Excel–Hilfe … Adresslisten

Gestern habe ich Schreibweisen angeglichen, heute wird die Groß- und Kleinschreibung egalisiert und es werden Leerschritte entfernt.

Zuerst einmal die Großschreibung von Länder- und Städtenamen – laut Postvorschrift müssen beide groß geschrieben werden.

Denken Sie daran, dass Ländernamen bei Versand aus Deutschland in deutscher Schreibweise geschrieben werden: Großbritannien, Frankreich und Italien. Die Sortierung erfolgt ja im Inland. Die Städtenamen sollten in der im Empfängerland üblichen Schreibweise stehen: Firenze, Milano.

Am einfachsten geht das mit einer Hilfsspalte. Beginnen wir dem Ländernamen.

  • 23.06.2019_0000Fügen Sie eine leere Spalte neben der Länderspalte ein, links oder rechts ist egal. Bei mir ist das Land in Spalte D, die Hilfsspalte in E.
  • Tippen Sie in Zelle E2 die Formel =gross(D2)
  • Ziehen Sie Formel nach unten aus (oder machen Sie auf dem Ziehpunkt einen Doppelklick für das schnelle Ausfüllen nach unten)

Anschließend sollen die neuen Schreibweisen in die ursprüngliche Spalte kopiert werden. Dabei müssen Sie darauf achten, dass Sie keine Formeln, sondern nur die Werte übertragen. Das geht am schnellsten mit der rechten Maustaste.

  • Lassen Sie nach dem Ausfüllen die Markierung der Hilfsspalte bestehen (also nicht wild in der Gegend rumklicken!).
  • 23.06.2019_001Setzen Sie den Mauszeiger an den Rand der Markierung, drücken und halten die rechte Maustaste. Dann die Markierung auf die ursprünglichen Ländernamen ziehen (bei mir die Zellen D2 bis D600).
  • Nach dem Loslassen der Maustaste bekommen Sie eine Auswahl, wie eingefügt werden soll. Wählen Sie “Hierhin nur als Werte kopieren”.
  • Anschließend löschen Sie die Hilfsspalte.

Genauso geht es prinzipiell für die Städtenamen: Hilfsspalte anlegen, Formel =GROSS(C2), nach unten ausfüllen und als nur Werte auf die Ursprungsnamen einfügen.

23.06.2019_0001Aber hier habe ich noch ein weiteres Problem. Beim Sortieren nach dem Städtenamen fällt auf, dass ein paar Städte außerhalb der alphabetischen Reihenfolge nach oben sortiert werden: Berlin, München, Nürnberg …

Hier sind Leerschritte vor dem Ortsnamen vorhanden. Die müssen weg. Da ich nicht mit Suchen-Ersetzen einfach alle Leerschritte rausschmeißen kann (Freiburg im Breisgau würde dann zu FreiburgimBreisgau), verwendet man eine Funktion dafür:

=GLÄTTEN(Zelle)
=GLÄTTEN(C2)

GLÄTTEN löscht Leerschritte nur am Anfang und Ende eines Eintrags, nicht mittendrin.

Praktischerweise kombiniere ich beide Anliegen: Leerschritte rauswerfen und Großschreibung. Dann lautet die Formel:

23.06.2019_0002=GROSS(GLÄTTEN(C2))

Bestätigen, nach unten ausfüllen und dann wieder die Markierung mit rechter Maustaste auf die ursprünglichen Ortsnamen schieben und als “Nur Werte” einfügen. Die Hilfsspalte kann anschließend gelöscht werden.


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