Im Änderungsmodus haben mehrere Mitarbeiter Änderungen unter ihrem eigenen vorgenommen. Jetzt sind drei verschiedene Bearbeiternamen mit drei Farben im Dokument. Nachträglich sollen die Namen durch den Firmennamen ersetzt werden.
Word kann die Autorennamen mitsamt dem Bearbeitennamen herausnehmen und durch das Wort “Autor” ersetzen. Ich finde das nicht sehr schön und bevorzuge den zweiten Weg.
1. Weg: Automatisch “Autor” einsetzen
Speichern Sie die Datei und erstellen Sie anschließend eine Kopie. Der beschriebene Weg ist ohne Rückkehr! Klicken Sie in der Kopie auf “Datei | Informationen | Dokument überprüfen | Dokument prüfen”. Bestätigen Sie den anschließenden Dialog mit “Prüfen” (lassen Sie ruhig alle Häkchen drin).
Klicken Sie neben “Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen” auf “Alle entfernen”.
Bestätigen Sie mit Klick auf “Schließen” und speichern Sie Ihr Dokument. Nach dem Speichern werden die Namen durch “Autor” ersetzt, Datum und Uhrzeit der Änderungen werden entfernt. Dieser Vorgang wird ab sofort bei jedem Speichern durchgeführt! Das bedeutet, dass Sie solange Ihren eigenen Bearbeiternamen sehen, bis Sie speichern – dann erscheint “Autor”.
Heben Sie das Verhalten wieder auf mit “Datei | Informationen | Speicherung dieser Informationen in der Datei zulassen”. Sie finden diesen Befehl als Link in der Rubrik “Dokument prüfen”.
2. Weg: Firmennamen anstelle der Autorennamen
Diesen Weg bevorzuge ich. Hierbei werden die einzelnen Namen durch einen beliebigen anderen Namen ersetzt – zum Beispiel durch den Firmennamen. Der Nachteil ist, dass das Änderungsdatum immer das Datum und die Uhrzeit ist, an dem Sie die Namen ersetzt haben. Alle Änderungen haben also das gleiche Änderungsdatum.
Sie benötigen dazu zwei Dateien: das Original vor allen Änderungen und die Datei mit den Änderungskennungen. Falls Sie keine Originaldatei haben, erstellen Sie eine Kopie des Dokumentes mit den Änderungen und lehnen alle Änderungen ab. Speichern Sie diese Datei.
Klicken Sie auf “Überprüfen | Vergleichen | Vergleichen”. Wählen Sie links das Originaldokument und rechts das Dokument mit allen Änderungen. Schreiben Sie bei “Änderungen kennzeichnen mit” den Firmennamen (bei mir A&B):
Bestätigen Sie mit OK. Die anschließende Abfrage bestätigen Sie mit “Ja”: Eines oder beide der miteinander verglichenen Dokumente enthalten Überarbeitungen. Zu Vergleichszwecken wird von Word davon ausgegangen, dass die Änderungen angenommen wurden.”
Das bedeutet, Word nimmt alle Änderungen an und startet dann den Vergleich.
Vergleich der beiden Wege
Die beiden Wege haben kein identisches Ergebnis. Beim Ersetzen der Namen durch “Autor” wird beispielsweise die Änderung in der ersten Zeile “Video bietet” zu “Videos bieten” so gezeigt: Videos bietet bieten. Also ein hinzugefügtes “s”, ein gelöschtes “bietet” und ein hinzugefügtes “bieten”.
Beim Vergleich und dem Ersetzen durch den Firmennamen wird das gröber gezeigt: Video bietet Videos bieten. Die ersten beiden Worte wurden gelöscht und ersetzt. Dabei ist es auch gleichgültig, ob in den Optionen des Vergleichs “Wortebene” oder “Zeichenebene” gewählt ist.
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