Outlook- Termine aus Excel-Liste eintragen

In einer Excel-Tabelle sind Termine für das kommende Jahr eingetragen. Sie sollen nach Outlook übertragen werden und im Kalender landen.

Erstellen Sie die Excel-Tabelle am besten mit folgenden Spaltenüberschriften:

Betreff, Beginnt am, Beginnt um, Endet am, Endet um, Ganztägiges Ereignis, Erinnerung Ein/Aus, Erinnerung am, Erinnerung um, Kategorien, Ort, Zeitspanne zeigen als

Diese Spaltennamen können Sie genauso in Outlook übernehmen, sie werden den Terminfeldern automatisch zugeordnet.

Ganztägiges Ereignis und Erinnerung: kann “Aus” oder “Ein” sein

“Zeitspanne zeigen als” kennt folgende Werte:

• 0 an anderem Ort tätig
• 1 Mit Vorbehalt
• 2 gebucht
• 3 frei
• 4 außer Haus

Jedes Datum muss korrekt mit Tag, Monat und Jahr eingetragen sein. Uhrzeiten sind im Format hh:mm einzugeben (Sekunden sind nicht nötig, stören aber auch nicht). Kategorien können eingetragen werden, aber es wird nur eine übertragen; mehrere Kategorien für einen Termin sind nicht möglich.

Speichern Sie die Excel-Arbeitsmappe im Format “CSV Trennzeichen-getrennt”; Sie finden das Format beim Speichern in der Liste der Dateiformate. Schließen Sie die Datei. Starten Sie den Windows-Editor (Notepad) und öffnen Sie die CSV-Datei. Klicken Sie auf “Bearbeiten | Ersetzen” und suchen Sie nach Semikolon, ersetzen Sie sie durch Komma – lassen Sie alle ersetzen. Speichern und schließen Sie die Datei wieder.

• Gehen Sie in Outlook auf “Datei | Öffnen und  Exportieren”.
• Klicken Sie auf “Importieren/Exportieren” und wählen Sie “Aus anderen Programmen oder Dateien  importieren”. Bestätigen Sie mit “Weiter”.
• Im nächsten Schritt wählen Sie “Durch Trennzeichen getrennte Werte”, wieder mit “Weiter” bestätigen.
• Suchen Sie die importierende CSV-Datei und klicken Sie erneut auf “Weiter”.
• Als Zielordner wählen Sie den “Kalender”, ein letztes Mal auf “Weiter” klicken.
• Im letzten Dialogfenster sehen Sie die Datei im linken Fenster und rechts daneben die Schaltfläche “Benutzerdefinierte Felder zuordnen” – darauf klicken. Wenn die Schaltfläche ausgegraut ist, müssen  Sie vor dem Tabellennamen das Häkchen setzen (sehr winzig!).

Wenn Sie die vorgeschlagenen Feldnamen in Excel verwendet haben, werden jetzt alle Felder der Excel-Tabelle den gleichnamigen Outlook-Feldern zugeordnet.

Wenn Sie im linken Fensterteil alle Feldnamen in einer Reihe sehen, haben Sie immer noch Semikolon als Trennzeichen! Machen Sie den Schritt mit dem Öffnen  im Editor.

Bestätigen Sie mit OK.

Klicken Sie im letzten Dialogfenster auf “Fertigstellen”.

Wer eigene Feldnamen in Excel verwendet, muss im letzten Schritt die Felder von Hand zuordnen. Aber auch müssen Sie unbedingt die Semikola durch Komma ersetzen! Dann können Sie die Felder von links nach rechts auf die Outlook-Feldnamen ziehen.