In einer nummerierten Überschrift wird die Ziffer üblicherweise exakt so formatiert wie der Text der Überschrift. Die Ziffer bezieht das gesamte Zeichenformat aus der Formatvorlage der Überschrift.
Hier ist die Formatvorlage “Überschrift 1” in Arial, 16 pt und fett formatiert. Die Nummerierung (bestehend aus dem Paragrafen-Zeichen, einem geschützten Leerschritt und einer arabischen Ziffer) hat die gleiche Formatierung.
Das liegt daran, dass in der Liste mit mehreren Ebenen keine Zeichenformatierung für die Ziffer hinterlegt wird – normalerweise jedenfalls. Die Ziffern übernehmen die Zeichenformate der Formatvorlage, die mit der Nummerierung gekoppelt ist. Das ist normalerweise auch gut so.
Trotzdem gibt es manchmal den Wunsch, die Ziffer ausdrücklich anders zu formatieren. Und manchmal hat man ein Dokument mit einer Ziffer, die anders formatiert ist und keiner weiß, wieso.
Also: Wie kommt eine Ziffer an eine andere Formatierung? Dafür gibt es mehrere Gründe. Einen beschreibe ich heute.
Angelegt wurde eine Liste mit mehreren Ebenen, die mit den Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 5 verknüpft wurde. Wie das geht, lesen Sie hier unter Weg 2: Neuen Listentyp definieren.
Im Dialog “Liste mit mehreren Ebenen erstellen” wird für die Ebene 1 mit Klick auf “Schriftart” eine Zeichenformatierung eingestellt.
Ruft man den Schriftart-Dialog zum ersten Mal für diese Ebene auf, sind alle Optionen leer bzw. mit “Keine Farbe” oder mit einem ausgefüllten Kästchen als “nicht gewählt” gekennzeichnet. Das bedeutet, dass die Ziffer keine eigenen Einstellungen hat und alle Zeichenformate aus der verbundenen Formatvorlage (in diesem Fall der Überschrift 1) bezieht.
Das bedeutet auch, dass sich das Zeichenformat der Ziffer automatisch anpasst, sobald die Formatvorlage der Überschrift verändert wird. Jetzt ist die Überschrift in Arial 16 pt, ändere ich die Formatvorlage Überschrift auf Cambria 14 pt, wird sich auch die Ziffer ändern. Das ist üblicherweise erwünscht.
Der Dialog hier besagt also: es gibt keine explizite Angabe für die Schrift, den Schriftschnitt, die Größe sowie alle anderen Effekte. Darum muss sich die Ziffer an der Vorgabe der Formatvorlage orientieren.
Achtung! Zu diesem Zustand kann man nie wieder zurückkehren, sobald man etwas eingestellt und damit verändert hat. Überlegen Sie also gut, ob Sie tatsächlich die Ziffer dauerhaft anders formatieren wollen als es die Formatvorlage für die Überschrift vorsieht! Haben Sie einmal die Zeichenformate voneinander abgekoppelt, gibt es keine Rückkehr mehr!
Hier habe ich eingestellt: eine Schriftart (Cambria), eine Auszeichnung (Fett Kursiv), eine Schriftgröße (12 pt) sowie als Farbe Rot. Jetzt ist die Ziffer anders als der Text der Überschrift.
Klicke ich jetzt auf “OK” ist das ein Weg ohne Rückkehr! Ich komme nie wieder zurück zu den jungfräulichen Einstellungen. Nur “Abbrechen” erlaubt jetzt noch die Flucht aus dieser Einstellung.
Nach Bestätigung aller Dialoge sieht mein Text jetzt so aus:
Alle vorhandenen Überschriften erster Ebene haben jetzt Ziffern in Rot, Cambria, Größe 12 pt.
Die Formatvorlage “Überschrift 1” hat noch die ursprüngliche Einstellung Arial, 16 pt, Fett, Schwarz – so wird der Text formatiert. Und so zeigt sich die Definition der Formatvorlage.
Klickt man die Formatvorlage “Überschrift 1” mit rechter Maustaste an und wählt “Ändern”, so wird im ersten Dialogfenster angezeigt:
Schriftart Standard Arial 16 PT Fett …
Die Ziffer erscheint in Rot, aber nirgendwo gibt es einen Hinweis, wo das Rot herkommt.
Auch der Formatinspektor (aufzurufen mit SHIFT+F1) schweigt sich vornehm aus. Die Schriftart der Formatvorlage “Überschrift 1” wird angezeigt, aber die veränderte Schriftart der Nummerierung wird nicht erwähnt.
Eigentlich müsste es unter “Nummerierung und Aufzählungszeichen” irgendwo einen Hinweis geben – tut aber nicht.
Und nun?
Woher weiß ich jetzt, woher die Schriftart und –farbe kommt und wie ich das wieder zurücksetzen kann? Tja. Äh. Also.
Machen wir es so: ich weiß es und erzähle es Ihnen jetzt. Gesetzt den Fall, es gibt eine Listenformatvorlage für eine Liste mit mehreren Ebenen (wenn nicht, dann wird es jetzt tricky und darüber mache ich später mal einen Blog), dann geht es jetzt so:
Schreiben Sie sich auf, in welcher Schriftart und –größe, –farbe und –auszeichnung die Überschrift formatiert ist.- Klicken Sie auf “Liste mit mehreren Ebenen”
- Suchen Sie die Listenformatvorlage und klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an
- Wählen Sie “Ändern”
- Im ersten Dialog kontrollieren Sie, dass die richtige Ebene bei “Formatierung übernehmen für” steht – bei mir die 1. Ebene.
- Stellen Sie alles (Schriftart, –größe etc.) auf das zurück, was die Formatvorlage Überschrift vorgibt.
Sie können nicht einstellen “gar nix”, Sie müssen die Werte exakt so einstellen, wie es für den Text der Überschrift gilt. Und das müssen Sie bei allen Änderungen an den Zeichenformate der Überschrift ab sofort immer für diese Ebene machen. Einmal manuell, immer manuell.
Fazit: Lassen Sie am besten grundsätzlich die Einstellungen für das Zeichenformat der Ziffer in Ruhe. “Finger weg” ist die beste Wahl
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