Mails an immer die gleiche Gruppe an Kontakten schreiben – dafür gibt es Kontaktgruppen oder Verteiler.
Vorab zwei Hinweise:
- Am Arbeitsplatz haben Sie möglicherweise ein Firmenadressbuch mit vielen Verteilerlisten. Die werden von der IT angelegt und können von einem Mitarbeiter weder verändert noch neu erstellt werden.
- Falls Sie irgendwo “Groups” in Outlook haben – das ist etwas ganz anderes. Das sind Gruppen zur Zusammenarbeit mit einer Teamplattform.
Also – Kontaktgruppen. Ich sage auch “Verteiler” oder “Verteilerliste” – old fashioned.
Angelegt wird eine Kontaktgruppe in der Kategorie “Kontakte” mit “Start | Neue Kontaktgruppe” oder STRG+SHIFT+L.
- Vergeben Sie einen Namen, das ist später der Name, mit dem die Kontaktgruppe in einer Mail aufgerufen wird
- Klicken Sie auf “Mitglieder hinzufügen”
- Wählen Sie die Kontakte aus Ihren Outlook-Kontakten oder aus dem Adressbuch (das ist das Firmen-Adresssbuch)
- Oder legen Sie gänzlich neue Kontakte an, die nirgendwo sonst verwendet werden mit “Neuer E-Mail-Kontakt”
- Klicken Sie auf “Speichern und schließen”
Um die Kontaktgruppe als Adresse für eine Mail zu verwenden, tippen Sie den Gruppennamen in das Feld “An”. Gruppennamen werden in Fettdruck angezeigt und mit einem vorgesetzten Pluszeichen versehen. Ein Klick auf das Pluszeichen löst den Gruppennamen in die Einzelnamen auf. So können Sie einen Namen herausnehmen, für den diese Mail nicht gedacht ist – oder der gerade in Urlaub ist.
In den Outlook-Kontakten werden Kontaktgruppen ebenfalls in Fettdruck mit zwei Männlein als Symbol angezeigt.
Alternativen zur Kontaktgruppe sind Kategorien. Wie das geht, zeige ich morgen.
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