Excel – Teilnehmerliste

18.06.2019_0000Es liegt eine Excel-Tabelle vor mit Nach- und Vorname und einem Seminartitel. Daraus soll sehr schnell eine Teilnehmerliste pro Kurs erstellt werden mit Name und Vorname. Die Anzahl der Teilnehmer soll pro Kurs ermittelt werden. Und das alles bitte sehr schnell!

Ich habe mich für eine Lösung komplett mit Excel entschieden – die mögliche Variante über einen Seriendruck habe ich in diesem Fall verworfen. Wir wollten eine einzige Datei, also eine Lösung komplett in Excel und wir wollten eine sehr schnelle Lösung, die später höchstens aktualisiert werden muss.

Prinzipiell lässt sich die Teilnehmerliste pro Kurs ganz schnell mit einer Pivot-Tabelle erstellen. Allerdings kann die Pivot nicht Name und Vorname nebeneinander in einer Zeile schreiben und untereinander sieht es ziemlich doof aus.

Wir haben darum eine Spalte eingefügt, in der Nachname und Vorname automatisch kombiniert werden. Ich wollte das in der Form “Nachname, Vorname” haben.

  • Aktive Zelle ist D1, Überschrift wird sein “Name komplett”
  • 18.06.2019_0002Die Formel in D2 lautet:
    =[@Name]&”, “&[@Vorname]
    Wenn Sie nicht mit einer formatierten Tabelle arbeiten, sieht die Formel so aus:
    =A2&”, “&B2
  • In einer formatierten Tabelle reicht es, die erste Formel zu bestätigen mit ENTER. Excel füllt die Formel automatisch nach unten aus.
    In einer nicht-formatierten Tabelle müssen Sie die erste Formel bis zum Ende nach unten ausfüllen.

18.06.2019_0003Unser nächster Schritt ist eine Pivot-Tabelle:

  • Die Liste ist als formatierte Tabelle angelegt, der Name der Tabelle lautet “tbl_Teilnehmer”.
    Wer noch nie mit einer formatierten Tabelle gearbeitet hat, kann hier die Grundlagen nachlesen.
  • Die aktive Zelle steht in der formatierten Zellen, dann auf “Einfügen | Pivot-Table” klicken.
  • Den folgenden Dialog bestätigen.
  • Die Felder im rechten Aufgabenbereich in der Reihenfolge aktivieren: zuerst “Seminar”, dann “Name komplett”. Damit werden die Seminartitel zuerst geschrieben, darunter die Namen.
  • Zusätzlich wir das Feld “Name” in den Wertebereich gezogen.

Jetzt ist meine Teilnehmerliste fast fertig. Seminartitel, darunter die Teilnehmernamen und daneben die Anzahl. Einen Schönheitsfehler möchte ich noch bereinigen: ich will nur die Gesamtzahl neben dem  Seminarnamen haben, die “1” neben jedem Namen will ich gar nicht. Es gibt leider keine Möglichkeit, die Zählung der Werte auszuschalten und trotzdem eine Gesamtanzahl zu bekommen. Aber mit einem Trick kann man die “1” ausblenden.

  • 18.06.2019_0004Klicken Sie in der Pivot-Tabelle mit rechter Maustaste auf eine der Ziffern
  • Wählen Sie “Wertfeldeinstellung” und im folgenden Dialog “Zahlenformat”
  • Klicken Sie auf “Benutzerdefiniert”
  • Geben Sie ein [=1] gefolgt von einem Leerschritt und bestätigen Sie mit ENTER. Excel setzt das später um die Anzeige [=1] ;Standard – alles außer der 1 ist Standard-Zahlenformat, die 1 wird ersetzt durch einen Leerschritt.

Das Aussehen der Liste ändern Sie mit “Pivot-Table-Tools | Entwurf”. Das Beispiel oben ist das Berichtslayout “Gliederungsformat”.

Ändern sich später Listeneinträge, weil neue Teilnehmer dazukommen, andere gelöscht werden oder Namen korrigiert wurden, aktualisieren Sie die Pivot-Tabelle mit Klick der rechten Maustaste in die Pivot und “Aktualisieren”. Oder Sie drücken in der Pivot-Tabelle ALT+F5.

Angucken? Tabelle gibt es hier zum Download:

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