Word – Formatvorlagen aufräumen

Sowohl im Formatvorlagenkatalog als auch im Aufgabenbereich finden sich Unmengen von Formatvorlagen, die selten gebraucht werden.

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Sie werden vermutlich weder den Intensiven Verweis noch den Buchtitel oder die Hervorhebung häufig verwenden. Andere Formatvorlagen hingegen fehlen vielleicht – Einrückungen, Aufzählungen …

Den Formatvorlagenkatalog passen Sie so an:

  • Klicken Sie unerwünschte Formatvorlagen mit rechter Maustaste an. Das geht sowohl im Formatvorlagenkatalog (das ist die Auflistung im Start-Ribbon) als auch im Aufgabenbereich Formatvorlagen im rechten Bereich des Bildschirms.
  • Wählen Sie “Aus dem Formatvorlagenkatalog entfernen”
  • Formatvorlagen lassen sich auch in den Katalog hinzufügen. Dazu im Aufgabenbereich die Formatvorlage mit rechter Maustaste anklicken und “Zum Formatvorlagenkatalog hinzufügen” anklicken.

Damit werden Formatvorlagen nur aus dem Bereich im Start-Ribbon entfernt, nicht aus dem Aufgabenbereich.

21.10.2019_0006Den Aufgabenbereich für Formatvorlagen können Sie auch anpassen. Klicken Sie im Aufgabenbereich unten auf das Symbol “Formatvorlagen verwalten”.

Klicken Sie auf das Register “Empfehlen”.

21.10.2019_0007Im Fensterteil (1) sehen Sie alle Formatvorlagen – sowohl die angezeigten also auch die ausgeblendeten.

Formatvorlagen, die angezeigt werden – sie sind in normaler schwarzer Schrift. Sie werden in der Reihenfolge gezeigt, die die Nummern am linken Rand anzeigen.

Ausgeblendete Formatvorlagen sind entweder “Immer ausgeblendet” oder “Ausgeblendet bis zur Verwendung”. Was “immer ausgeblendet” ist, wird gar nicht angezeigt. Alles, was “bis zur Verwendung ausgeblendet” ist, erscheint bei Verwendung – hört sich komisch an, ist aber leicht erklärt. Beispielsweise wird die Formatvorlage “Überschrift 3” erst angezeigt, wenn Überschrift 2 in Nutzung ist.

Mit den Schaltflächen (2) können Sie Formatvorlagen anzeigen oder ausblenden – grundsätzlich oder bis zur Verwendung. Markieren Sie die Formatvorlage und wählen Sie die entsprechende Schaltfläche.

21.10.2019_0009Die Reihenfolge wird mit “Wert zuweisen” (3) bestimmt. Sie können mehreren Formatvorlagen den gleichen Wert geben. Rechts sehen Sie auf Platz 1 und 2 die Formatvorlagen Standard und Kein Leerraum. Es folgen drei Formatvorlagen auf Platz 10: Titel, Überschrift1 und Überschrift2. Sie werden alphabetisch sortiert.

Ich sortiere gerne Überschriften und die dazugehörigen Texte. In diesem Fall sind die Überschriften 1 und 2 linksbündig, beide werden gefolgt von eingerücktem Text; Überschrift 3 ist eingerückt und braucht einen weiter eingerückten Text:
10 Überschrift 1, 10 Überschrift 2, 11 Text eingerückt
20 Überschrift 3, 21 Text eingerückt 2

Alle Anpassungen sollten Sie sinnvollerweise in der Vorlage oder dem Muster machen. Es geht natürlich auch in einem Dokument – aber es ist zu aufwändig, für jedes einzelne Dokument solche Einstellungen zu machen.

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