Word – Formatierung von Seriendruckfeldern

In der Excel-Adressliste stehen Zahlen mit zwei Nachkommastellen, aber im Word-Serienbrief kommt etwas ganz anderes an – viel zu viele Nachkommastellen meistens. Genauso ist es auch mit einem Datum. Was in Excel formatiert ist, interessiert Word leider gar nicht. Sie müssen darum nachformatieren.

07.01.2019_0000

Fügen Sie die Seriendruckfelder in das Word-Seriendokument ein. Klicken Sie im Seriendruckfeld die rechte Maustaste und wählen Sie “Feldfunktion ein/aus”.

Ergänzen Sie die Feldfunktion um den sogenannten Zahlenschalter:

\# “#.##0,00 €”

07.01.2019_0001

Achten Sie darauf, dass das Zahlenbild in Anführungszeichen gesetzt wird. Drücken Sie anschließend in der Feldfunktion F9 oder wählen Sie über die rechte Maustaste “Feld aktualisieren”. Wenn Word nicht von alleine in die Ergebnisanzeige umschaltet, wählen Sie noch einmal “Feldfunktion ein/aus”.

Für Datums- oder Uhrzeitformate verwenden Sie den Schalter

\@

gefolgt von der Datums- oder Uhrzeitangabe. Dabei steht “d” für den Tag, “M” für den Monat (achten Sie darauf, dass ein großes “M” ist!) und “y” für das Jahr. Bei Uhrzeiten gibt es “h” (Stunde), “m” (Minute – kleines “m”!) und “s” (Sekunden).

\@ “dd.MM.yyyy”

ergibt 07.01.2019

\@ “dddd, den dd.MM.yyyy”

ergibt Montag, den 07.01.2019

Zwei “dd” oder “MM” ist also der Monat in numerischer Schreibweise. Drei “ddd” bzw. “MMM” kürzt den Tages- oder Monatsnamen ab (Mo, Di, Fr und Mrz, Apr, Okt); vier Buchstaben schreiben aus.

Fehlt noch eine Besonderheit. Prozente werden gaaaaaanz blöd übernommen. In Excel sind in Spalte I die Fehlbuchungen in Prozent errechnet und in Excel bereits formatiert mit einer Nachkommastelle und einem Prozentsymbol dahinter. In Word kommt das so an:

07.01.2019_0002

Der Trick mit dem Zahlenformat funktioniert alleine nicht. Wenn ich \# “#,0 %” zuweise, kommt 0,0 % raus – das ist es also auch nicht. Was tun? Zuerst einmal muss der übergebene Wert mit 100 multipliziert werden, dann wird das Zahlenformat zugewiesen.

  • Drücken Sie zuerst ALT+F9, damit werden alle Felder als Felder gezeigt und nicht als Ergebnisse.
  • Drücken dann Sie STRG+F9 – damit gibt es eine leere Feldfunktion, erkennbar an den beiden geschweiften Klammer. Tippen Sie in die Klammer ein  =
    Das sieht jetzt so aus:

    07.01.2019_0003

  • Zwischen dem = und der schließenden Klammer } steht der Cursor
  • Klicken Sie auf “Sendungen | Seriendruckfeld einfügen” und fügen Sie das Prozentfeld ein (bei mir ist das “Fehlbuchung_in_Proz”). Sieht jetzt so aus:
    07.01.2019_0004
  • Cursor steht zwischen den beiden schließenden Klammer (genau da. wo der Pfeil hinzeigt)
  • Tippen Sie *100, einen Leerschritt und dann den Zahlenschalter \# “#,0 %”
    Sieht jetzt so aus:

    07.01.2019_0005

  • Achten Sie auf den Leerschritt vor dem Backslash (*100 \#…) und auf die Anführungszeichen rund um das Zahlenbild “0,0 %”.
  • F9 zum aktualisieren und ALT+F9, um zur Ergebnisanzeige zurückzukehren.

Und jetzt bin ich zufrieden:

07.01.2019_0006

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