Office–Designfarben anlegen und verteilen

Viele Firmen haben das Corporate Design perfekt für Drucksachen, Website und PowerPoint-Präsentationen – aber Word und Excel werden mehr als stiefmütterlich behandelt. Eine Farbpalette (Designfarben) können Sie sie in PowerPoint anlegen und speichern. Anschließend kann die Palette verteilt werden und aus allen Office-Programmen gewählt werden.

artist_brush_palette_400_clr_4443Dieser Tipp zeigt nur die Basis für eine Office-weite Farbpalette. Es ist sehr viel zu beachten: welche Farben passen zueinander, wie sind Schrift- und Füllfarben aufeinander abgestimmt, welche Farbreihenfolge wird verwendet.

Das gehört alles in die Hände von Profis, die Farbdesign beherrschen und wissen, wie sich die Designfarben in den unterschiedlichen Modulen der Programme auswirken (z. B. bei SmartArts oder Diagrammen). Es ist sinnvoll, die Designfarben direkt in den Templates (dotx, potx oder xltx) hinterlegen zu lassen.

Also: einfache Farbpalette – ja; ein Corporate Design – nein.

Die Schritte sind folgende:

  • Die Farbpalette wird in PowerPoint erstellt und gespeichert
  • Die daraus entstehenden XML-Datei wird an alle Anwender verteilt
  • In den Office-Programmen kann die Farbpalette dann zum Dokument gewählt werden.

Vorbemerkung

15.11.2019_0001Mit der Farbpalette legen Sie die Farben an, die Sie bei der Farbauswahl (zum Beispiel bei Füllfarben) als “Designfarben” sehen. Das ist der Teil unter (1).

Das sind zuerst vier weiß-schwarz-grau-blau-Töne – sie werden für Schriften verwendet. Normalerweise. Lassen sich aber natürlich für alles zuweisen.

Dann folgen sechs sogenannte Akzentfarben. Das sind normalerweise die Farben, um die Sie sich bei der Erstellung einer Farbpalette kümmern. Macht gesamt zehn Farben. Automatisch werden zu allen Farben die Schattierungen angelegt – Sie sehen unter der ersten Reihe etwas abgesetzt die oberste Farbe von ganz dunkel bis ganz hell. Um diese Farben müssen Sie sich nicht kümmern, das erledigt PowerPoint für Sie.

Die Farben, die unter “Standardfarben” (2) zu sehen sind, lassen sich nicht mit PowerPoint direkt anpassen. Sie sind immer gleich.

Bedenken Sie, dass die Farben auch für Diagramme oder SmartArts verwendet werden. Der erste Balken eines Diagramms bekommt Akzent 1, der zweite Akzent 2 und so fort. Es sollten darum nicht sehr ähnliche Farben nahe beieinanderliegen. Wenn Blau und Türkis unmittelbar aufeinanderfolgen, werden im Diagramm zwei benachbarte Balken kaum zu unterscheiden sein.

 

Schritt 1: Farbpalette in PowerPoint anlegen

  • In PowerPoint klicken Sie auf das Register “Entwurf” und klappen dort den Auswahlpfeil neben “Varianten” auf.
  • Wählen Sie “Farben”
  • Klicken Sie ganz unten auf “Farben anpassen”

15.11.2019_0000Sie sehen jetzt die aktuellen Farben – vermutlich aus dem Office-Design von Microsoft. Unter (1) sehen Sie die Farben für Text und Hintergrund – das sind die ersten vier Farben der Designfarben.

Dann folgen die sechs Akzente (2). Wählen Sie jeweils die gewünschten Farben.

Die Farben “Link” und “Besuchter Hyperlink” tauchen in den Designfarben nicht auf. Sie werden verwendet für eben dies: einen Hyperlink im Text und einen Hyperlink, den Sie bereits einmal angeklickt haben.

Vergeben Sie bei “Name” (3) einen Namen – das kann Ihr Firmenname sein oder der Verwendungszweck. Zum Schluss klicken Sie auf “Speichern” (4).

Schritt 2: XML-Datei finden

Meine Farbpalette hat den Namen “Pias Farben” bekommen – wo finden sich die Datei dazu? Gehen Sie in Ihren Vorlagen-Ordner und suchen Sie dort den Ordner “Document Themes”.

red_footsteps_walking_500_clr_456Falls Sie nicht wissen, wo Ihr Vorlagenordner ist, starten Sie Word.
Rufen Sie “Datei | Optionen | Erweitert | Dateispeicherorte” auf. Dort finden Sie den Pfad zu “Benutzervorlagen”.

Gehen Sie in den Unterordner “Document Themes / Theme Colors” und markieren Sie die Datei mit dem Farbpalettennamen, den Sie vergeben haben. Sie hat die Endung XML. Meine Datei heißt also “Pias Farben.xml”.

Schritt 3: XML-Datei verteilen

In einer überschaubaren Umgebung wie z. B. einem Team, einer Arbeitsgruppe oder einer Firma mit wenigen Mitarbeitern stellen Sie die XML-Datei auf einem gemeinsamen Laufwerk zur Verfügung oder verschicken Sie sie per Mail. Anschließend muss jeder Mitarbeiter die Datei in seinen benutzerdefinierten Vorlagen-Ordner in den Unterordner “Document Themes / Theme Colors” speichern.

In einer Firma wird in der Regel auch der “Arbeitsgruppenvorlagen”-Ordner verwendet. In der Regel können Sie die Benutzervorlagen selber verwalten, die Arbeitsgruppenvorlagen werden von der IT verwaltet und sind schreibgeschützt. Wenn die Farb-XML-Datei von der IT in den “Theme Colors”-Ordner in der Arbeitsgruppenvorlagen gespeichert wird, steht das allen zur Verfügung. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr selber darum kümmern.

Schritt 4: Designfarben verwenden

Sobald die Farben verteilt sind, können Sie sie in jedem Office-Programm verwenden. Die Farben werden jeweils dem Dokument zugewiesen und bestimmen dann in diesem Dokument die Farben für Schrift, Füllfarbe, Hintergründe, SmartArt, Diagramme etc. Die Farben sind dauerhaft im Dokument gespeichert und werden mit dem Dokument mitgegeben.

  • 15.11.2019_0002Word: Entwurf | Farben | Benutzerdefiniert (wie rechts zu sehen)
  • Excel: Seitenlayout | Farben | Benutzerdefiniert
  • PowerPoint: Entwurf | Varianten | Farben | Benutzerdefiniert

Sie klicken die Farbpalette einfach nur an, dann ist sie aktiv. Bei allen Farben wie Schriftfarbe oder Füllfarbe stehen jetzt diese Farben als Auswahl zur Verfügung.

Praktischer ist es, wenn beim Erstellen von Vorlagen (Templates) die Farben direkt zugewiesen werden. Beispielsweise für die Vorlage “Brief.dotx” in Word. Dann gibt es bei jedem Brief direkt die richtige Farbauswahl.

Weiterführende Themen:

Farbpalette in PowerPoint-Templates einbetten

Benutzerdefinierte Farben hinzufügen

Überflüssige alte Farbpaletten loswerden

Farben in Diagrammvorlagen

3 Gedanken zu „Office–Designfarben anlegen und verteilen

  1. Hallo Frau Bork, ich bin über Ihre Anleitung der Benutzerdefinierten Farben gestoplert. Leider kann ich in meiner Xml Datei nicht mehr als 3 benutzerdefinierte Farben hinterlegen. Ich bekomme dann immer eine Fehlermeldung. Lt. Ihrem Blog kann man bis zu 40 Farben hinterlegen. Ändert sich hier der Xml Code? Muss man eine neue Liste beginnen?

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    1. Sie haben die custClrLst angelegt? Darin werden die Farben einfach nur nacheinander gehängt.

      Ich habe es auf die Schnelle nochmal mit der aktuellen Office-Version probiert, weil ja mein Eintrag schon etwas älter ist. Aber es hat sich nichts geändert. Sechs Einträge habe ich erstellt:



















      Dann habe ich alles sicherheitshalber noch einige Male kopiert – auch bei einer viel längeren Liste gibt es keine Probleme.

      Welche Office-Version haben Sie? Meine Angabe gelten immer für die Windows-Office-Versionen, aktuell mit Office 365 getestet.

      Kontrollieren Sie die Schreibweisen der Tags ganz penibel auf Groß- und Kleinschreibung, die Leerschritte bzw. die nicht vorhandenen Leerschritte und die Zeichen für das Ende /> von Tags.

      VG Pia Bork

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      1. Hallo Frau Bork,

        danke für den Hinweis. Ich hatte einen Kopierfehler in der xml. Jetzt funktioniert es zumindest in PowerPoint. Ich kann das Design auch speichern und in Word importieten. Die Benutzerdefinierten farben werden dort aber nur bei der Schriftfarbe angezeigt. Beim Füllfarben-Eimer (Absatz) und Tabellen fehlen Sie leider. Wo kann ich in Word in der Theme xml die Liste anlegen? Genauso wie oben beschrieben?

        Wenn ich das Design in andere PP Files importiere zerhaut es mir leider den Master 😦
        Viele Grüsse und vielen Dank

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