Eine Nummerierung soll nach diesem Muster aufgebaut werden:
A Überschrift erster Ebene
1 Überschrift zweiter Ebene
1.1 Text nummeriert
Der nummerierte Text soll nach jeder Überschrift zweiter Ebene neu beginnen und die Ziffer aus Ebene 2 wiederholen.
Wir brauchen dafür:
- die Formatvorlagen Überschrift 1 und 2 (die sind vorhanden)
- eine Formatvorlage für nummerierten Text (neu anzulegen)
- eine Listenformatvorlage (neu anzulegen)
Zuerst lege ich die Formatvorlage für den nummerierten Text anlegen. Der Cursor wird in einen Absatz mit normaler Formatierung “Standard” gesetzt. Rufen Sie die Anzeige der Formatvorlagen auf (ALT+STRG+SHIFT+S) und klicken Sie unten links auf das Symbol “Neue Formatvorlage”. Geben Sie der Formatvorlage einen Namen (meine heißt “Text_nummeriert”) und ändern Sie nichts an den Formaten.
-
Klicken Sie auf “Start | Absatz | Liste mit mehreren Ebenen | Neuen Listentyp definieren” - Vergeben Sie einen Namen
- Klicken Sie auf “Format | Nummerierung” und im folgenden Dialog auf “Erweitern”
Jetzt müssen die Ebenen 1 bis 3 der Nummerierung mit den Formatvorlagen gekoppelt werden.
- Markieren Sie links die “1”, wählen Sie dann rechts die Formatvorlage
“Überschrift 1” - Dann links die “2” markieren und rechts “Überschrift 2”
- Zum Schluss die “3” und rechts “Text nummeriert”
Dann geht es mit Ebene 1 wieder los. Stellen Sie als Zahlenformatvorlage “A” ein. Wählen Sie als “Ausrichtung” 0 cm und als “Texteinzug bei” 1 cm genauso wie den Tabulator bei 1 cm. Wenn das eingestellt ist, klicken Sie auf “Für alle Ebenen festlegen”.
Stellen Sie in diesem Dialog ein: Aufzählungszeichen für erste Ebene bei 0 cm, Textposition für erste Ebene 1 cm und zusätzlicher Einzug für jede Ebene 0 cm. Alles mit OK bestätigen.
Jetzt sind alle Ebenen linksbündig mit dem gleichen Einzug von 1 cm.
Markieren Sie die Ebene 2 und stellen Sie die Zahlenformat 1 ein.
Markieren Sie Ebene 3 und löschen Sie alles aus “Formatierung für Zahl eingeben” – die Zeile muss ganz leer sein. Dann klicken Sie auf “Ebenennummer einschließen aus” die Ebene 2. Eine “1” wird in die Zeile eingetragen. Tippen Sie einen Punkt und wählen dann als Zahlenformatvorlage die arabische Ziffer.
Und das war’s dann. Alles mit OK bestätigen. Jetzt müssen im Dokument nur die Formatvorlagen zu den Absätzen zugewiesen werden. Jetzt haben Sie eine Kombination aus nummerierten Überschriften und dazu passend nummerierten Textabsätzen.
Änderungen an den Nummerierungen machen Sie immer über die Liste mit mehreren Ebenen. Klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie “Ändern”, um den Dialog für die Nummerierung wieder aufzurufen.
Das Beispieldokument gibt es wie immer hier:
Bork.Blog 
Liebe Frau Bork,
vielen Dank für die zahlreichen Tipps, Erläuterungen und Kniffe in Ihrem Blog. An Word führt für textintensive Nutzer ja kaum ein Weg vorbei und damit muss man auch mit dessen Unzulänglichkeiten zurechtkommen.
Ich habe eine Frage zu Nummerierungen und Überschriften, dem Problem-Dauerbrenner, vor allem, wenn Dokumente immer wieder ausgetauscht und zwischenzeitlich „zerschossen“ werden.
Ich habe mir zu diesem Thema alle Einträge auf Ihrem (alten und neuen) Blog angeschaut, dennoch verstehe ich eins nicht:
Word enthält ja selbst verschiedene Listen, z.B. „DIN“ oder „Klassisch“, die bereits mit Überschrift-Formatvorlagen verbunden sind. Daneben kann man, wie Sie beschreiben, eigene Listen erstellen und die Ebenen mit Überschrift-Formatvorlagen aber auch mit anderen Formatvorlagen verbinden. So weit, so gut.
Jetzt schreiben Sie in dem Artikel
http://www.borkpc.de/Word/wd_ueberschrnum3.html
ganz unten: „Verwenden Sie nicht die gleiche Formatvorlage (z. B. Überschrift 1) in mehreren Listenformatvorlagne. Jede Formavorlage kann nur in einer Liste verwendet werden.“
Das verstehe ich nicht ganz, da es doch so aussieht, als seien schon in den von Word mitgebrachten Listen (DIN, Klassisch) die Ebenen bereits mit den Überschrift-Formatvorlagen verbunden. Die Formatvorlagen werden also, wenn ich es richtig verstehe, schon „ab Werk“ in mehreren Listen verwendet, was ja nach Ihrer obigen Aussage nicht sein darf.
Das führt mich zu meiner eigentlichen Frage: wenn es bei Word mehrere Listenformatvorlagen gibt („DIN“, „Klassisch“ und auch selbst erstellte), woher weiß Word dann eigentlich, welche ich im Dokument konkret verwenden möchte? In Ihren Erläuterungen zeigen Sie ja, wie neue Listenformatvorlagen erstellt werden bzw. vorhandene verändert werden. Aber diese Definition bedeutet nach meinem Verständnis ja noch nicht, dass Sie Word damit auch anweisen, die definierte (oder geänderte) Listenformatvorlage zu verwenden.
Können Sie mir weiterhelfen?
Vielen Dank und Gruß
Marc
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Hallo Marc,
ich versuche mal, das aufzudröseln.
Anfangs sind die Überschrifts-Formatvorlagen nicht mit den Listenformatvorlagen verbunden – auch wenn die Vorschaubilder bei den Listenformatvorlagen das suggerieren. Microsoft hat das allerdings so vorbereitet, dass ein einziger Klick auf das Vorschaubild „DIN“ genügt, um alle Überschriftsebenen an die Listenebenen anzuhängen. Mit eigenen Listenformatvorlagen geht das ja leider nicht in einem Rutsch. Ich muss Ebene für Ebene der Liste mit der jeweiligen Ebene der Überschriften verbinden. Die Microsoft-Listen machen es dem Anwender leichter. Klick und alles wird angehängt bzw. umgehängt, wenn es vorher anders definiert war. Und das sollen die Vorschaubilder mit den Hinweisen auf die Überschriften andeuten.
Also: die Überschrift-Formatvorlagen sind nicht tatsächlich an die verschiedenen Nummerierungen angehängt. Erst mit Klick auf eine dieser Microsoft-Listen wird die Verknüpfung vollzogen. Klickt der Anwender auf eine andere Liste, werden die Formatvorlagen umgehängt an die andere Liste.
Man kann das verfolgen, wenn man das Dokument im XML-Modus anschaut. Anfangs ist keine Verknüpfung mit einer Nummerierung vorhanden, die Überschrifts-Formatvorlagen sind an keine Liste angehängt und nummernlos. Wählt man zum Beispiel den Nummerierungsstil „DIN“, wird in XML die Anbindung an diese Listenformatvorlage sichtbar. Und bei jedem Klick auf eines der anderen Vorschaubilder (z. B. „Klassisch“) werden die Überschriften wieder umgehängt.
Wobei es ganz streng genommen, gar keine Listenformatvorlagen sind. Microsoft hat seine eigenen Listen nicht benannt, sie sind weder greifbar noch änderbar und im strengen Sinne somit keine Listenformatvorlagen, sondern geisterhafte Wesen. Sie erwachen kurzzeitig zum Leben, wenn sie mit Überschriften gekoppelt werden, ohne wirklich einen Körper zu bekommen.
Zum nächsten Teil Ihrer Frage: Die Definition der Listenformatvorlage bedeutet tatsächlich noch nicht, dass ich diese Liste auch verwende. Ich kann sehr viele Listenformatvorlagen sozusagen auf Vorrat in einem Dokument erstellen und keine davon mit den Überschriftsformatvorlagen verbinden. Erst wenn ich in der Listenformatvorlage die Überschriften zuweise, wird die Listenformatvorlage verwendet. Jetzt ist im Dokument in der Überschrift sichtbar, dass eine Nummerierung zugewiesen wurde.
Genau diese Möglichkeit der unbenutzten, auf Vorrat herumschwirrenden Listenformatvorlagen ist ja auch so häufig das Problem: verschiedene Listen werden verwendet und nicht konsequent immer allen Überschriften zugewiesen. Dann ist Überschrift 1 mit Listenformatvorlage A gekoppelt und die Überschriften 2 bis 4 mit Listenformatvorlage B und der Rest mit Listenformatvorlage C.
Ist das jetzt klarer geworden?
Liebe Grüße
Pia Bork
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Liebe Frau Bork,
in der Tat ist mir jetzt vieles klarer, vielen Dank!
Die Bilder, die bei Word in den Listenbibliotheken verwendet werden, suggerieren ja tatsächlich, dass schon eine Verbindung zwischen Listenformatvorlage und Formatvorlagen (z.B. Überschriften) besteht, obwohl diese erst später hergestellt wird.
Wenn ich es richtig verstehe, klicke ich die Listenformatvorlagen gar nicht wirklich an (anders als z.B. bei „Überschrift 1“ oder „Standard“), sondern erst durch die Zuweisung einer Ebene zu einer Formatvorlage wird diese Listenformatvorlage automatisch aktiviert, richtig?
Dann kann ich einem Dokument aber auch mehrere Listenformatvorlagen verwenden, z.B. eine, um Überschriften zu nummerieren und eine andere, um im Text einfache Auflistungen vornehmen zu können. Ich könnte also auf die von Ihnen beschriebene Art zweimal eine Liste mit mehreren Ebenen definieren. „Liste 1“ verknüpfe ich mit „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw., „Liste 2“ verknüpfe ich mit den Formatvorlagen „Listennummer“, „Listennummer 2“, usw. Soweit ich dabei keine Formatvorlage doppelt verwende, sollte es keine Schwierigkeiten geben, oder? Na ja, bei Word weiß ja man ja nie.
Danke nochmals für die wunderbare Erklärung.
Viele Grüße
Marc
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Liebe Frau Bork,
vielen Dank für Ihren sehr informativen Blog. Trotz vieler Google-Recherchen und Lesens vieler Beiträge finde ich für meine Herausforderung zum Thema Listen / Nummerierungen leider keine funktionsfähige Lösung. Vielleicht haben Sie eine Idee?
Anforderung: Es soll zwei Listenformatvolagen geben, die in Verbindung mit zwei Absatzformatvorlagen folgende Nummerierungen ermöglichen:
1 – Überschrift 1
1.1 – Überschrift 2
1.1.1 – nummerierter Textblock (mit Formatvorlage A)
und separat im gleichen Dokument (separate Listenformatvorlage):
1 – Überschrift 1
1.1 – nummerierter Textblock (mit Formatvorlage B)
Leider klappt immer nur die eine oder die andere Formatierung und des jeweilige Gegenstück zählt nicht korrekt (nur Einsen…).
Haben Sie einen Lösungsvorschlag?
Über eine hilfreiche Antwort würde ich mich sehr freuen!
Vorab ganz herzlichen Dank und beste vorweihnachtliche Grüße
Martin
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Hallo Martin,
ich erlaube mir mal, Dir zu antworten. Pia Bork hatte mir hier schon manche Hilfe gegeben und ich hatte auch ein ähnliches Problem wie Du. ‚Ähnlich‘ deshalb, weil ich nicht genau verstehe, warum man in einem Dokument zwei verschiedene Arten von Überschriften benötigt. Die sollten doch eigentlich in einem Dokument durchgängig konsistent sein, oder?
Jedenfalls: mein Problem war, dass ich einerseits Überschriften benötigte (so wie bei Dir der erste Block: 1; 1.1; 1.1.1) und daneben eine weitere Nummerierung im Text möglich sein sollte, bei der ich einfach einzelne Punkte aufzähle, ggf. auch mit Untergliederungsebene (bei mir: 1., 2., 3., und als Unterebene: 1a, 1b, 2a, 2b usw.).
Ich habe das so gemacht:
Block A:
„Überschrift 1“, „Überschrift 2“, „Überschrift 3“ usw. als FV definiert und mit einer Listenformatvorlage namens „Meine Überschriften“ verbunden.
Block B:
„Aufzählung 1“, „Aufzählung 2“; „Aufzählung 3“ als FV definiert und mit einer ListFV namens „Meine Aufzählung“ verbunden.
Das kann man auch noch erweiteren, für Bulletpoint, oder unterschiedliche Aufzählungen. In meiner Standardformatvorlage habe ich insgesamt:
– ListFV für Überschriften
– ListFV für Aufzählung im Stil I. / 1. / 1.a) / 1.aa)
– ListFV für Aufzählung im Stil A. / I. / 1. / a)
– ListFV für Aufzählung mit Bulletpoints
Es ist immer das gleiche: 1 ListFV mit dazugehörigen AbsatzFV (je nach Bedarf: 3 oder mehr).
Hope that helps und an Pia Bork: gerne korrigieren oder erweitern, ich will nicht vorgreifen, mir ist hier schon vielfach geholfen worden, ich gebe das gerne weiter.
Viele Grüße und einen schönen 3. Advent
Marc
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Hallo Martin,
Danke für’s Übernehmen. Ich habe mich heute den ganzen Tag einem anderen Hobby gewidmet: Kochen. Und zwischen Zwiebeln schneiden und Curry rühren hatte ich keine Zeit 🙂
So hätte ich es auch erklärt.
Liebe Grüße
Pia
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Hallo Marc und Pia,
vielen Dank für eure Antworten. Auf dem beschriebenen Weg wird das sicher funktionieren, allerdings ist mein Ziel eben, dass die nummerierten Textblöcke die Nummerierung der zugehörigen Überschriften aufnehmen und nicht separat zählen. Ziel: Jeder Absatz soll eine eindeutige Nummer auf Basis der Kapitelnummer (Überschriften) erhalten können.
Zusätzlich – und das ist vielleicht eine problematische strukturelle Inkonsistenz – soll es auch nicht-nummerierte Textblöcke geben… Also falls ihr doch noch eine weitere Idee habt, würde ich mich sehr freuen! 🙂
Ganz herzlichen Dank!
Martin
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Hallo Martin,
wenn ich Dich richtig verstehe, kannst Du in einer Listenformatvorlage so vorgehen:
Ebene 1: 1 – Überschrift 1
Ebene 2: 1.1 – Überschrift 2 (beginnt neu nach Ebene 1)
Ebene 3: 1.1.1 – nummerierter Textblock (mit Formatvorlage A) (beginnt neu nach Ebene 2)
Ebene 4: 1.1 – nummerierter Textblock (mit Formatvorlage B) (beginnt neu nach Ebene 1)
Hier beginnen also zwei Ebenen (Ebene 2 und Ebene 4) neu nach Ebene 1.
Aber: Mal abgesehen davon, dass das keine konsequente Nummerierung ist, kann es Probleme geben beim Weiterverarbeiten des Dokumentes. Es kann sein, dass Ebene 4 nicht mehr als „neu beginnen“ registriert und durchlaufend nummeriert wird. Die Probleme tauchen auf jeden Fall auf bei Workshare/Litera (Dokumentenvergleich) und teilweise beim Erstellen von PDFs.
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Hallo Pia,
ja richtig verstanden. Ich dachte mir bei tieferer Betrachtung schon fast so etwas. Dann werde ich mir wohl jetzt erst mal Gedanken zu einer Neustrukturierung des Dokumentes machen und versuchen den Auftraggeber davon zu überzeugen, dass der hergebrachte Ansatz verbesserungswürdig ist. 🙂
Herzlichen Dank und alles Gute für die Feiertage!
Martin
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Hallo Martin,
ich bekomme auch mitunter Dokumente geliefert, die inkonsistent nummeriert sind. M.E. ist das nur in zweiter Linie ein Word-Problem, in erster Linie aber ein Thema der konsistenten Gliederung eines Dokuments und damit auch der darin enthaltenen Gedanken. Natürlich ist es auch ein ästhetisches Thema, aber da ist die Bandbreite des Zulässigen ja etwas größer. Wenn die Gliederung nicht konsistent ist, können Verweise innerhalb des Dokuments u.U. irreführend sein, das führt dann im schlimmsten Fall zu falschen Inbezugnahmen, die ganze Verträge (falls es sich bei dem Dokument um einen Vertrag handeln solle) unklar machen können.
Die Reihenfolge, die sich bei mir durchgesetzt hat, ist die:
– wie soll gegliedert werden (i.S.v.: auf welche Ebene gehört was?)
– wie soll es aussehen (Ästhetik, also z.B.: „A. I. 1. a)“ oder doch “ 1., 1.1., 1.1.1., 1.1.1.1″ Das ist eine Frage des Geschmacks und der Usancen des Kunden oder der Branche (oder auch der Rechtskultur)
– schließlich: Umsetzung der ersten beiden Vorgaben in EINE Word-Gliederung, also: FV festlegen und mit einer ListenFV verbinden.
Merksatz meines Profs: Die Klarheit der Gedanken zeigt sich (auch) in der Klarheit der Gliederung.
Da ist was dran.
VG und Frohes Fest
Marc
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