Excel–Hilfe … Adresslisten

Viele Quellen führen zu einer Adessliste – einige Hundert oder gar Tausend Adressen sind so zusammengekommen. Jetzt sitzen Sie davor und würden gerne etwas Ordnung reinbringen. Ländernamen in Großschreibung, keine Leerschritte am Anfang bzw. Ende von Länder- oder Ortsnamen, einheitliche Schreibweise für Ortsnamen.

Es gibt ein paar Hilfsmittel. die sich schnell einsetzen lassen. Ich zeige in zwei Folgen, was man auch ohne großen Aufwand und Hilfe von Programmierern einsetzen kann.

Heute geht es darum, einen Überblick zu bekommen: welche verschiedenen Ländernamen habe ich, ist eine leere Zelle bei “Land” immer mit “Deutschland” gleichzusetzen?

Zwei Hilfsmittel brauchen wir dazu: Suchen und Ersetzen und eine Pivot-Tabelle.

Gegeben ist eine Liste mit knapp 600 Adresssätzen aus der ganzen Welt (den Link zum Download finden Sie am Ende dieses Kapitels).

22.06.2019_0000

Das Land ist nur teilweise ausgefüllt, es gibt verschiedene Schreibweisen für die Ländernamen. Zuerst möchte ich feststellen, welche unterschiedlichen Schreibweisen mich eigentlich erwarten.

  • 22.06.2019_0001Setzen Sie die aktive Zelle in die Liste und wählen Sie “Einfügen | PivotTable”
  • Bestätigen Sie den folgenden Dialog.
    Falls Sie neben der Liste noch genug Platz haben, fügen Sie die Pivot neben die Liste ein. Dann ersparen Sie sich viel Hin und Her während des Bereinigens. Klicken Sie dazu in die Zeile neben “Ziel”. Klicken Sie dann die Zelle neben der Liste an, in der die Pivot-Übersicht beginnen soll. Bei mir ist es die Zelle F1.
  • Klicken Sie am rechten Bildschirmrand in der Liste der Feldnamen “Land” an. Das war’s schon.

Sie haben jetzt eine Liste aller vorhandenen Ländernamen.

Falls Sie noch wissen möchten, wie oft so ein Eintrag vorkommt, ziehen Sie das Feld “Land” in die Rubrik “Werte”.

22.06.2019_0002Jetzt ist gut zu sehen, dass ich unterschiedliche Schreibweisen für “Großbritannien” habe – mit ß, mit ss, aber auch Vereinigtes Königreich und United Kingdom. Genauso tauchen Austria und Österreich auf. Der nächste Schritt ist simpel: Suchen und Ersetzen.

  • Damit es nicht zu unsinnigen Fehlermeldungen kommt, markieren Sie die Spalte mit dem Land in der Liste – Excel mault sonst gerne, dass er in der PivotTabelle nichts ändern kann.
  • Wählen Sie dann “Start | Suchen und Auswählen | Ersetzen”
  • Beginnen Sie mit dem ersten unerwünschten Begriff – bei mir “Großbritannien” – und tippen ihn in “Suche nach” ein.
  • In “Ersetze durch” kommt die gewünschte Schreibweise – bei mir GROSSBRITANNIEN.
  • Fahren Sie so fort mit allen unerwünschten Schreibweisen. Am schnellsten geht es, wenn Sie erst alle Ländernamen durchgehen, die sich durch GROSSBRITANNIEN ersetzen lassen, bevor Sie zum nächsten Land weitergehen.

Sie können direkt die Ländernamen bei “Ersetzen durch” in Großbuchstaben eingeben. Wenn das zu umständlich beim Tippen ist, lassen Sie es in normaler Schreibweise und sorgen später dafür, dass alles in Großbuchstaben umgewandelt wird.

Zwischendrin drücke ich immer wieder in der Pivot-Tabelle die Tasten ALT+F5, um die Pivot zu aktualisieren. Dann sehe ich sofort, welche Länder mir noch fehlen.

Bei den Ländernamen kommt zum Schluss noch die Frage, was mit den “Leer”-Einträge ist. Sind das alles deutsche Städte (was zu vermuten ist)?

  • Setzen Sie zusätzlich zum “Land” noch ein Häkchen bei “Stadt”.
  • Klicken Sie neben “Leer” auf das Pluszeichen
  • In der Pivot-Tabelle werden unterhalb jetzt alle Stadtnamen angezeigt, die zu “Leer” gehören

Bei mir eindeutig: alles deutsche Städtenamen. Ich kann also anstelle von “Leer” das Land “Deutschland” eintragen. Aber Vorsicht! Mit “Suchen und Ersetzen” würde ich das jetzt nicht probieren Smile

  • Variante 1: Markieren Sie von D1 bis D600 alle Zellen in der Spalte D
    Klicken Sie auf “Start | Suchen und Auswählen | Inhalte auswählen: Leerzellen”
  • Variante 2: Sortieren Sie Spalte D. Jetzt sind die Leerzellen entweder am Anfang oder Ende – je nachdem, ob Sie auf- oder absteigend sortieren. Markieren Sie jetzt alle Leerzellen mit der Maus.
  • Nachdem die leeren Zellen in Spalte markiert sind, tippen Sie Deutschland (nicht die Markierung vorher aufheben!) und bestätigen mit STRG+ENTER. In alle markierten Zellen wird jetzt das gleiche Wort geschrieben.

Genauso kann man es mit den Ortsnamen machen. Sie können nach den Ländern die gleiche Pivot für die Städte verwenden. Nehmen Sie in der Übersicht der Pivot-Felder am rechten Rand das Häkchen für “Land” heraus und setzen stattdessen das für “Ort”. Danach geht es wieder mit “Suchen und Ersetzen”.

Vorsicht Falle!

Einen Stolperstein gibt es hier: ich möchte aus allen Varianten von “Frankfurt” immer “Frankfurt/Main” machen. Also: Frankfurt a.M. Frankfurt a. M., Frankfurt am Main und auch nur Frankfurt sollen alle ersetzt werden. Wenn ich aber als “Suche nach” Frankfurt eingebe, werden auch die “Frankfurts” in den Kombinationen gefunden.

Das geht dann so:

  • Den Dialog “Suchen und Ersetzen” aufrufen
  • Auf die Schaltfläche “Optionen” klicken
  • Häkchen machen bei “Gesamten Zellinhalt vergleichen”
  • Jetzt nach “Frankfurt” suchen

Wenn Länder- und Städtenamen soweit bereinigt sind, kann die Pivot gelöscht werden. Wer die Pivot auf einem separaten Blatt angelegt hat, löscht einfach das Blatt. Wer sie (so wie ich) neben die Liste verfrachtet hat, markiert die Spalten, in der die Pivot steht und klickt mit der rechten Maustaste in die Markierung. Dann “Zellen löschen” wählen.

Morgen geht es weiter: alle Ländernamen in Großbuchstaben und bei den Städtenamen alle überflüssigen Leerschritte am Anfang bzw. Ende entfernen.

Wer mitüben will: Adressen analysieren

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