Excel – Spreadsheet compare

Seit Excel 2019 gibt es in den Office-Tools den Vergleich von zwei Excel-Dateien. Das Zusatztool heißt Spreadsheet Compare und Sie finden es im Windows-Startmenü unter “Microsoft Office Tools”.

Sie benötigen zwei Dateien, zwei Arbeitsblätter der gleichen Mappe lassen sich nicht vergleichen.

Starten Sie Spreadsheet Compare und klicken Sie auf “Compare Files”. Im folgenden Dialog geben Sie im ersten Feld die Ursprungsdatei (die ältere Datei) an, im zweiten die veränderte (jüngere). Nicht immer ist eine solche Unterscheidung sinnvoll oder möglich – beispielsweise wenn die eine Datei aus Abteilung B und die zweite aus Abteilung A kommt. Da geht’s nicht um älter oder jünger, nur um den Unterschied. In dem Fall ist es einfach wurscht, was sie wo eintragen.

21.11.2019_0000

Klicken Sie auf OK.

Nach einigen Sekunden erhalten Sie den Vergleichsbericht. Links (1) ist die Ursprungsdatei, rechts (2) die veränderte Version. In der veränderten Version rechts sind die Zellen gekennzeichnet, die verändert wurden.

21.11.2019_0001

Darunter gibt es in der Mitte (3) eine Zusammenfassung der Änderungen. Zuerst wird angezeigt, dass der Tabellenblatt-Name von “Liste 1” zu “Liste 2” geändert wurde. Es folgen die beiden veränderten Zellen jeweils mit der Angabe der Zelladresse (E13 und F2) sowie den beiden Werten aus Datei 1 und Datei 2.

Achtung! In meiner Version hat sich ein Bug eingeschlichen – das Datum wird dargestellt als M.T.JJJJ (also 9.1.2019), das ist aber eigentlich T.M.JJJJ (1.9.2019).

In grüner Farbe werden veränderte Zellinhalte gezeigt, rot steht für Änderung in der Struktur (hier der Blattname). Es gibt noch mehr Unterschiede, die gezeigt werden können – dazu morgen mehr.

Für welche Tabellen sind diese Vergleiche geeignet? Der Aufbau muss weitgehend gleich sein, nur einzelne Zellen sind geändert. Beispielsweise bei Kalkulationsblättern, Rechnungen, Monatsauswertungen, Zeiterfassungen. Ungeeignet sind Listen, die umsortiert wurden oder in denen ganze Zeilen gelöscht oder eingefügt wurden. Beispielsweise Adresslisten, Teilnehmerlisten.

Das sieht dann beispielsweise so aus:

21.11.2019_0002

Die zweite Liste wurde lediglich umsortiert, sonst aber nicht verändert. Der Vergleich zeigt dennoch korrekt an, dass es schrecklich viele Änderungen gab – klar, in Zelle A3 stand vorher 09.03.2019, jetzt 09.01.2019 (äh, ja, umgekehrt, 03.09.2019 und 01.09.2019). Sie sehen, wie der Excel-Vergleich funktioniert: er vergleicht exakt den Inhalt von A1 mit A1, von A2 mit A2 und so fort.

Sie werden mit dem Spreadsheet Compare nicht herausfinden, ob zwei Adresslisten identisch sind oder nicht. Sie können aber sehr sehen, dass in zwei scheinbar identischen Zeiterfassungen einmal 3,5 Stunden und 1,5 Stunden in A7 eingetragen wurden oder dass in einer Zelle die Projekt 13-500 lautet, in der anderen Datei aber 13-600 geschrieben wurde.

Morgen gibt es ein zweites Beispiel für den Spreadsheet Compare.

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