Gestern habe ich die Kontaktgruppen oder Verteilerlisten gezeigt. Heute gibt es einen anderen Ansatz, der besonders dann sinnvoll ist, wenn ein Kontakt zu mehreren Listen gehört. Sie brauchen dafür Kategorien.
Wenn Sie noch keine Kategorien verwenden, legen Sie sie zuerst an. Dabei ist es egal, ob Sie in Outlook im Modul “Kontakte” oder anderswo stehen. Klicken Sie auf das Start-Register und wählen Sie “Kategorisieren”. Klicken Sie auf “Alle Kategorien” und dann auf “Neu”. Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie eine Farbe nach Wunsch. Legen Sie alle Kategorien an, die Sie brauchen.
In den Kontakten klicken Sie jeweils auf “Kategorisieren” und weisen die Kategorie zu. Anschließend wählen Sie das Register “Ansicht” und dort die Ansicht “Kategorie”. Jetzt werden die Kontakte nach Kategorien gruppiert.
Klicken Sie auf den Gruppennamen der Kategorie (meist ist das ein grauer oder blauer Balken)#- Wählen Sie “Start | E-Mail”
- Die folgende Meldung weist darauf hin, dass eine Mail an alle Mitglieder dieser Gruppe geschickt werden
- Bestätigen Sie mit OK
Ein Kontakt kann mehreren Kategorien zugewiesen werden und damit mehrfach auftauchen, wenn nach Kategorien gruppiert wird. Der Kontakt ist aber nur einmal vorhanden! Wenn Sie eine Kategorie aus dem Kontakt entfernen, verschwindet der Kontakt auch aus dieser Gruppe.
Es ist auch möglich, eine Mail an alle Kontakte einer Firma zu schicken. Dazu muss die Liste der Kontakte nur nach Firma gruppiert werden.
Gruppiert wird über den Befehl “Ansicht | Ansichtseinstellungen | Gruppieren”. Sobald die Gruppe gezeigt wird, kicken Sie wieder die Gruppenkopfzeile an und wählen “Start | E-Mail”.
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