrandeten Bereich, dass keines der Symbole mehr wählbar ist: weder Fett noch kursiv noch Blocksatz noch Aufzählungen oder oder oder.

Es kann sinnvoll sein, das Dokument während der Phase der Entstellung einzuschränken und dann die Sperre wieder aufzuheben. Es reicht dazu, das Häkchen bei “Nur zulässige Formatierung” herauszunehmen. Sie können auch vereinbaren, dass bestimmte Personen die Formatierung nur eingeschränkt verwenden, andere die Einschränkung aufheben dürfen.

Das Dokument zum Anschauen können Sie hier herunterladen. Ich habe kein Kennwort vergeben, die Sperre kann also jederzeit aufgehoben werden.