Windows – Dateieigenschaften nutzen

In der Firma haben Sie möglicherweise ein Dokument-Managementsystem oder ein elektronische Knowledge-Management, mit dem sich Dateien verschlagworten und kategorisieren lassen. Einfache Varianten können Sie auch mit Windows nachbauen. Ich beschreibe das für Windows 10, aber es geht auch für ältere Versionen.

Der Schlüssel zum Erfolg sind die Dateieigenschaften. Sie lassen sich zum Einen im Windows-Explorer anzeigen und ändern, zum Anderen in den jeweiligen Programmen. Beispielsweise können Sie in Word auf “Datei |  Informationen” klicken und dann dort die Eigenschaften ausfüllen.

31.07.2019_0009Einige Eigenschaften sind nicht änderbar, wie die Größe, die Anzahl der Seiten und Worte oder das Datum der letzten Änderung. Das erstellt Word selber. Aber Titel, Tags oder Kommentare kann ich frei verwenden.

Hier habe ich für den Titel (das ist nicht der Dateiname!) “Änderungsmodus Namen” eingetragen und als Tag “Blog”, weil ich das als Beispieldokument für einen Blog über den Änderungsmodus erstellt habe. Tags können auch mehrere Einträge sein. Im Kommentarfeld lassen sich längere Anmerkungen unterbringen.

Diese Eigenschaften können im Windows-Explorer als Spalte angezeigt werden – somit kann ich danach filtern und sortieren. Hier ein Beispiel für einen Bilderordner. Ich fotografiere Pflanzen als Ersatz für ein Herbar mit getrockneten Pflanzen. Die Fotos werden zum einen mit einer grundsätzlichen Kennzeichnung Pflanze, Tier, Insekt etc. versehen – das ist die Spalte “Markierung”. Als “Titel” vergebe ich den lateinischen und deutschen Pflanzennamen.

31.07.2019_0010

Kommentare habe ich zur Zeit nicht ausgefüllt – ich weiß noch nicht, wie viel Arbeit ich mir hier machen möchte. Damit ich all diese Merkmale gut sehen kann, richte ich die Spalten im Explorer entsprechend ein.

  • Klicken Sie im Windows-Explorer auf “Ansicht” und wählen Sie die Ansicht “Details”
  • Wählen Sie anschließend “Spalten hinzufügen” und dann “Spalten auswählen”
  • Aktivieren Sie “Markierungen”, “Titel” und “Kommentare”

Ändern können Sie die Informationen in den Spalten nicht. Sie können die Spalten sortieren, filtern und nach den Inhalten suchen.

31.07.2019_0012Am rechten Bereich sehen Sie die Details ganz ausführlich, dort lassen sich die Details auch ändern und eintragen. Aktivieren Sie dazu im Register “Ansicht” den Detailbereich.

Die gelb markierten Felder dieser Worddatei lassen sich ändern und können genutzt werden, um ein Mini-Dokument-Managementsystem zu erstellen.

Von Nachteil ist, dass ich keine Merkmale vorgeben kann. Die Eigenschaften muss ich jedes Mal eintragen und mir merken, ob ich Word oder Wd oder MS Word verwende. Jedes Mal ein anderer Eintrag ist blöd, weil man dann nicht mehr sortieren oder filtern kann.  Also kommt man nicht drumherum, immer nachzugucken, was man vorher schon benutzt hat oder Listen zu führen.

Sobald Ihre Ansicht steht, können Sie sie auf alle anderen Ordner übertragen. Dazu auf “Ansicht | Optionen | Ordner- und Suchoptionen ändern” klicken, dort auf das Register “Ansicht” und dann auf die Schaltfläche “Für Ordner übernehmen”..

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