Word – Serienetikett

Etiketten lassen sich mit einer Adresstabelle automatisch füllen – ein Seriendruck auf Etiketten. Dabei gibt es zwei Fallen, in die ein Anwender schnell hineintappt:

1. Falscher Beginn und es gibt immer nur das gleiche Etikett
2. Falsches Ende und es gibt nur eine Seite mit Etiketten

Sie brauchen eine Adresstabelle – das kann eine Excel-Tabelle sein, die Outlook-Kontakte, eine Word-Tabelle oder eine Datenbank. Ich gehe bei meinem Beispiel von einer Excel-Tabelle aus. Sie ist gespeichert und geschlossen.

Denken Sie daran, dass die Spaltenüberschriften (die Feldnamen) immer in Zeile 1 stehen müssen!

Also Name, Vorname, PLZ, Ort etc. – das gehört in die erste Zeile! Alles, was Sie gerne darüber schreiben möchten, schreiben Sie in die Kopfzeile. Außerdem darf jeder Spaltenname nur einmal vorkommen.

Als zweites brauchen Sie den Etiketten-Hersteller und die Etiketten-Nummer. Bei einem Avery-Zweckform-Etikett steht meistens auf der Vorderseite des Kartons die Nummer.

Dann geht es in Word los mit “Sendungen | Seriendruck starten” – das ist der korrekte Start. Wer jetzt auf “Sendungen | Etiketten” klickt, ist in Falle Nummer 1 gestolpert. Da gibt es ein Etikett. Nicht mehrere.

Also:

• Sendungen | Seriendruck starten | Etiketten
• Etikettenhersteller: bei mir Avery A4/A5
  Das ist übrigens ziemlich bescheuert. Denn der Hersteller heißt “Avery Zweckform”. Unter diesem Namen finde ich aber das Etikett L7173 nicht …
• Etikettennummer: bei mir L7173
• Mit OK bestätigen

Sie erhalten jetzt eine Tabelle mit zwei oder drei Spalten – je nachdem, wie viele Etiketten auf Ihrem Bogen sind. Bei mir sind es drei Spalten: zwei Etiketten und eine Trennspalte in der Mitte. Um das gut zu sehen, schalten Sie die Gitternetzlinien ein mit “Tabellentools | Layout | Gitternetzlinien anzeigen”.

Der Cursor steht im ersten Etikett und bleibt da auch während der ganzen Zeit.

• Klicken Sie auf “Sendungen | Empfänger auswählen | Vorhandene Liste auswählen”
• Suchen Sie nach Ihrer Excel-Tabelle (oder was immer Sie als Adresslieferant verwenden)
• Suchen Sie im nächsten Dialog Ihr Tabellenblatt aus und bestätigen Sie mit OK

In diesem Moment werden ab dem zweiten Etikett die Felder “Nächster Datensatz” eingefügt. Lassen Sie die Felder exakt dort stehen, wo Word sie platziert. Word weiß, was er da tut.

Der Cursor steht immer noch im ersten Etikett.

• Wählen Sie “Sendungen | Seriendruckfelder einfügen”
• Fügen Sie nacheinander die Felder ein, zum Beispiel Anrede, Vorname, Name, Straße, PLZ und Ort

Das sieht dann so aus:

Sie bleiben immer noch im ersten Etikett.

Formatieren Sie das Etikett: Schriftgröße, Einrückung von links, Zeilenabstand … was immer Sie wollen.

Wenn das erste Etikett gut aussieht, klicken Sie auf “Sendungen | Etiketten aktualisieren”. Jetzt werden die Felder mitsamt der Formatierung auf alle anderen Etiketten übertragen. Das sieht dann so aus:

Lassen Sie die Etiketten, wie sie sind!

Das Feld “Nächster Datensatz” wird weder verschoben noch gelöscht noch auf das erste Etikett kopiert. Es wird auch nicht vom letzten Etikett entfernt.

Die Formatierung wird auf dem ersten Etikett gemacht, nicht auf dem zweiten, nicht auf dem dritten und auch sonst nirgendwo.

Immer, wenn Sie Änderungen an den Formaten machen wollen, gehen Sie ins erste Etikett, formatieren dort und klicken dann auf “Etiketten aktualisieren”. Genauso gehen Sie vor, wenn Sie ein Feld hinzufügen oder löschen wollen: erstes Etikett, ändern, aktualisieren.

Alles fertig? Dann gibt es die Kontrolle mit “Sendungen | Vorschau Ergebnisse”. Jetzt wird eine Seite mit den ersten Adressen angezeigt – nur eine Seite, mehr gibt es  jetzt noch nicht. Geduld! Das ist Falle Nummer 2: Sie beenden den Etikettendruck nicht richtig, sondern verbleiben in der Vorschau.

Kontrollieren Sie, ob die Felder in der richtigen Reihenfolge stehen und ob die Formate stimmen. Speichern Sie Ihre Etikettenvorlage jetzt irgendwann mal.

Alle Etiketten erhalten Sie mit “Sendungen | Fertigstellen und zusammenführen | Einzelne Dokumente bearbeiten …”. Im nächsten Dialog wählen Sie “Alle” und bestätigen mit OK. Nun erhalten Sie ein zweites Dokument (das erste enthält die Felder und die Verbindung zur Adress-Tabelle). Dieses zweite Dokument hat so viele Seiten, wie Adressen vorhanden sind. Das ist das Druckdokument – hier wählen Sie jetzt den Druck.

Morgen geht es um ein paar Feinheiten: Titel einfügen und Leerschritt bei fehlendem Titel vermeiden, alle Etiketten zwischen Ober- und Unterkante zentrieren und einen selber vorbereiteten Etiketten-Bogen drucken.