Word – Text schwärzen

Ein Dokument soll per Mail versandt werden, ohne dass sensible Daten sichtbar sind. Mandantennamen, Preise oder Adressen sollen “geschwärzt” werden.

Nein, wir machen das jetzt nicht mit einem schwarzen Markerstift. Und auch nicht mit einem darübergelegten schwarzen Balken.

Warum nicht?

Weil man den Text darunter immer noch sichtbar machen kann. Beim PDF beispielsweise werden schwarze Balken oder Marker als zweite Ebene auf den Text gelegt. Markiert man den Textabsatz und kopiert ihn, bekommt man den Test darunter ohne Weiteres wieder.

Wir machen es darum richtig: durch Überschreiben. Ich möchte keine X machen, das sieht irgendwo doof aus. Ich möchte wirklich einen schwarzen Balken haben, aber der soll den Text darunter löschen.

Schritt 1: Sie machen eine Kopie Ihres Dokumentes.

Schritt 2: Sie haben wirklich eine Kopie Ihres Dokumentes?

Dann geht es jetzt los.

Ihr Dokument ist eine Kopie des Originals, richtig?

In meinem Beispiel sollen drei Stellen durch schwarze Blöcke ersetzt werden:

Wie Sie sehen, habe ich erst die Stellen durch n ersetzt (Kleinbuchstabe n). Im nächsten Schritt markiere ich die n und weise die Schriftart Wingdings zu. Dann erscheinen schwarze Blöcke.

Das war’s auch schon. Jetzt können Sie das Dokument speichern und als PDF drucken oder speichern.

Wer es noch hübscher haben möchte, kann die schwarzen Wingdings-Quadrate so eng zusammenziehen, dass das Aussehen eines schwarzen Balkens entsteht.

• Markieren Sie die Quadrate
• Wählen Sie “Start | Menü Schriftart”, Register “Erweitert” anklicken
• Abstand: schmal
• Von: 3 eintragen
• Mit OK bestätigen

Sie können auch das “Suchen und Ersetzen” nutzen. Angenommen, “Huber GmbH” kommt im Dokument häufig vor und soll immer überschrieben werden. Klicken Sie auf “Start | Ersetzen”.

• Suchen nach: Huber GmbH
• Ersetzen durch: nnnnnnnn
• Klicken Sie auf die Schaltfläche “Erweitern”, dann auf “Format | Zeichen”
• Register Schriftart
  Schriftart: Wingdings
• Register Erweitert
  Abstand: schmal – 3 pt

Jetzt können Sie unbesorgt ein PDF erstellen oder auch das Worddokument direkt per Mail versenden. Den so geschwärzten Text kann niemand mehr sichtbar machen.