Outlook – Zwei Signaturen nebeneinander

Bei zwei Unterzeichnern ist es in Briefen üblich, beide Signaturen nebeneinander zu setzen. Das geht auch in Mails, vorausgesetzt die Mails sind im HTML-Format und werden auch so empfangen.

Erstellen Sie zwei Mails und fügen Sie in jede Mail eine Signatur ein.

Versuchen Sie nicht, die Signaturen beide in die gleiche Mail einzufügen. In der Regel werden die Signaturen  nur ausgetauscht, nicht verdoppelt.

• Erstellen Sie dann eine dritte Mail mit einer Tabelle mit zwei Spalten und einer Zeile
• Kopieren Sie eine Signatur und fügen Sie sie in die erste Tabellenspalte ein
• Verfahren Sie mit der zweiten Signatur genauso
• Markieren Sie die Tabelle und entfernen Sie die Rahmenlinien

Die Tabelle bleibt erhalten, wenn die Mail in einem Smartphone angezeigt wird (ausprobiert mit Android, auf dem kein Outlook-Client installiert ist). Wird die Mail im Nur-Text-Format angezeigt, sind die beiden Signaturen untereinander. Also kein Chaos.

Da man nicht jedes Mal so einen Umstand machen will, ist es sinnvoll, alle möglichen Pärchen als Schnellbausteine anzulegen. Leider geht es nicht als Signatur, da können eine Tabellen angelegt werden.

Und so geht es:

• Tabelle mit der Doppelsignatur markieren
• In der Mail auf “Einfügen | Schnellbausteine | Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern” klicken
• Einen Namen vergeben (mehr als vier Buchstaben und keine Leerschritte, das macht das Aufrufen leichter)
• Mit OK bestätigen

Ab sofort in einer Mail den Namen tippen und mit Enter bestätigen, sobald die Aufforderung erscheint. Bei kurzen Namen gibt es keine Aufforderung; dann ebenfalls den Namen tippen und F3 drücken.