Word – Wiederholendes Steuerelement

In einem Formular wird unter anderem in einer Tabelle eingetragen, zu welchem Projekt gearbeitet wurde. Dazu müssen Datum, Stunden, die Projekt-Nummer, bestimmte Tätigen und Anmerkungen eingetragen werden.

Verwendet werden verschiedene Inhaltssteuerelemente. Sie sind zu finden  auf dem Menüband “Entwicklertools”. Standardmäßig ist dieses Menüband ausgeblendet, Sie müssen es mit “Datei | Optionen | Menüband anpassen” erst aktivieren – einfach ein Häkchen bei “Entwicklertools”.

Die Tabelle besteht aus zwei Zeilen: eine für die Überschrift, die zweite für die auszufüllenden Texte. Verwendet wurden diese Inhaltssteuerelemente:

• Datum: Datumssteuerelement, ein Kalender-Auswahlelement
• Stunden, Projekt und Bemerkungen: Nur-Text, unformatierter Text
• Tätigkeit: ein Dropdown-Feld

Ich verwende Nur-Text-Felder, weil hier keine Formatierungen notwendig sind und diese Felder mit der TAB-Taste angesprungen werden können.

Nach dem Einfügen der Steuerelemente stehen dort recht lange Hilfstexte. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Entwurfsmodus” und ändern Sie die Texte; achten Sie darauf, dass Sie zuerst den neuen Text innerhalb des grauen Platzhaltertextes schreiben und dann den Rest löschen. Am besten lässt man den ersten Buchstaben des Ursprungstextes stehen, löscht den Rest, schreibt den neuen Text und löscht dann den überflüssigen Buchstaben. Beenden Sie den Entwurfsmodus durch einen zweiten Klick auf den Button wieder.

Wenn Sie die Hinweistexte auch rot haben wollen, wie bei mir, ändern Sie die Formatvorlage “Platzhaltertext” auf eine rote Schrift. Keine Sorge, der ausgefüllte Text ist dann nicht rot!

Um das Dropdown-Feld zu füllen, markieren Sie es und klicken auf “Eigenschaften”. Mit “Hinzufügen” können Sie die Einträge angeben. Spaltenausrichtung wie rechts ausrichten oder zentriert, werden leider nicht weitergegeben. Bleiben Sie also schlicht bei linksbündig.

Wenn die Zeile mit den Steuerelementen gefüllt ist, markieren Sie nur die zweite Zeile. Wählen Sie “Inhaltssteuerelement für wiederholte Abschnitte”. Um die zweite Zeile wird ein dünner Rahmen für das Steuerelement angezeigt, am rechten Rand sehen Sie ein Pluszeichen, sobald Sie sich in der Zeile befinden.

Füllen Sie alle Felder aus, klicken Sie auf das Pluszeichen und füllen Sie die nächste Zeile aus. Neue Zeilen gibt es nur mit dem Pluszeichen, TAB-Taste in der letzten Zelle wie in einer normalen Zelle funktioniert nicht.

Das Pluszeichen kopiert das Ursprungssteuerelement – also nicht die bereits ausgefüllten Daten. Sie erhalten wieder die leeren Steuerelemente für Datum, Abteilung etc. Oben sehen Sie die erste Zeile bereits ausgefüllt, die neue zweite Zeile wieder mit den leeren Steuerelementen.

Alle Steuerelemente lassen sich mit der TAB-Taste anspringen (aber nur, wenn Sie die Steuerelemente “Nur-Text” verwendet haben). Die Dropdowns können Sie mit ALT+Pfeil nach unten aufklappen. Natürlich können Sie auch alle Felder schlicht mit der Maus anklicken.

Wer eine Summe der Stunden braucht, muss das über die Spalte packen. In der Überschrift “Stunden” eine Zeilenschaltung einfügen, dann STRG+F9 für ein leeres Feld drücken. In das Feld schreiben Sie:

=sum(below)

Drücken Sie F9, um das Feld zu aktualisieren und es in die Ergebnisanzeige zurückzuschalten. Bei jeder Ergänzung oder Änderung der Stunden müssen Sie mit F9 die Summe wieder aktualisieren.

Wenn Sie gucken wollen, wie meine Beispieldatei aufgebaut ist, können Sie sie hier herunterladen.