Outlook–Vertraulichkeit bei Mails

Beim Versenden einer Mail können Sie die Vertraulichkeit einstellen. Damit können Sie beeinflussen, ob die Mail auch von einem Stellvertreter gelesen werden kann und ob der Empfänger den Text der Mail verändern darf.

Sie finden den Dialog in der Mail unter “Nachricht | Markierungen”, wenn Sie auf den kleinen Pfeil klicken. Die Liste “Vertraulichkeit” beinhaltet vier Einträge:

• Normal
  Das ist die Standardeinstellung; hierbei gibt es keine Sicherheitseinstellung
• Privat (englisch: private)
  Der Empfänger sieht den Hinweis: „Bitte behandeln Sie diese Mail als Privat“
  Nur der Empfänger kann die Mail im Postfach sehen; Stellvertreter, die in einer Exchange-Umgebung Zugang zum Postfach haben, sehen die Mail nicht.
• Persönlich (englisch: personal)
  Lediglich ein Vorschlag wird angezeigt: „Bitte behandeln Sie diese Mails als Persönlich“, sonst hat dieses Merkmal keine Auswirkungen.
  Jeder, der Zugang zum Postfach hat, kann die Mail lesen
• Vertraulich (englisch: confidential)
  Lediglich ein Vorschlag wird angezeigt: „Bitte behandeln Sie diese Mails als Vertraulich”, sonst hat dieses Merkmal keine Auswirkungen.
  Jeder, der Zugang zum Postfach hat, kann die Mail lesen

Mails mit dem Merkmal “Privat” können Verwirrung stiften, wenn jemand mit Stellvertreter-Recht zwar sieht, dass eine Mail angekommen ist, aber keine neue Mail entdecken kann. Outlook zählt die ungelesenen Nachrichten im Posteingang um 1 hoch, sehen kann die Mail aber nur der tatsächliche Besitzer des Postfaches.

In Outlook-Web-Access (OWA) gilt die Einschränkung nicht. Stellvertreter, die sich auf das Postfach über den Web-Access einloggen können, sehen auch private Mails.

Alle Vertraulichkeitseinstellungen gehen verloren, sobald der Empfänger ein anderes Mailprogramm als Outlook verwendet. Auch beim Speichern der Mail außerhalb von Outlook (auf ein Laufwerk oder in ein Dokument-Management-System) geht das Merkmal verloren – jeder kann die Mail öffnen und lesen.

Hinweise (auch auf Microsoft-Seiten), dass der Empfänger die Mail nicht verändern kann bei den Merkmalen “Privat” oder “Persönlich”, sind veraltet! Bereits mit Office 2010 oder schon mit 2007 ist diese Funktion entfallen.